Spese documentate e non documentate: differenza e gestione

Gestire le spese aziendali di viaggio: è più facile con Soldo

Il viaggio aziendale non termina mai quando il dipendente torna a casa propria. Da quel momento in poi, anzi, inizia la seconda parte del viaggio, quella più ardua: la gestione delle spese di trasferta, ovvero la corretta contabilizzazione e registrazione di tutti i passaggi necessari per essere a posto con il Fisco, ma anche per poter pianificare meglio il futuro, facendo previsioni di spesa.

In questa guida vedremo uno dei concetti fondamentali per chi contabilizza le spese aziendali, e cioè la differenza tra spese documentate e non documentate e come questa impatta sulla questione dei rimborsi e sull’ottimizzazione. In conclusione, analizzeremo la strategia Soldo e vedremo come può sollevare dalle preoccupazioni e rendere il processo di contabilità più digital, lineare ed efficiente.

I modi di gestire le spese in viaggio

Durante il viaggio aziendale il dipendente ha tre possibilità per la gestione delle spese aziendali:

1) La prima è anticipare le spese utilizzando una propria carta di pagamento. Che si tratti di spese per la benzina, di servizi necessari al proprio lavoro, di spese di vitto e alloggio, di spese emergenziali;

2) In altri casi invece il vitto, l’alloggio e i viaggi sono coperti in anticipo dall’azienda, e il dipendente si occupa solo delle spese accessorie.

In entrambi questi casi è opportuno che il dipendente conservi tutti i documenti che attestano l’avvenuto pagamento, in modo da semplificare il lavoro a chi poi dovrà occuparsi della gestione del suo rimborso;

3) Infine, abbiamo il terzo caso, in cui al dipendente viene consegnata una carta di pagamento aziendale: con essa il dipendente ha l’autorizzazione a comprare alcuni beni necessari al proprio viaggio. Anche qui, il trasfertista dovrà conservare tutti gli scontrini e le ricevute dei pagamenti effettuati, anche online, e poi stilare un resoconto da sottoporre a chi si occupa della contabilità.

“È evidente che proprio la qualità della documentazione di tali spese farà la differenza in sede di contabilizzazione: più preciso sarà il dipendente (o il libero professionista) con la consegna di scontrini e ricevute, più facile sarà riconciliare le spese. Il grado di variabilità è molto alto in ognuno di questi scenari, perché non necessariamente il dipendente in questione ha anche spiccate capacità amministrative, e spesso la documentazione, semplicemente, viene dimenticata in favore di altre questioni più importanti.”

La differenza tra spese documentate e non documentate

In qualsiasi casistica di viaggio o di trasferta, il gesto di conservare i documenti che attestano le spese avvenute sarà fondamentale per il trasfertista. Scontrini e ricevute, anche digitali: tutto sarà fondamentale per facilitare il lavoro all’ufficio che poi si occupa o di contabilizzare o di elaborare un rimborso.

Però chi si occupa di viaggi aziendali lo sa bene: spesso gli scontrini, per un motivo o per l’altro, vengono dimenticati. In alcuni casi è possibile, risalendo all’esercizio commerciale presso il quale si è effettuata la spesa, provare a richiedere una ristampa dello scontrino, ma per la maggior parte dei casi non serve piangere sul latte versato, e bisogna prendere atto che si è di fronte a delle spese non documentate.

La differenza tra spese documentate e spese non documentate è semplicemente questa: le prime sono corredate da scontrini e ricevute, e – se il dipendente ha usato delle carte di pagamento aziendali – anche da una relativa spesa nell’estratto conto della carta.

Le spese non documentate invece sono tutte le spese prive di documentazione allegata, vuoi per errore vuoi perché non era necessaria la documentazione (ad esempio nel caso in cui al trasfertista venga assegnato un rimborso forfettario).

A volte questo capita perché uno scontrino viene smarrito, a volte perché ai pagamenti “fisici” in cassa si affiancano i pagamenti digitali, e in contabilità ogni variazione può portare ulteriore confusione. Questo è un problema che affligge non solo i viaggi aziendali, ma anche altre voci delle spese aziendali, come le forniture acquistate tramite e-commerce o i pagamenti online che avvengono tramite addebito ricorrente.

La necessità della documentazione

In teoria la gestione delle ricevute non dovrebbe essere difficile: sarebbe sufficiente per il dipendente conservare tutto e segnare ogni spesa effettuata, ad esempio su un foglio Excel, in modo da facilitare la rendicontazione successiva.

