Guida alle spese di rappresentanza per professionisti

Semplifica la gestione delle tue spese di viaggio e di rappresentanza con Soldo

Per quanto siano in molti ad averne usufruito sia come liberi professionisti sia come azienda, le spese di rappresentanza rimangono ignote ai più dal punto di vista amministrativo e fiscale. Tutto ciò che concerne la promozione della propria azienda all’esterno fa parte della categoria di spese di rappresentanza, e per tal motivo è importante capire come contabilizzare, gestire e archiviare correttamente questo genere di pagamenti.

In questo articolo vedremo come ci si orienta quando si devono gestire le spese di viaggio per professionisti; tratteremo la fatturazione corretta al cliente, il rimborso spese professionisti, e valuteremo la deducibilità e detraibilità fiscale, resa più facile da un sistema all’avanguardia e smart come Soldo.

Cosa sono le spese di rappresentanza

Una festa per l’inaugurazione di un nuovo branch dell’azienda può definirsi spesa di rappresentanza? E per quanto riguarda gli omaggi consegnati ai propri clienti? In quali occasioni siamo di fronte a spese assimilabili alle spese di rappresentanza e quindi deducibili?

La questione è più semplice di ciò che può sembrare, perché è l’Agenzia delle Entrate stessa a pronunciarsi con un elenco dettagliato di cosa sono le spese di rappresentanza.

Nella Risoluzione n. 27/E del 12 marzo 2014, l’Ade ci mette a disposizione il seguente elenco:

• Le spese per viaggi turistici in occasione dei quali siano programmate e svolte delle concrete attività promozionali dei beni e dei servizi che in qualsiasi modo contraddistinguono l’impresa;
• Le spese per feste, ricevimenti e altri eventi di intrattenimento organizzati in occasione di ricorrenze aziendali o di festività nazionali o religiose;
• Le spese per feste, ricevimenti e altri eventi di intrattenimento organizzati in occasione dell’inaugurazione di nuove sedi, uffici o stabilimenti dell’impresa. Quindi l’evento di apertura di un nuovo ramo dell’azienda può considerarsi a pieno titolo una spesa di rappresentanza;
• Le spese per feste, ricevimenti e altri eventi di intrattenimento organizzati in occasione di mostre, fiere, ed eventi simili in cui sono esposti i servizi dell’impresa;
• Ogni altra spesa per beni e servizi distribuiti o erogati gratuitamente, ivi inclusi i contributi erogati gratuitamente per convegni, seminari e manifestazioni simili il cui sostenimento risponda ai criteri di inerenza indicati nei punti precedenti. Quindi, qui rientrano gli omaggi aziendali prodotti per i clienti o i partner.

Perché è così importante classificare le spese di rappresentanza?

Principalmente, perché le spese di rappresentanza, a patto che siano inerenti alla promozione dell’attività aziendale, possono essere deducibili con un sistema per scaglioni che si basa sui ricavi ottenuti. In più le spese di rappresentanza con importo unitario inferiore a 50 euro sono oggetto di detrazione dell’IVA.

“Una menzione a parte riguarda le spese di viaggio: sebbene queste abbiano dei riferimenti normativi dedicati, alcune spese di viaggio rientrano nella categoria delle spese di rappresentanza, e vengono considerate come tali.”

Spese di rappresentanza dei professionisti

Chiarita la fattispecie delle spese di rappresentanza, bisogna operare un altro distinguo: le spese di rappresentanza possono essere in capo all’azienda, o al dipendente. Nel caso del dipendente, questi può effettuare la spese di tasca propria e poi richiedere un rimborso spese, oppure può essere dotato di una carta di pagamento aziendale.

Per le partite IVA invece l’azienda può procedere ad anticipare la spesa, oppure – di nuovo – optare per la carta di pagamento nominale.

Nel caso in cui l’azienda scelga di far riportare al libero professionista la spesa direttamente in fattura, si applica un altro discorso.

Ad ogni modo, da questo momento in poi faremo riferimento unicamente alle spese di rappresentanza di professionisti, escludendo le considerazioni sul lavoro dipendente.

Dal punto di vista dell’azienda

Secondo quanto prevede la legge 22 maggio 2017, n. 81, che rientra nel pacchetto di semplificazioni fiscali collegato alla Legge di Bilancio 2017, vengono introdotte nuove regole fiscali per la deduzione delle spese di viaggio dei professionisti, comprese nelle spese di rappresentanza.

