Shay Murtagh Precast

Con oltre 40 anni di esperienza, Shay Murtagh Precast è un’azienda familiare leader di mercato nel campo dell’edilizia e vanta un servizio trasversale di progettazione, produzione, consegna e installazione in diversi settori, tra cui quello delle infrastrutture, delle utenze e del commercio. Tutto ciò è reso possibile da una serie di aziende satellite e un team di 350 dipendenti. Abbiamo parlato dell’adozione di Soldo con Gillian Murtagh in veste di proprietaria-azionista, direttrice dei servizi centrali e direttrice marketing, e di come questo sia stato il primo passo per creare un team Finance completamente digitale.

Shay Murtagh Precast ha una sede in Irlanda con un avanguardistico impianto di produzione di calcestruzzo, un secondo impianto di produzione a Derby, nel Regno Unito, e un ufficio di progettazione specializzata in Portogallo. Tra i progetti a cui l’azienda ha partecipato spiccano quello del Thames Tunnel all’interno del Cross Rail, il Mersey Gateway Bridge a Liverpool e la produzione e la consegna di oltre 1000 travi di ponte ad Aberdeen per il progetto della Aberdeen Peripheral Route. Negli ultimi dieci anni l’attività è cresciuta molto, così come il numero di dipendenti in viaggio per tutta Europa, consegnando al team amministrativo l’ingrato compito di gestire montagne di carte di credito e di note spesa ogni mese.

“Processi che una volta avrebbero richiesto una settimana di lavoro del team Finance ogni mese, ora si completano in mezza giornata, grazie a Soldo” Gillian Murtagh, proprietaria, direttrice dei servizi centrali

Le conseguenze delle carte di credito

La crescita di Shay Murtagh Precast e la natura stessa del lavoro hanno portato l’azienda e i suoi dipendenti inevitabilmente oltre confine. Tuttavia, il sistema utilizzato per la gestione delle spese aziendali e dei dipendenti non era adatto alla velocità con cui il business stava crescendo.

Il personale utilizzava le carte di credito per pagare viaggi, prenotare hotel, noleggiare auto, oltre che per ogni altra necessità.

E dal momento che i dipendenti viaggiavano dall’Irlanda al Regno Unito, al Portogallo, alla Spagna e alla Germania, e le commissioni per pagare sia in EUR che in GBP sarebbero lievitate, venivano adottate anche carte di credito diverse per valute diverse.

Inoltre, alcuni dipendenti lavoravano per diverse aziende del gruppo e avevano bisogno di carte diverse per ogni azienda. In alcuni casi, un singolo dipendente poteva avere anche quattro carte di credito aziendali.

Immaginare la frustrazione del team Finance non è certo impossibile: per ogni riconciliazione mensile, occorreva una settimana per inseguire e riordinare le ricevute delle transazioni effettuate con diversi metodi di pagamento, in diverse valute – e spesso con carte diverse!

Gillian e gli altri azionisti non erano più in grado di gestire le spese con tutte quelle carte di credito e tutte quelle banche e hanno iniziato a sondare il terreno in cerca di un’alternativa: una soluzione che semplificasse le loro spese e la contabilità di fine mese, che fosse pratica in viaggio, supportasse più valute e funzionasse perfettamente in caso di emergenza.

Volevano anche un modo per garantire che i dipendenti salvassero le loro ricevute e caricassero le note di acquisto in modo rapido e, benché le ricevute siano necessarie per recuperare l’IVA, farlo manualmente era ormai un processo troppo lento e soggetto a errori.

Gillian ha trovato Soldo con una rapida ricerca su Google. Utilizzavano le carte di credito solo per facilitare le transazioni, e non per accedere al credito, quindi una soluzione di carte prepagate e connesse a un potente sistema di analisi dei dati era l’ideale.

“L’adozione di Soldo ha portato a cose più grandi, il team finanziario ora è più aperto a provare nuove tecnologie” Gillian Murtagh, proprietaria, direttrice dei servizi centrali

Soldo: un’alternativa brillante

La decisione di passare dalle carte di credito a una soluzione di carte prepagate non solo ha aiutato Shay Murtagh Precast con i problemi che sapevano di avere, ma li ha anche fatti pensare in modo nuovo al ruolo del team Finance modernizzando le abitudini di spesa.

L’adozione di Soldo è stata rapida e ciò che prima richiedeva una settimana per essere organizzato, ha cominciato a venire gestito in mezza giornata al mese. Le transazioni vengono tenute sotto controllo tramite la piattaforma Soldo ed è possibile produrre report in tempo reale per accedere ai dati di spesa più facilmente.

E dal momento che ora i dipendenti possono semplicemente scattare una foto della ricevuta e caricarla sul sistema al momento dell’acquisto, passare il tempo a inseguire le ricevute non fa più parte dei compiti del team amministrativo che, di conseguenza, può dedicarsi a un lavoro di più alto profilo. E questo non è che un bene.

In ufficio tutti hanno abbracciato la sicurezza e la facilità delle carte virtuali Soldo.

“Renderci conto che con Soldo non avevamo bisogno di carte fisiche è stato un enorme passo avanti.”

Ad esempio, nel reparto acquisti tre persone condividono una carta virtuale, poiché la maggior parte di loro effettua acquisti online o per telefono.

Ciò che ha sorpreso di più Gillian – oltre alla flessibilità delle carte prepagate e al tracciamento delle ricevute – è stata la trasparenza e la visibilità che Soldo consente. Il team può monitorare le spese dei dipendenti in tempo reale tramite la console web, risparmiandosi sgradite sorprese alla fine del mese.

Questo ha cambiato il modo in cui pensano le spese: il team Finance condivide i dati di spesa di tutte le carte con il resto del personale, in modo da poter confrontare i numeri tra i vari team e dipendenti. (Il che, certo, potrebbe causare qualche senso di colpa, ma offre un riferimento condiviso che limita le spese superflue).

La sicurezza delle carte prepagate, che è maggiore di quella offerta dalle carte di credito, permette anche di acquistare da una gamma più ampia di fornitori: “Abbiamo iniziato ad acquistare direttamente da Alibaba, che impone molte domande di sicurezza quando si effettua un pagamento bancario. Soldo invece è prepagata, è più sicura e ci ha aperto una catena di approvvigionamento completamente nuova”.

Gillian ha anche condiviso con noi il suo parere sul nostro supporto clienti. “Una delle migliori funzioni è la casella di chat dell’assistenza clienti. Quando c’è un problema, rispondono letteralmente entro un paio di minuti”.