Nella pratica però sappiamo bene quanto questi metodi manuali siano non solo lunghi, ma anche forieri di possibili errori di percorso.

Il risultato è che spesso l’ufficio amministrativo si ritrova a lavorare il doppio del necessario per inseguire i trasfertisti alla ricerca di documentazione.

Questo perché la gestione delle spese documentate è molto più semplice di quella delle spese non documentate. La documentazione spesso è necessaria per ottenere un rimborso analitico, dove il giustificativo è quasi sempre fondamentale perché l’azienda riconosca ed eroghi il rimborso. Però in alcuni casi, al di là della distrazione dei trasfertisti, le spese non possono semplicemente essere documentate (ad esempio, pensiamo al consumo di carburante o ad alcune spese accessorie – ogni tipo di azienda ha le proprie – per l’erogazione di determinati servizi).

Ci sono ovviamente delle modalità di rimborso e di contabilizzazione anche per le spese non documentate, ma in generale è meglio cercare di documentare quanto più possibile, a ulteriore trasparenza e tutela sia del dipendente sia dell’azienda.

Esempi di spese documentate in viaggio

Tra le spese documentate sostenute dal dipendente possono esserci categorie merceologiche molto diverse, e per importi molto diversi. In generale è buona norma discutere prima del viaggio con i proprio trasfertisti, dipendenti e liberi professionisti, o in generale prima di far loro affrontare qualsiasi altra spesa aziendale autonoma, stabilendo i limiti massimi di spesa, i tipi di merce che verranno rimborsati, e altri dettagli che vengano ritenuti utili per evitare fraintendimenti.

Un esempio molto comune di spese aziendali sono quelle per i trasporti, dal costo del taxi a quello dei mezzi pubblici, il costo del parcheggio, l’eventuale pausa pranzo o pausa caffè. Spesso dall’estratto conto di una carta di credito non è facile capire di quale categoria merceologica si tratta, anche perché da un indirizzo e da un circuito di pagamento a volte non è facile evincere ulteriori dettagli. Oggi esiste uno strumento di pagamento digitale (Soldo) che combatte questo problema, semplificando il reperimento di ulteriori informazioni relative alla spesa effettuata e allegando a fianco della spesa registrata in digitale la relativa documentazione.

Come effettuare i rimborsi spese documentate

Messo in chiaro che è possibile effettuare anche i rimborsi spese non documentate, ci concentreremo qui sulla casistica più comune, i rimborsi di spese documentate.

Tre sono le casistiche principali:

• Il rimborso dall’azienda al dipendente;
• Il rimborso in fattura, quindi da fornitore a cliente;
• Il rimborso spese documentate per una prestazione occasionale.

1) Rimborso spese documentate – dall’azienda al dipendente

È bene ricordare che il documento che il dipendente o il libero professionista invia all’azienda per ottenere il rimborso delle spese di viaggio si chiama “nota spese”.

È possibile reperire online molti fac simile per il rimborso delle spese documentate, o meglio “fac simile di nota spese”, anche se di norma ogni azienda può creare il proprio modello da sottoporre al dipendente. Una volta che il dipendente ha compilato la nota spese ed ha allegato i giustificativi delle proprie spese documentate, può inviare all’ufficio amministrativo per l’approvazione e il successivo ottenimento del rimborso.

Il lavoro dell’ufficio di contabilità è da un lato quello di riconciliare i pagamenti della richiesta di rimborso con la documentazione presentata. In questi casi, è richiesta una grandissima dose di fiducia sulla reale utilità delle singole spese, e spesso si verifica un problema fastidioso: né il dipendente né tantomeno lo scontrino ci dicono la categoria merceologica dell’acquisto effettuato.

In questo senso si può risparmiare molto tempo dotando il dipendente di uno strumento di pagamento aziendale, in modo da poter vedere direttamente nell’estratto conto l’elenco delle spese di viaggio.

Infine, la contabilità prende la documentazione integrale e la archivia a norma di legge. Dall’altro lato, gestisce se necessario il rimborso al dipendente.

2) Rimborso spese documentate in fattura

Non solo il dipendente e il trasfertista sono oggetto della questione delle spese documentate. In alcuni casi è opportuno conoscere questi concetti anche per il professionista o l’azienda che devono riaddebitare al proprio cliente dei costi sostenuti per fornirgli un bene o un servizio.

