Diaria giornaliera: calcolo, tassazione e definizione completa

Basta confusione con i rimborsi spese!

Indennità di trasferta, diaria giornaliera, rimborso spese di viaggio, rimborso a piè di lista… La terminologia fiscale e amministrativa in merito alle spese di viaggio e ai relativi rimborsi è varia e spesso si tende a confondere le definizioni. Ciò accade un po’ perché circolano tanti significati errati, ma un po’ anche perché traiamo le regole per i rimborsi trasferta dei dipendenti per amministrare le spese di viaggio da fonti diverse: il Codice Civile, i Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro (CCNL), la giurisprudenza, e anche il Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR), e qualche volta anche i contratti provinciali.

In questa guida vedremo cosa significa diaria giornaliera e come la si gestisce in modo rapido e smart con gli strumenti forniti da Soldo.

Diaria giornaliera per trasferta: perché si parla di “indennità”

La prima e più grande confusione è quella tra diaria giornaliera e indennità di trasferta. Infatti bisogna prestare attenzione: anche se i termini vengono spesso usati come sinonimi, c’è una differenza tra indennità di trasferta e diaria giornaliera.

Prima di entrare nel merito, iniziamo con una distinzione utile: come recita l’art. 51 del CCNL Commercio, Terziario e Servizi, i lavoratori in trasferta “hanno diritto al rimborso delle spese effettuate (viaggio, vitto ed alloggio) previa presentazione di regolari giustificativi […]

I contratti provinciali potranno prevedere la forfetizzazione anziché il rimborso a piè di lista delle spese vive sostenute dal lavoratore, nonché disciplinare il rimborso spese in caso di rientro in giornata“.

Capire il tipo di rimborso: analitico o forfettario

Insomma, la prima distinzione da fare quando si parla di rimborso per la trasferta dei dipendenti è tra rimborso analitico o a piè di lista e rimborso forfettario. Mentre il rimborso analitico prevede che prima il dipendente paghi di tasca propria, e poi venga rimborsato a seconda di quanto ha speso a fronte di una nota spese, il rimborso forfettario è una quota fissa consegnata al dipendente.

Quel che hanno in comune è che si tratta di rimborsi per la trasferta dei dipendenti, ma come si vede presentano alcune differenze sostanziali:

• La modalità di erogazione: il rimborso analitico viene sempre erogato a seguito della spesa a fronte di una nota spese, mentre il forfettario è una cifra fissa, anche se per il dipendente è comunque obbligatorio conservare scontrini e giustificativi di spesa;
• La congruenza rispetto alle reali spese effettuate dal dipendente: con il rimborso forfettario il dipendente potrebbe ritrovarsi a spendere di più o di meno del previsto;
• La tassazione: la tassazione tra i due tipi di rimborso può essere differente, come vedremo meglio più avanti nel corso della guida.

Esiste anche una terza tipologia di rimborso, il rimborso misto, una modalità ibrida tra le due.

Come appare evidente qui, il termine generale per indicare il pagamento degli extra nella gestione delle spese di trasferta è “rimborso”. Bisogna prestare attenzione, perché nel linguaggio comune e qualche volta anche nei contratti collettivi o nei contratti tra l’azienda e il lavoratore, spesso i termini “diaria giornaliera” o “indennità di trasferta” sono usati come sinonimi, anche se come vedremo non lo sono affatto.

Cosa significa diaria giornaliera

Se accettiamo la nomenclatura del CCNL, il termine “rimborso spese di viaggio” vale come generico. Cos’è quindi la diaria giornaliera?

In sostanza, con il termine “diaria” intendiamo il rimborso forfettario delle spese di trasferta sostenute da un dipendente. La diaria è esentasse per il dipendente e l’azienda, entro certi limiti stabiliti dal contratto collettivo nazionale di categoria – dato che non costituisce una retribuzione.