Come già le prestazioni alberghiere e la somministrazione di cibi e bevande o le spese di viaggio e trasporto, tali spese non rientrano più nella categoria dei compensi in natura per i professionisti. Di conseguenza, sul piano operativo avviene nel modo seguente:

• Il committente riceve fattura a lui intestata, relativa alla prestazione/servizio di cui il professionista ha fruito, sia esso di tipo alberghiero o relativo al viaggio;
• Non è tenuto a inviare copia della fattura né a comunicare la spesa sostenuta al professionista;
• Potrà dedurre il costo sulla base delle regole a cui è sottoposta la propria categoria.

Dal punto di vista del professionista

Dopo aver effettuato le spese di rappresentanza, il professionista emette una fattura relativa alla prestazione professionale. Se le spese di viaggio, vitto, alloggio e rappresentanza sono state sostenute dal committente, il professionista ovviamente non le includerà in fattura e non potrà dedurre tali costi. Se invece le spese sono state effettuate a carico del professionista possono venir riaddebitate in fattura.

Come riportare le spese di rappresentanza in fattura

Se le spese di rappresentanza sono state anticipate dal libero professionista per conto del committente, allora non sono assoggettabili ad IVA ma diventa fondamentale indicarle nella fattura che il libero professionista emette verso l’azienda. Qui si può usare una voce specifica, a patto che la fattura originale del costo sostenuto per il committente sia a suo nome, e non a quello del libero professionista.

Più che la dicitura in fattura, in ogni caso, è importante poter comprovare l’inerenza e la congruità della spesa di rappresentanza rispetto all’operato dell’azienda e di conseguenza del libero professionista. Quindi, è fondamentale che non solo il libero professionista conservi tutti i documenti di pagamento della spesa, ma anche eventualmente delle prove collaterali dell’utilità della spesa.

Solo in tal modo infatti questi costi potranno essere riferiti alle spese di rappresentanza e avranno diritto alla deducibilità e alla detraibilità dell’IVA, ove possibile.

Deducibilità dei costi e detraibilità IVA delle spese di viaggio dei professionisti

Nonostante non si tratti sempre di spese di rappresentanza, è opportuno parlare delle spese di viaggio dei professionisti in questo capitolo a sé stante.

La deducibilità delle spese di rappresentanza dei professionisti è normata nel dettaglio e deve essere conosciuta se si vuole contabilizzare correttamente una spesa e soprattutto riportarla a bilancio.

In generale le spese di rappresentanza del professionista, se sostenute in regime fiscale ordinario, possono essere integralmente deducibili dal reddito quando si tratta di attività inerenti al lavoro.

Invece nel caso del regime forfettario vige l’indeducibilità delle spese e quindi l’intero ammontare della spesa andrà a costituire reddito imponibile.

Aggiungiamo solo che la possibilità di deduzione è stata introdotta con il Decreto sulla crescita e sull’internazionalizzazione delle imprese, in attuazione della Delega Fiscale, legge n. 23/2014. Il sopra citato Decreto parla, inoltre, di un limite unitario di spesa detraibile di 50 euro, e di deducibilità dal reddito autonomo dell’1%, valida anche per i lavoratori occasionali.

Per l’azienda invece la deducibilità si applica all’1,5 per cento dei ricavi fino a 10 milioni di euro; dallo 0,6 per cento per la parte eccedente 10 milioni e fino a 50 milioni; allo 0,4 per cento dei ricavi e altri proventi per la parte eccedente euro 50 milioni.

Per avere un quadro più completo, consideriamo anche i valori di deducibilità per le spese di viaggio dei professionisti:

• Deducibilità del 20%, IVA esclusa. IVA detraibile al 40%;
• Deducibilità del 50%, IVA inclusa nel costo, se il professionista fa parte del Regime dei Minimi. IVA indetraibile;
• Indeducibilità dei costi, se il professionista fa parte del Regime Forfettario.

Differenza spese documentate e non documentate

Si sente spesso parlare nell’ambito del rimborso delle spese di viaggi per professionisti delle spese non documentate. Ma cosa significa questa espressione?

In buona sostanza in qualsiasi situazione di viaggio o di rappresentanza il libero professionista sarà tenuto a conservare le ricevute che attestino la spesa avvenuta.

