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Scopri perché Mandala Creative Productions sceglie Soldo per gestire al meglio le proprie spese, dalle trasferte all’affitto della location per un photo shoot.
Creative Production, Eventi
Milano
2000
Minor uso di contante
Tracciabilità e gestione delle spese
Impostazione di budget di spesa
Fondata nel 1998, Mandala Creative Productions è una casa di produzione fotografica e un’agenzia che organizza eventi, in particolare nel campo della moda, sia in Italia che all’estero. Alessandra Tatriele, excutive producer, insieme al fratello Chicco, ha iniziato ad utilizzare Soldo fin dalla sua comparsa sul mercato, e da allora la gestione delle spese aziendali è radicalmente cambiata, in meglio.
Le società che organizzano eventi, come la Mandala Creative Productions, hanno bisogno per loro natura di una struttura estremamente snella e flessibile adattabile di volta in volta alle esigenze del singolo Progetto, soprattutto se i collaboratori coinvolti sono in parte assunti e in parte freelance.
Come molte altre agenzie creative italiane, la prassi è generalmente quella di fornire ogni dipendente o collaboratore esterno del contante necessario a svolgere il proprio lavoro nell’ambito di un determinato progetto, dall’acquisto di attrezzature per uno shooting, fino alle comuni spese di trasferta e rappresentanza.
“Un gran movimento di contante, con conseguente rischio di smarrimento o furto, e soprattutto faticosissimo da tracciare”, ci racconta Alessandra. “Immaginate le sfilate di moda di Parigi: dagli hotel ai voli aerei, dai ristoranti ai taxi, dall’affitto delle location fino ai 100 metri di fune che inaspettatamente diventano indispensabili per la buona riuscita dello show. Vi lascio immaginare cosa significhi far un budget di spesa, gestire il flusso di denaro a distanza, e infine il lavoro di contabilizzazione. Un vero inferno!”
L’introduzione delle carte prepagate Soldo ha rivoluzionato il modo in cui il reparto amministrativo di Mandala gestisce le spese aziendali. Grazie ad una piattaforma intuitiva collegata ad app per smartphone e web console facili da utilizzare, è possibile “controllare in maniera capillare ogni uscita, anche quella di un semplice caffè”.
Per ogni spesa infatti viene inviata una notifica in tempo reale al reparto amministrativo, e lo stesso accade al collaboratore titolare della carta che può anche allegare la foto dello scontrino, della fattura o aggiungere considerazioni specifiche che, in fase di rendicontazione, faciliteranno enormemente il lavoro. Inoltre, con Soldo è possible trasferire denaro tra i diversi wallet in qualsiasi momento e gratuitamente, definire tetti di spesa, disattivare la carta quando il progetto è terminato e riattivarla all’inizio di quello successivo.
Grazie all’utilizzo di carte prepagate, Alessandra può delegare con serenità qualsiasi pagamento, perché i collaboratori sanno di poter contare sempre sulla disponibilità economica necessaria a svolgere al meglio il proprio lavoro. “In caso di un’emergenza – e nel nostro lavoro l’emergenza è la norma! – è sufficiente che me lo comunichino e io trasferisco, in tempo reale, denaro dal mio wallet al loro”.
In mancanza di un Sistema di questo tipo, i dipendenti sono costretti ad anticipare di tasca propria, incorrendo in malumori e disagio in caso di mancata disponibilità di denaro. Ma con Soldo,
“anche la qualità finale del lavoro ne ha beneficiato: non si verificano più ritardi, battute d’arresto, intoppi. Tutto scorre agevolmente, ogni uscita è tracciata e non c’è più l’ansia di smarrire uno scontrino, rendendo quella spesa impossibile da mettere a costo, o di dover discutere a posteriori su un pagamento”.
Soldo Business, con il suo controllo capillare, aiuta a mantenere un ordine esemplare. “La mia vita si è incredibilmente semplificata. Posso aprire un wallet per ogni nuovo progetto, dotare i collaboratori delle carte Soldo necessarie, controllare ogni spesa in tempo reale. Il lavoro di contabilità ne ha beneficiato enormemente, con conseguente risparmio di tempo e di denaro”.
E naturalmente c’è anche l’aspetto sicurezza: “Una carta prepagata ci mette al riparo dal rischio di spendere oltre quella che è la nostra effettiva disponibilità, come può accadere invece con una carta di credito tradizionale. Anche questo mi fa dormire sonni più tranquilli”.
Scopri come Soldo può aiutarti a gestire le tue spese aziendali, dalle trasferte agli acquisti occasionali.