Solo con una policy chiara ed efficace è possibile mantenere il controllo delle spese e ottimizzare le risorse. I vantaggi sono molteplici. Prima di tutto, i dipendenti non avranno più dubbi o perplessità quando si tratta di spendere denaro per conto dell’azienda. In secondo luogo, si semplifica la vita anche ai responsabili amministrativi, i quali avranno un chiaro modello di riferimento quando si tratta di accettare o rifiutare una richiesta di rimborso.
Non solo è fondamentale adottare una chiara policy aziendale, ma è altrettanto importante adottare tutte le misure del caso affinché i dipendenti ne vengano a conoscenza, così da familiarizzare fin da subito con il regolamento aziendale in materia di spesa.
Un buon software di gestione spese consente ai manager di impostare regole e limiti di spesa validi per determinate persone, dipartimenti e categorie merceologiche. La piattaforma Soldo, con il suo sistema di carte di pagamento, ti consente di stabilire in anticipo quanto può spendere ciascun dipendente e per quali categorie di spesa.
Visibilità e controllo sui team aziendali
Digitalizzare la gestione delle spese significa avere il pieno controllo delle finanze aziendali.
Con le carte di pagamento Soldo è più facile ridurre il rischio di spendere troppo: basterà semplicemente abilitare o disabilitare i prelievi di contanti allo sportello e impostare dei limiti relativi all’ammontare, alle categorie merceologiche o all’area geografica in cui è possibile spendere.
Per esempio, un dipendente che partecipa ad una conferenza dovrà spendere una cifra ragionevole per vitto, alloggio e trasporto. A te, invece, basterà semplicemente abilitare queste categorie, disabilitare tutte quelle non rilevanti e impostare limiti di spesa giornalieri. In questo modo mantenere sotto controllo le spese aziendali sarà una passeggiata.
La piattaforma Soldo ha la caratteristica di integrarsi facilmente con qualsiasi software di contabilità, semplificando la rendicontazione e garantendo che le spese sostenute siano classificate correttamente ai fini fiscali.
Processo decisionale basato sui dati
I dipendenti pagano, online o in negozio, con carte di pagamento a cui si applicano le regole di spesa stabilite dall’azienda.
I rimborsi devono essere erogati pochi giorni dopo la presentazione di una nota spese compilata dai dipendenti: le app di gestione spese consentono ai dipendenti di acquisire le ricevute al momento dell’acquisto e di creare una nota spese in pochi clic.
Controlla le spese in tempo reale
I sistemi manuali di gestione delle spese hanno molti limiti, tra cui quello di fare affidamento su dati non sempre aggiornati che spesso risalgano a settimane prima. Con un sistema digitale di gestione spese, invece, puoi visualizzare in tempo reale ciò che sta spendendo il tuo personale, così è più facile individuare immediatamente eventuali spese non autorizzate.
Inoltre, puoi riconciliare le spese nel corso del mese, senza lasciare tutto il lavoro per la chiusura contabile all’ultimo minuto.
Usa i dati per prendere decisioni informate
Le soluzioni digitali di gestione delle spese consentono di raccogliere e analizzare dati utili su chi spende cosa, quando e dove.
Utilizzando i filtri a disposizione, puoi creare report che mostrano quali sono le tendenze, evidenziano eventuali eccezioni e identificano i problemi, aiutandoti così a prendere decisioni informate e a:
- Gestire meglio il regolamento aziendale per identificare più facilmente eventuali attività sospette, ma anche per individuare le spese superflue o le aree in cui potrebbero esistere alternative più convenienti.
- Monitorare le prestazioni aziendali, fissando degli obiettivi per ridurre le spese e controllando i progressi. Individua i dipartimenti o le persone che spendono troppo e stabilisci dei limiti. Allo stesso modo, cerca di capire se in alcune aree c’è stato un eccesso di zelo.
- Identificare migliori opportunità di spesa: l’analisi dei dati potrebbe rivelare che alcuni aumenti di spesa sono giustificati da particolari attività, persone o eventi che determinano un maggiore ritorno sull’investimento. Tutti gli altri, invece, dovrebbero essere scartati.
- Mettere il personale nella condizione di fare la differenza: l’automazione della gestione delle spese consente ai responsabili amministrativi di dedicare il proprio tempo ad attività che apportano un vero valore aggiunto, come contribuire alla strategia aziendale, occuparsi di raccolta fondi o della gestione del flusso di cassa. Più il lavoro è gratificante, più i dipendenti saranno soddisfatti. Il successo di un’azienda dipende anche dalla capacità di trattenere le risorse umane al proprio interno.
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