Come registrare le spese di trasferta con Soldo, la scelta smart per la tua azienda

Registrare le spese di trasferta: dove trovare le spese di trasferta in bilancio

Il piano dei conti aziendale è l’elenco codificato e strutturato dei conti in cui classifichiamo costi, ricavi, attività e passività che formano il bilancio aziendale. La composizione del piano dei conti è virtualmente libera ma in realtà è soggetta a vari vincoli e oramai è quasi sempre standardizzata.

Le esigenze di formazione del bilancio civilistico, con classificazione delle voci nel rispetto dei Principi Contabili emanati dall’Organismo Italiano di Contabilità (OIC), richiedono che tutte le spese di trasferta siano classificate alla voce B.7 Spese per Servizi che è parte dei più generali costi della produzione.

In particolare, il Principio Contabile n. 12 OIC include alla voce B.7 Spese per Servizio tutte le spese di viaggio e soggiorno, i rimborsi spese ad agenti e rappresentanti ed i rimborsi spese ad amministratori, sindaci e revisori. Viene precisato che “si rilevano in questa voce anche i costi per prestazioni di servizi riguardanti il personale, ma non rilevabili nella voce B9 Spese per il Personale, come i costi per servizi di vitto e alloggio di dipendenti in trasferta”.

Alla voce di bilancio B9 Spese per il Personale appartengono e trovano collocazione le spese per indennità di trasferta, che verranno esposte alla voce B9a Salari e Stipendi per l’importo lordo ed alla voce B9b Oneri Sociali per i contributi previdenziali e assistenziali a carico azienda.

Per organizzare correttamente la rilevazione contabile dei costi di trasferta è opportuno impostare ed utilizzare una struttura del piano dei conti che consenta di raggruppare in appositi conti di mastro le spese di vitto, alloggio e viaggio dei dipendenti, separatamente da quelle degli agenti e rappresentanti e da quelle di amministratori, sindaci e revisori. Inoltre le indennità di trasferta dovranno essere registrate in specifici conti, separando la quota di indennità lorda dagli oneri sociali a carico dell’azienda.

Registrare le spese di trasferta: la mappatura contabile delle spese di trasferta

Tenuto conto delle esigenze di classificazione in bilancio, le spese di trasferta devono essere allocate ad una serie di conti dai quali si possa comprendere la natura della spesa sostenuta.

Il conto mastro che raggruppa le spese per dipendenti dovrà quindi essere a sua volta formato da sotto conti intestati alla particolare tipologia di spesa a cui si riferiscono. Ad esempio:

• spese per vitto (bar, ristoranti, ecc. con esclusione delle spese di rappresentanza)
• spese per alloggio (hotel e strutture ricettive in genere, incluse tasse di soggiorno)
• spese varie (bar, telefono, lavanderia, altre piccole spese sostenute in trasferta)
• spese per rimborsi chilometrici (spese per uso dell’auto privata del dipendente)
• spese per biglietti di viaggio (include treni, aerei, bus extraurbani, traghetti, ecc.)
• altre spese di trasporto (taxi, mezzi urbani, car sharing, pedaggi, parcheggi, ecc.)

La corretta imputazione delle singole spese è chiaramente molto importante sia per rispettare le norme di legge civilistiche relative al bilancio di esercizio che per non incorrere in sanzioni di tipo fiscale (i dati risultanti dalla contabilità generale devono infatti essere utilizzati per la presentazione della dichiarazione dei redditi).

Vediamo come si può fare per rilevare in modo semplice ed efficace il gruppo di appartenenza delle spese sostenute dai dipendenti in trasferta, in base alle tipologie contabili disponibili.

I processi di classificazione delle voci di spesa

In assenza di processi strutturati per la gestione trasferte, la classificazione delle voci di spesa è lasciata in genere alle scelte effettuate dall’addetto contabile. Dalla lettura delle note spese e delle “pezze giustificative” il contabile imputa i dati nei conti che ritiene idonei e corretti.

Quando le spese di viaggio e trasferta sono gestite invece con processi più strutturati, spesso con l’ausilio di tools per la gestione delle richieste di viaggio, delle prenotazioni e delle note spese, la classificazione delle voci di spesa viene effettuata da parte dello stesso dipendente, validata dall’addetto contabile ed imputata al corretto conto contabile in base alla mappatura  impostata a sistema tra classificazione delle spese e piano dei conti.

In presenza o meno di processi strutturati e tools per la gestione di trasferte e note spese, una soluzione sicuramente interessante per gestire correttamente la classificazione delle voci di spesa è quello di rilevare alla fonte, al momento del pagamento, la categoria commerciale a cui appartiene il fornitore dei servizi. E mappare questa classificazione ad una o più opzioni contabili tra le quali il dipendente può scegliere nel momento in cui convalida la spesa.

Gli strumenti di pagamento più recenti ed evoluti permettono sempre di rilevare la categoria merceologia di appartenenza del fornitore ed hanno mobile app che permettono al dipendente di “taggare” ogni transazione in base a specifiche classificazioni. In questo modo si aggiunge un dato di terzi, quello della categoria merceologia del fornitore, associato ad una indicazione del dipendente che poi dovranno trovare ulteriore conferma nella classificazione che verrà effettuata in nota spese e da ultimo in contabilità generale. Le possibilità di errore si riducono virtualmente a zero.

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