Indennità di trasferta vs diaria giornaliera: il calcolo corretto

Indennità di trasferta e diaria giornaliera: evitare facili confusioni

Come spesso accade quando un termine viene usato quotidianamente, il suo significato cambia, anche minimamente, e tende a sovrapporsi con altri termini simili.

Ad esempio, per molti uffici di contabilità e amministrazione, i termini “indennità di trasferta” e “diaria giornaliera” sono intercambiabili, perché entrambi relativi alla vasta categoria della gestione delle spese di trasferta. In realtà si tratta di due concetti molto diversi; le differenze emergono in modo evidente quando si tratta di calcolare correttamente i rimborsi delle spese trasferta dei dipendenti, ma anche la tassazione relativa.

In questo articolo vedremo la differenza tra diaria giornaliera e indennità di trasferta, con un occhio al contratto collettivo nazionale del commercio (CCNL) e alle cifre corrette e aggiornate per l’anno in corso, ma soprattutto considerando come Soldo può rendere più immediata la contabilità, automatizzando il processo e mantenendo tutto a norma di legge.

La definizione di diaria

Per capire la differenza tra indennità di trasferta e “diaria giornaliera” bisogna partire dal tipo di rimborso a cui ha diritto un dipendente in viaggio che usa la propria carta di pagamento per sostenere le varie spese. Il rimborso che questo dipendente riceverà si divide in tre categorie, secondo il CCNL commercio:

• Rimborso delle spese di vitto e alloggio sostenute dal lavoratore per conto dell’azienda, a patto che siano analiticamente documentate, nei limiti della normalità e autorizzate;
• Rimborso delle spese non documentate, a patto che siano analiticamente attestate dal dipendente. Per il rimborso delle spese non documentate, bisogna considerare se l’indennità di trasferta per i dipendenti si calcola in Italia o all’estero: nelle trasferte in Italia l’importo massimo giornaliero è di 15 euro; nelle trasferte all’estero invece l’importo massimo giornaliero è di 25 euro. Entrambi sono esenti da imposizione contributiva e fiscale;
• Indennità di trasferta: questo rimborso serve a contrastare il disagio connesso al lavoro fuori sede e l’eventuale prolungamento d’orario per le ore di viaggio, nel limite massimo di 2 ore giornaliere. Superato questo limite orario, il lavoratore non riceverà più la paga oraria piena, ma il 70% di essa, mentre se guida il proprio mezzo di trasporto riceverà comunque la retribuzione oraria integralmente (sempre in riferimento al CCNL commercio).

Detto ciò, dove si parla di diaria giornaliera? Per introdurre il termine, parliamo prima del concetto di rimborso forfettario.

Tipi di rimborso delle spese di trasferta

Una seconda distinzione da fare è tra le due tipologie di rimborso spese di trasferta: il rimborso forfettario e il rimborso analitico (o “a pié di lista”).

Il rimborso forfettario infatti prevede che il dipendente riceva una cifra fissa. Durante la trasferta, il dipendente sostiene le spese di tasca propria, quindi a fine viaggio le dichiara in nota spese, specificando la tipologia di spesa, e infine la presenta all’amministrazione. Riceverà comunque la cifra già concordata come rimborso.

Invece, per il rimborso analitico, il dipendente viene rimborsato in base a quanto ha speso. In questo caso è ancora più importante per il dipendente conservare le ricevute e i documenti fiscali e presentarli senza errori o dimenticanze.
“Attenzione: spesso anche i termini “indennità di trasferta” e “rimborso spese di trasferta” vengono erroneamente usati come intercambiabili. Bisogna quindi accertarsi sempre, quando si leggono delle informazioni in merito, di capire di cosa si sta parlando in termini fiscali.”

Cos’è la diaria giornaliera

Con il termine “diaria” si intende – fiscalmente – il rimborso forfettario delle spese sostenute dal dipendente in trasferta. Talvolta però il termine è anche usato per indicare l’indennità di trasferta, e ciò provoca confusione.

“Curiosità: il termine latino “diaria” si traduce in italiano con “giornaliera”, e ha la stessa radice della parola “diario”. In sostanza, dire “diaria giornaliera” potrebbe essere considerato ridondante, anche se è proprio questo il termine utilizzato nel CCNL commercio. Nonostante tutto, l’importante è capirsi, e soprattutto comprendere di cosa sta parlando il nostro interlocutore.”

Una buona soluzione è capire in modo pratico come funziona il rimborso spese di trasferta di un dipendente riferendosi al proprio contratto collettivo di riferimento. Tenendo sempre a mente che teoricamente con “indennità di trasferta” invece intendiamo solo le somme aggiuntive riconosciute al dipendente in trasferta per il disagio subito, in conseguenza del fatto che è chiamato a svolgere le sue mansioni fuori dalla sede di lavoro abituale.

Indennità di trasferta vs diaria giornaliera: tassazione

Anche a livello di tassazione, le indennità di trasferta e le diarie presentano differenze. Le indennità di trasferta sono sempre tassate in capo al dipendente, dato che vengono considerate come una parte aggiuntiva della retribuzione, e possono naturalmente coesistere con il rimborso spese a piè di lista (analitico); al contrario le diarie riguardano esclusivamente il rimborso a forfait e non vengono tassate (entro certi limiti) non essendo considerate come retribuzione.