Ad esempio, tra questi costi possono rientrare i costi del viaggio o del trasporto della merce, o in generale ogni altro tipo di spesa aziendale senza la quale la fornitura del servizio non sarebbe stata possibile.

In ogni caso, per riportare queste spese in fattura bisogna innanzitutto considerare gli sconti dovuti a un regime di aliquote piuttosto che all’altro. Le aliquote dipendono in genere dalle diverse basi imponibili e vanno verificate in anticipo dall’azienda e dal professionista.

In generale, parliamo di un’aliquota IVA del 20% per i primi 87,50€ spesi per il viaggio, mentre di aliquota IVA del 10% per ciò che eccede questa cifra.

3) Rimborso spese documentate – prestazione occasionale

Previo accordo con l’azienda, chi effettua una prestazione occasionale può chiedere il rimborso di determinate spese nella ricevuta che presenterà a lavoro finito.

È importante in questo contesto cercare di documentare le spese in ottica di trasparenza, ma anche capire quanto prima quali spese potranno essere considerate imponibile e andranno a far parte del calcolo della ritenuta d’acconto.

Tali spese di viaggio, se non c’è ulteriore compenso, se sono documentate e se strettamente necessarie per lo svolgimento dell’attività occasionale, come sostiene l’art. 25 del DPR n. 600/73 non concorrono a creare reddito imponibile.

Se invece il compenso supera la cifra richiesta come rimborso spese, bisogna valutare se secondo le disposizioni di legge il compenso in questione è esente. Se non lo è, l’intero importo è considerabile reddito da lavoro autonomo, contribuirà regolarmente a formare l’imponibile e verrà di conseguenza tassato.

Il metodo più efficace per gestire il rimborso spese documentate

Per contabilizzare i rimborsi delle spese documentate servono notevoli energie, soprattutto se stai ancora utilizzando un sistema manuale. Oggi esistono però alcuni strumenti di pagamento che riconciliano automaticamente le spese con la categoria merceologica, la data e la documentazione allegata, inviando un pacchetto di informazioni già pre-compilate all’ufficio di riferimento.

È il caso ad esempio della soluzione Soldo. Un pacchetto costituito da un insieme di carte prepagate collegate al circuito di pagamento Mastercard®, che sostituiscono e migliorano la gestione tradizionale con carta di credito aziendale. Infatti queste carte ricaricabili si combinano a una web console, che “vede” ogni transazione in tempo reale, può ricaricare ogni carta con un clic, istituire tetti di spesa e visualizzare immediatamente la documentazione relativa alla spesa, archiviandola in digitale per il futuro.

Soldo non è una banca e non è una carta di credito, ma garantisce tutta la sicurezza del circuito di pagamento Mastercard® e offre una serie di automatismi avanzati che riducono al minimo la fatica “umana”.

Archiviazione e ricerca delle spese documentate

La soluzione Soldo è anche in grado di raccogliere scontrini e ricevute – digitali o cartacei – collegati alle singole spese documentate dal dipendente in viaggio.

Con una semplice fotografia o con l’inoltro di una ricevuta digitale, l’amministrazione sarà quindi in grado di esaminare la documentazione e ricercarla per data, nome del dipendente o del team, ammontare della spesa e molto altro. Non è solo un’archiviazione digitale, che consente la ricerca futura senza bisogno di entrare in un immenso archivio cartaceo, ma molto di più.

Soldo consente anche di:

• Stilare dei report sulla base delle spese sostenute dai dipendenti: quali sono le voci di spesa più frequenti? Dove si spende di più?
• Pianificare un risparmio futuro: sulla base delle informazioni raccolte dalla web console Soldo, l’azienda può ottimizzare le proprie trasferte o viaggi aziendali;
• Capire quale dipendente si “comporta meglio” in trasferta, e in generale prevenire i fenomeni di spese pazze;
• Svolgere l’archiviazione sostitutiva degli scontrini, con la possibilità di inoltrarli dalla web console di Soldo direttamente all’Agenzia delle Entrate;
• Emettere un numero di carte nominative per ogni dipendente che ne abbia bisogno, in numero diverso a seconda del piano scelto;
• Permettere l’opzione carta carburante per gestire le spese ai distributori di benzina con una carta universale e multimarca.

Scegli una soluzione completa e rapida per la gestione delle spese di trasferta: iniziando subito a usare Soldo, potrai dedicare meno tempo alla contabilità!