Brooks Running

Alla fondazione nel 1914 negli Stati Uniti, Brooks produceva scarpette da ballo e calzature da mare. Oggi l’azienda è conosciuta come Brooks Running e le loro scarpe da corsa sono apprezzate in oltre 50 paesi. L’azienda gestisce le operazioni EMEA dalla sede centrale di Amsterdam, ha uffici in sette paesi europei, e tutti utilizzano Soldo. Ecco come li aiutiamo a rimanere all’avanguardia.

Da tempo il team amministrativo della sede centrale di Amsterdam di Brooks Running era alla ricerca di un modo per semplificare le spese dei dipendenti e i processi di rimborso che permettesse loro di abbandonare il sistema cartaceo ed evitare i rimborsi spese e le limitazioni delle carte di credito aziendali. Dal 2019 Soldo ha fatto molto di più che far risparmiare tempo: è entrata a far parte della cultura aziendale. “Tutti ricevono una carta non appena effettuata la registrazione”, afferma Vernon, Accounting Manager di Brooks Running. E ci racconta la sua storia.

“Soldo ci ha dato il controllo su tutte le spese. Ci fa risparmiare un sacco di tempo e semplifica la vita ai dipendenti operativi sul campo.” Vernon, Accounting Manager

L’addio ai sistemi basati sui fogli di calcolo

Prima che Vernon e il suo team si imbattessero in Soldo, stavano cercando di limitare i danni creati da un processo per i rimborsi spese interamente cartaceo, basato su grandi quantità di lavoro di amministrazione sulle spalle del team di contabilità, e dalla mancanza di controllo sulle spese dei dipendenti.

I metodi di pagamento utilizzati erano in parte responsabili della situazione. I coordinatori avevano accesso alle carte di credito aziendali, ma i dipendenti operativi sul campo anticipavano tutte le spese con i propri fondi personali.

Per inviare una richiesta di rimborso spese era necessario scansionare le fatture, compilare un modulo Excel, e poi accedere al sistema di gestione delle spese di Brooks tramite una VPN: non proprio l’ideale per chi passa molto tempo lontano dall’ufficio.

Con i dipendenti sempre in trasferta, il team di Vernon stava semplicemente perdendo troppo tempo tra spese e richieste di rimborsi, e i trasfertisti non erano esattamente felici di aspettare il completamento di tutti i processi di verifica.

Inoltre, il team finanziario aveva visibilità sulle spese solo quando i dipendenti inviavano le ricevute, e le informazioni sullo stato finanziario erano sempre inaccurate e difficili da analizzare.

Era arrivato il momento di cercare una nuova soluzione.

Dal test iniziale di Soldo al passaparola in tutta l’azienda

“Non volevamo più che le persone spendessero i propri soldi. E stavamo cercando una soluzione mobile-first, in modo che fosse facile da usare per chi è spesso in viaggio,” dice Vernon.

Quando Running Brooks si è imbattuto in Soldo, era chiaro che avrebbe potuto facilmente risolvere questi due problemi e molti altri.

Secondo Vernon, “l’intera implementazione è stata semplicissima”. Soldo ha anche personalizzato alcune funzionalità per rendere il prodotto più adatto a Brooks, come gestire sette entità legali in un’unica piattaforma Soldo con diversi wallet, una per ogni società.

Brooks ha condotto una prova con alcuni dipendenti di ogni Paese per farsi un’idea del prodotto. La prova è durata solo per un paio di mesi, ma i partecipanti “continuavano a dire ai colleghi quanto fosse semplice”, quindi hanno dovuto coinvolgere il resto dell’azienda più velocemente del previsto. “Tutti continuavano a contattarci per iniziare un test. Le persone erano super, super felici quando hanno iniziato a usare Soldo”, dice Vernon.

Il processo quotidiano di gestione delle spese fa capo al team della contabilità e due admin creano carte e utenti in totale autonomia. È facile gestire wallet e carte a seconda del Paese, utilizzando i filtri per lavorare su una nazione alla volta.

Il team ha anche approfittato delle carte aziendali non nominative di Soldo: ne hanno una per tutte le spese d’ufficio e i team di marketing usano le carte virtuali per pagare e tracciare le spese per la pubblicità sui social media e per gestire gli abbonamenti di software e servizi come Adobe e Shutterstock.

I dipendenti trasfertisti sono quelli che più utilizzano Soldo, e utilizzano carte con ricariche settimanali automatiche; ma tutti i dipendenti hanno una carta, in modo che sia facile trasferire denaro per gli acquisti occasionali quando necessario.

Trasformare la visibilità in insight utili

Soldo ha aiutato Brooks a risolvere i suoi problemi.

I dipendenti non devono anticipare denaro di tasca propria e non devono più conservare le ricevute e compilare i moduli di rimborso spese. Con l’app mobile Soldo, scattano una foto della ricevuta e la caricano direttamente a sistema – ovunque si trovino.

Soldo ha semplificato l’operatività di tutta l’azienda. In effetti, avere eliminato il cartaceo prima delle restrizioni per il COVID-19, ha reso molto più semplice il passaggio al lavoro da remoto. “Dal punto di vista finanziario eravamo completamente digitalizzati, quindi abbiamo potuto adattarci rapidamente ai nuovi modi di lavorare post pandemia”.

Soldo ha anche semplificato la procedura per richiedere fondi velocemente e da remoto per effettuare acquisti legati al lavoro.

I gruppi (che permettono di organizzare gli utenti in base a progetti o categorie specifiche) aiutano il team amministrativo a organizzare i dati delle spese e allinearle in base alla sede, ai conti, ai centri di costo – e molto altro. “I gruppi rendono sicuramente tutto molto più semplice e veloce. Ogni volta che abbiamo il lancio di un nuovo prodotto, ad esempio, possiamo attivare un gruppo solo per finanziare l’evento di lancio.”

Inoltre, ora il team amministrativo può vedere le transazioni in tempo reale e avere accesso immediato a dati di importanza cruciale, rendendo più veloce e più accurato il reporting, mentre un tempo avrebbero visto solo il nome della persona che aveva effettuato un acquisto e l’importo corrispondente. Ora, Vernon e il suo team possono vedere in cosa consiste una spesa, avere informazioni sul commerciante, leggere le note lasciate dal dipendente e altro ancora. Un enorme cambiamento in meglio.

Crescere con Soldo e in termini di sostenibilità

“Ora c’è meno frenesia e più efficienza nelle giornate del team amministrativo. Fondamentalmente, tutto ciò che facciamo ora è controllare la presenza di spese non conformi o fuori policy”.

Soldo ha aiutato l’azienda a evolversi: i suoi dipendenti hanno cominciato a chiedere a gran voce l’adozione di nuove tecnologie, cosa che ha portato anche altri reparti dell’azienda ad abbandonare i sistemi manuali.

Infine, Vernon ha condiviso con noi un aneddoto che è migliore di qualsiasi endorsement potremmo mai immaginare: “C’è stato un evento aziendale in cui il team amministrativo ha vinto un premio. Quando sono salito sul palco per ritirare il premio, la gente cantava “Soldo! Soldo! Soldo!” Quasi due anni dopo, i nostri dipendenti sono ancora incredibilmente entusiasti”.