Un discorso a parte va fatto per il calcolo del rimborso chilometrico. Se il lavoratore, in accordo con il datore, utilizza il proprio mezzo di trasporto, dovrà essere rimborsato in base alle Tabelle ACI secondo determinati criteri. In caso invece usi un’auto ad uso promiscuo, si può parlare di fringe benefit in busta paga.

Diaria e indennità di trasferta per il CCNL commercio

Nel contratto collettivo nazionale del commercio (CCNL) il termine utilizzato per definire l’indennità di trasferta è “diaria giornaliera”, il che provoca non poca confusione.

In ogni caso, il contratto collettivo nazionale offre un riferimento molto utile per chi vuole calcolare le diverse voci che devono essere rimborsate al lavoratore in trasferta come vitto e alloggio, spese non documentabili e altro.

Riguardo all’indennità di trasferta si dice anche:

“La Diaria giornaliera (leggasi indennità di trasferta, ndr) avente natura retributiva, che ristora il disagio connesso al lavoro fuori sede, così come l’eventuale prolungamento d’orario per i tempi di viaggio, nel limite massimo di 2 (due) ore giornaliere. Oltre tale limite il tempo di viaggio, salvo che il lavoratore non sia conduttore del mezzo di trasporto (nel qual caso gli spetterà l’intera retribuzione oraria), sarà retribuito con il 70% (settanta per cento) della R.O.N. L’eventuale lavoro straordinario effettuato fuori dalla sede abituale di lavoro, purché autorizzato e documentato, sarà retribuito con le normali maggiorazioni contrattuali”.

Come si legge da questo breve estratto dunque l’indennità di trasferta viene considerata come retribuzione e di conseguenza viene tassata come tale.

Per quanto riguarda invece il rimborso spese ai professionisti e collaboratori, è opportuno fare un discorso a parte, perché non sempre si ha un contratto collettivo di riferimento.

Come calcolare l’indennità giornaliera per dipendenti secondo il CCNL commercio

Per calcolare l’indennità da corrispondere ai dipendenti, il CCNL del commercio ci viene in aiuto con tre categorie:

• Spese di viaggio: l’azienda paga al dipendente esattamente la cifra spesa per gli spostamenti effettuati nel corso della trasferta di lavoro;
• Se il dipendente pernotta fuori casa: l’indennità di trasferta non deve essere inferiore al doppio della retribuzione giornaliera abituale;
• Se non ha luogo un pernottamento: l’indennità è di un terzo rispetto al doppio della retribuzione giornaliera.

In caso di trasferta che duri più di un mese, l’indennità viene ridotta del 10%.

Questi sono in generale gli importi di riferimento previsti dal CCNL:

• quadro: 45 euro
• A: 39 euro
• B1: 34 euro
• B2: 31 euro
• B3: 28 euro
• C: 25 euro
• D1: 23 euro
• D2: 21 euro
• E: 20 euro

Il metodo migliore per calcolare l’indennità di trasferta è Soldo

La vera questione è: che senso ha impiegare il tempo dell’ufficio contabilità con queste distinzioni, spesso non chiarissime, e con calcoli lunghi e spesso oggetto di contestazione da parte del dipendente?

La soluzione che elimina alla radice il problema del rimborso spese è consegnare a ogni dipendente una carta di pagamento aziendale, preferibilmente con un importo pre-determinato in grado di coprire correttamente tutte le spese di trasferta necessarie.

Ecco che la soluzione Soldo arriva in nostro aiuto.

Che cos’è Soldo

Soldo non è una banca e non è una carta di credito, ma è molto di più. Si tratta di un sistema di carte prepagate collegate al circuito Mastercard® e collegabili al conto corrente della tua azienda.

L’amministrazione potrà emettere a costo zero una carta, consegnarla al dipendente che va in trasferta, assegnare un tetto massimo di spesa e ricaricare la carta prepagata quando serve. Non sarà possibile sforare tale soglia massima, perché non siamo di fronte a una carta di credito, bensì a una prepagata.

Taglia i costi e gestisci in modo smart le indennità di trasferta e diarie

Soldo consente anche di:

• Archiviare a norma scontrini e ricevute, con un semplice clic;
• Vedere le transazioni dei dipendenti in tempo reale;
• Elaborare report sulle voci di spesa e sulle necessità di spesa dei dipendenti, e molto altro;
• Spendere molto meno tempo e denaro rispetto alla soluzione “classica” della carta di credito aziendale, eliminando anche il problema dello scambio di carta tra i dipendenti.

Gestisci rimborsi analitici e forfettari con uno strumento all-in-one

Soldo è la soluzione migliore per gestire le spese di viaggio, perché elimina la necessità di complicati calcoli per diaria giornaliera e indennità di trasferta. Infatti, Soldo consente di consegnare a ogni dipendente direttamente una carta prepagata, ricaricabile in pochi istanti dall’ufficio di amministrazione, in modo che possano spendere quanto necessario.

Con Soldo è anche più facile raccogliere la documentazione relativa alle spese: è sufficiente fare una foto allo scontrino o ricevuta, e il sistema riconosce in automatico i campi testuali rilevanti, e elabora un documento digitale. In ultima battuta, il documento può anche essere inviato all’Agenzia delle Entrate direttamente, per l’archiviazione sostitutiva.