Va bene anche il digitale: l’importante è che libero professionista accumuli sistematicamente tutte le ricevute in modo che la contabilità si è più facile e sia possibile la deducibilità delle spese del reddito.

Tuttavia, come spesso succede nelle procedure funzionanti, vediamo ogni giorno che nella  pratica aziendale spesso si perdono i pezzi: smarrire la ricevuta o lo scontrino significa far rientrare di fatto i costi sostenuti come spese non documentate, e come è facile intuire sarà molto difficile assegnarle alle spese di rappresentanza o chiedere un rimborso analitico.

Un altro problema molto comune riguarda la perdita degli scontrini. Considerando che a livello normativo è obbligatoria la conservazione degli scontrini fiscali e delle ricevute per un periodo di tempo definito, e considerando che non tutti sono già passati al digitale, o meglio all’archiviazione sostitutiva, il problema si fa più evidente.

Molte aziende conservano ancora faldoni e faldoni di scontrini, suscettibili di deterioramento e cancellazione e difficilissimi da cercare a posteriori nel caso in cui non torni qualche importo speso. Dato che la tecnologia consente oggi di fare un passo successivo, perché non approfittarne?

La soluzione Soldo alle spese di rappresentanza per professionisti

È evidente che per operare una corretta deduzione e prima ancora una corretta contabilità sia per l’azienda sia per il professionista, la modalità del rimborso analitico potrebbe risultare obsoleta. Sarebbe una soluzione più sensata dotare il dipendente o il libero professionista di una carta di credito aziendale, o meglio di una carta di pagamento. Questa consente al professionista o dipendente di gestire autonomamente la spesa senza bisogno di chiedere autorizzazioni preventive. Tuttavia conosciamo bene il costo elevato delle carte di credito aziendali e le tempistiche necessarie per ogni nuova emissione. Ecco perché la soluzione di Soldo è ad oggi la più completa per le aziende che lavorano con dei liberi professionisti.

Soldo infatti non è una banca e non è una carta di credito aziendale, ma una carta prepagata che viene erogata a pacchetti dal numero predefinito e dalla scalabilità semplicissima: ciò significa che l’emissione di ogni nuova carta non richiederà una lunga e onerosa nuova  procedura, come invece accade per le carte di credito. Invece, bastano pochi clic online per ottenere queste carte di pagamento e consegnarne una a ogni libero professionista che ne abbia la necessità.

Vantaggi di Soldo per le spese di rappresentanza dei professionisti

• Essendo una carta prepagata aziendale, Soldo consente di caricarvi solo l’importo richiesto dall’amministrazione, limitando la possibilità di spese pazze;
• La carta prepagata è in genere più sicura della carta di credito (leggi qui per saperne di più sulla differenza tra carta di credito e carta prepagata), soprattutto se come Soldo appartiene a un circuito di pagamento rinomato come Mastercard®;
• La versatilità di una prepagata con un buon circuito di pagamento è impagabile: si possono gestire gli abbonamenti ricorrenti online, gli oggetti necessari alla rappresentanza, ma anche i buoni pasto o altri buoni welfare e la carta carburante;
• I liberi professionisti non dovranno più conservare il pacchettino di scontrini fiscali. Infatti Soldo si collega a un’app nella quale il dipendente può fare l’upload della fotografia digitale dello scontrino. Un sistema automatico di riconoscimento di testo nel sistema fornirà lo scontrino dei tag di default, e il professionista potrà aggiungere tutte le informazioni testuali che ritiene necessarie per identificare il viaggio;
• Gli scontrini, con l’impostazione di un’apposita procedura, possono venire inviati direttamente all’Agenzia delle Entrate per la conservazione sostitutiva.

Lavorare e viaggiare con Soldo è meglio

Una volta appresa la disciplina che regola la gestione delle spese di rappresentanza per i professionisti, è il momento di decidere la modalità di pagamento. Abbiamo visto come siano molte le casistiche diverse, dall’anticipazione della spesa da parte del committente per arrivare al riaddebito in fattura da parte del professionista. In generale, la digitalizzazione e la razionalizzazione offerte dalle carte prepagate Soldo consentono di eliminare una quota notevole di stress. Non solo infatti sarà possibile monitorare i flussi di denaro e spostarli in tempo reale, ma si potrà anche facilitare il reperimento di una spesa già classificata per categoria in un grande archivio digitale fornito dalla web console Soldo.

Semplifica le tue spese aziendali a partire da oggi!