Settore
Manifatturiero
HQ
Lucca, Italia
Dipendenti
7300
Benefici
20 minuti risparmiati per ogni nota spese
Visibilità sulle spese di 31 stabilimenti produttivi
Integrazione rapida con i sistemi di contabilità in uso
Manifatturiero
Lucca, Italia
7300
20 minuti risparmiati per ogni nota spese
Visibilità sulle spese di 31 stabilimenti produttivi
Integrazione rapida con i sistemi di contabilità in uso
Il Gruppo Sofidel, fondato nel 1966, è leader globale nella produzione di carta per uso igienico e domestico, con marchi noti come Regina. Dalla sede di Porcari (Lucca), gestisce 17 società in Europa e Stati Uniti, producendo oltre 1,4 milioni di tonnellate di carta l’anno e impiegando più di 7.000 persone.
La sostenibilità è al centro della strategia di Sofidel, con l’obiettivo di ridurre l’impatto ambientale e promuovere un’economia a basse emissioni di carbonio. Sofidel punta a generare valore condiviso lungo la catena produttiva, garantendo benefici economici, sociali e ambientali per tutti gli stakeholder.
La normativa del 1° gennaio 2019 relativa al tracciamento dei pagamenti carburante per deduzione fiscale ha portato Sofidel a testare Soldo, che successivamente è stato adottato anche per la gestione delle spese legate alle numerose trasferte dei dipendenti nomadi, in precedenza caratterizzate da lunghi processi burocratici relativi alla gestione del fondo cassa e dei rimborsi.
Abbiamo parlato con Stefano Santoni, Senior Finance Process Controller, e Franco Baccelli, Country Finance Manager Italia, che ci hanno confermato come Soldo abbia velocizzato e semplificato i loro processi e abbia offerto maggiore visibilità sulle spese permettendo all’azienda di crescere in sicurezza.
Inizialmente Sofidel, con un elevato numero di operazioni a livello globale e di trasferte dei dipendenti, cercava una soluzione rapida ed efficace per conformarsi alla normativa del 1° gennaio 2019 relativa al tracciamento dei pagamenti del carburante, e ha testato la piattaforma Soldo anche per risolvere una sfida ancora più grande: snellire i processi di richiesta dei fondi, acquisto e rendicontazione delle spese, senza dover intervenire sui tool già in uso lato contabilità.
Sofidel, per permettere a commerciali e trasfertisti di viaggiare, utilizzava due soluzioni: il fondo cassa e i rimborsi spese.
Il fondo cassa era gestito da un responsabile che riceveva le richieste di fondi che poi elargiva ai dipendenti – che dovevano recarsi fisicamente a ritirarli – e che dovevano venire successivamente rendicontati come spese.
I rimborsi, invece, seguivano la compilazione dei report sugli acquisti anticipati dai dipendenti con il loro denaro personale.
Entrambe le soluzioni, però, peccavano in flessibilità e rapidità: qualsiasi spesa da gestire tempestivamente non era contemplata nel processo, causando complicazioni e ritardi per il reparto finance e per i dipendenti.
Inoltre, se la preoccupazione di sforare i budget veniva arginata evitando di consegnare carte di credito al personale, anche i contanti e il denaro personale dei dipendenti non garantivano la migliore gestione possibile, poiché il controllo avveniva a posteriori a spese avvenute, limitando i fondi.
E per quanto riguarda la rendicontazione, anche tutto il processo della compilazione manuale delle note spese con relativo invio delle ricevute stava diventando molto oneroso in termini di tempo e risorse.
Sofidel aveva bisogno di una soluzione che garantisse la libertà di spendere il necessario, erogato in modo semplice e veloce, con la giusta supervisione sulle spese e la visibilità di tutto in tempo reale.
Sofidel aveva bisogno di una piattaforma di gestione delle spese che consentisse di:
Dal fine 2018, il team di prodotto di Soldo collabora con Sofidel per offrire alla loro gestione delle spese la sicurezza, la semplicità e l’efficienza a livello globale che cercavano. Soldo ha garantito:
Questo approccio ha consentito al team finanziario di Sofidel di concentrarsi sulla creazione di valore per l’azienda senza subire rallentamenti dal punto di vista finanziario, permettendo al business di crescere ed estendersi anche su nuovi mercati.
Avere eliminato i processi relativi alla richiesta dei fondi e i tempi morti dedicati allo spostamento fisico per il recupero dei contanti verso le varie sedi ha fatto recuperare moltissimo tempo, che nel caso delle note spese si attesta intorno ai 20 minuti per singola nota spese di ciascun dipendente ogni mese.
“Seguivo io la cassa contanti, e la seguo ancora, ma ora è una passeggiata. Prima era un via vai continuo per prendere e riportare soldi contanti che grazie a Soldo ora è finito.” Stefano Santoni, Senior Finance Process Controller
Inoltre, l’integrazione con i gestionali di contabilità già in uso ha consentito una rendicontazione completa, supportata dal controllo granulare e automatizzato di tutte le spese,corredate con una semplice fotografia dello scontrino tramite l’app Soldo.
“Il vantaggio di fotografare lo scontrino e quindi trovare precaricata la nota spese è un vantaggio non solo per chi va a contabilizzare a fine mese, ma anche per l’utilizzatore diretto. E poi chiaramente nella console sono disponibili tutti i movimenti per fare delle analisi statistiche.” Franco Baccelli, Country Finance Manager Italia
Tutte queste trasformazioni positive stanno inducendo Sofidel a estendere l’utilizzo di Soldo anche per gli acquisti del reparto Marketing e per il pagamento di fornitori all’estero.
Con l’adozione di Soldo l’azienda è riuscita a ottenere un migliore controllo sulle spese decentralizzate, eliminando la compilazione delle note spese e contenendo i costi. Ha anche migliorato la soddisfazione del personale, facilitando la vita ai dipendenti nomadi e permettendo al reparto finance di ridurre il lavoro manuale e concentrarsi sulle attività più strategiche e di pianificazione, rese possibili anche grazie alla reportistica e ai modelli di spesa generati grazie ai dati in tempo reale.