Coffee #1

Coffee #1 è una catena di caffetterie britannica nata a Cardiff nel 2001. Da allora, è cresciuta fino ad aprire oltre 100 sedi in Inghilterra e Galles; nel 2019 Caffè Nero ha acquisito una quota di maggioranza dell’azienda. Shelley Wadey, Head of Finance, e Helen Byrne-Evans, Profit Improvement Manager, ci raccontano come hanno utilizzato Soldo per cambiare rotta quando la pandemia li ha costretti a rinunciare ai contanti.

Coffee #1 ha deciso per una svolta cashless in modo da creare un ambiente più sicuro sia per i dipendenti che per i clienti, e ha eliminato il fondo cassa dai negozi in favore dei pagamenti con carta. Ma questa misura ha creato un problema inaspettato: i dipendenti dei negozi erano soliti appoggiarsi ai contanti del fondo cassa per effettuare acquisti di emergenza. Senza contanti in cassa, era necessario trovare una soluzione.

“Soldo ha reso il controllo delle spese molto più semplice. Prima ero in grado di controllare circa il 10% degli scontrini, ora posso controllarne il 100%” – Helen Byrne-Evans, Profit Improvement Manager, Coffee #1

La sfida: sostituire rapidamente i contanti in 100 negozi

Per quanto la maggior parte delle spese di Coffee #1 sia pre-ordinata e fatturata, ci sono occasioni in cui i negozi hanno bisogno urgente di merci che non arrivano da un fornitore abituale.

Prima che Coffee #1 iniziasse a utilizzare Soldo, questi acquisti erano coperti con i contanti direttamente dalla cassa. I dipendenti dovevano scansionare e caricare le ricevute su un server, ma a volte si dimenticavano di farlo. E in quei casi era impossibile per il team finanziario tenere traccia delle spese. Questo processo manuale non era solo fonte di frustrazione, ma portava anche molti problemi alla visibilità e alla reportistica.

Helen, che lavora a stretto contatto con i negozi, dice: “Era molto difficile controllare e sapere se i dati sulle spese erano accurati”.

Il team finanziario di Coffee #1 aveva già cercato una soluzione più efficiente, ma l’idea non era mai in cima alla lista delle priorità. Poi è arrivato il COVID-19.

Helen e Shelley avevano bisogno di trovare una soluzione rapida e contactless per garantire che i negozi avessero accesso ai fondi quando necessario. Il sistema di spesa digitale “nice to have” è diventato una priorità assoluta.

La soluzione: carte prepagate Soldo

Fortunatamente, la casa madre Caffè Nero aveva già testato con successo il sistema cashless di Soldo nei negozi, quindi si è deciso di fare una prova di tre mesi.

È stato fondamentale ricevere il consenso di ogni negozio, ma poi l’implementazione è stata ben accolta dal personale. Anche gli store manager meno tecnologici, inizialmente scettici, si sono ricreduti quando hanno visto quanto Soldo sia facile da usare.

Il personale può effettuare acquisti di emergenza in sicurezza e il team finanziario può inviare facilmente denaro ai negozi quando necessario. Non molto tempo dopo l’implementazione di Soldo, Helen e Shelley si sono rese conto che i vantaggi andavano oltre il semplice pagamento cashless.

I risultati: piena supervisione e controllo dei costi

Il team finanziario può tenere traccia della liquidità sulle carte Soldo in modo molto più accurato di quanto potesse fare con il fondo cassa. Mentre prima Helen era in grado di controllare solo una ricevuta su dieci, ora può vedere ogni transazione in tempo reale.

Le regole di spesa integrate di Soldo hanno aiutato il team finanziario ad avere migliore visibilità e controllo sulle spese, due aree che l’azienda desiderava migliorare da molto tempo, ma che prima non era stata in grado di fare. Ha anche tolto la pressione ai gestori dei negozi di far rispettare le regole di spesa in contanti tra il personale.

“Prima, i dipendenti compravano qualcosa e poi chiedevano il permesso. Soldo ci dà il controllo proattivo”. – Shelley Wadey, Head of Finance, Coffee #1

Soldo è particolarmente efficace alla fine del mese, quando il teamfinanziario rendiconta i saldi di cassa e bancari di tutta l’azienda. Shelley può dare una rapida occhiata all’app Soldo per vedere esattamente quanti soldi ci sono su ciascuna delle 100+ carte del negozio e nel wallet principale dell’azienda. Può anche facilmente inserire queste informazioni in un report.

La prova iniziale si è trasformata in un impegno a lungo termine e Coffee #1 sta già cercando modi per espandere l’uso di Soldo in tutta l’azienda. La sede centrale dispone ora di una propria carta Soldo, che viene utilizzata per ordinare merce online o effettuare acquisti urgenti.

Il team finanziario è lieto di avere una migliore gestione della spesa su tutta la linea, essenziale per un’azienda nel settore dell’accoglienza che si sta riprendendo dagli effetti economici di una pandemia globale.

Shelley dice: “Mi aspetto che quando riapriremo e tutto tornerà alla normalità, continueremo a usare Soldo per il contante”.