Attenzione alla terminologia: per chiarezza in azienda, e con il Fisco, è meglio non usare il termine “diaria” come sinonimo esatto di “rimborso forfettario”. Infatti “rimborso forfettario” è una definizione amministrativa, mentre “diaria” è un termine usato specificamente per il rimborso forfettario su base giornaliera dei dipendenti in viaggio o in trasferta. In ogni caso, l’importante è verificare che ci si stia capendo con il proprio interlocutore, dato che c’è molta confusione su questi termini.

Altre tipologie di rimborso per le trasferte di lavoro

Molto spesso si sente fare riferimento all’indennità di trasferta, mentre in realtà si intende la diaria. I due termini non sono interscambiabili: l’indennità di trasferta è un rimborso che serve a colmare il disagio del dipendente che si trova a lavorare temporaneamente fuori sede.

L’indennità invece deve coprire l’eventuale prolungamento d’orario per le ore di viaggio, con la soglia limite delle 2 ore giornaliere, oltre le quale la paga oraria viene ridotta al 70% di essa, salvo che il dipendente non guidi il proprio mezzo di trasporto (si fa poi un discorso a parte per chi viene assunto direttamente come trasfertista).

Ci sono poi altre tipologie di rimborso da tenere in considerazione, estranee alla diaria.

Rimborso per vitto e alloggio

Il rimborso spese di vitto e alloggio viene di norma sostenuto direttamente dall’azienda – se si tratta di un lavoratore dipendente – prima che il dipendente effettui il viaggio per quanto possibile. Per il resto, si ricorre a una nota spese a un rimborso analitico a posteriori, per cui il dipendente deve sempre conservare scontrini, ricevute e giustificativi di spesa.

Rimborso spese non documentate

Le spese non documentate devono comunque essere attestate analiticamente dal dipendente. Nelle trasferte in Italia l’importo massimo giornaliero è di 15 euro; nelle trasferte all’estero invece l’importo massimo giornaliero è di 25 euro.

Rimborso chilometrico

Si parla di spese sostenute dal dipendente che viaggia con il proprio mezzo in una sede diversa dall’abituale luogo di lavoro e successivamente chiede un rimborso chilometrico: è una quota a chilometro calcolata in automatico sulla base delle tabelle ACI, aggiornate ogni anno.

Il rimborso chilometrico può dunque coprire sia le spese di carburante, sia i costi di usura relativi al chilometraggio percorso, ma in qualche caso anche il bollo, l’assicurazione e il costo del parcheggio.

Attenzione: quando il dipendente usa un mezzo aziendale ad uso promiscuo, conviene approfondire l’argomento del fringe benefit in busta paga.

Rimborso spese di rappresentanza

Si parla di rimborso delle spese di rappresentanza per tutte le spese che concorrono alla promozione della propria azienda.

Tassazione della diaria giornaliera

Per calcolare la diaria giornaliera è opportuno considerare l’articolo 51 del TUIR, dove di parla delle indennità di trasferta dei dipendenti verso l’Italia e l’estero: qui si dice che le indennità percepite per le trasferte e le missioni fuori del territorio comunale sono esentasse nei limiti dei 46,48 euro al giorno in Italia, che diventano 77,47 euro per le trasferte all’estero. Sono escluse dal conteggio le spese di viaggio e di trasporto.

Proprio per la sua natura forfettaria, la diaria potrebbe non coprire interamente le spese sostenute dal lavoratore in trasferta o in missione, oppure potrebbe eccedere rispetto alle sue reali necessità.

Inoltre per l’azienda conviene valutare se convenga, in termini di tempo e risorse, scegliere questo tipo di rimborso spese o se è il caso di guardarsi intorno per cercarne altri.

Quale rimborso spese di trasferta scegliere?

Non tutte le aziende hanno già una prassi consolidata per la gestione del rimborso spese. Alcuni business si trovano a dover mettere a terra dei nuovi sistemi per il rimborso spese, oppure stanno mandando per la prima volta i dipendenti in trasferta.

Riassumendo, i concetti più comuni che emergono quando si parla di rimborso spese sono:

• diaria giornaliera
• indennità di trasferta
• rimborso spese di vitto e alloggio
• rimborso spese non documentate
• rimborso chilometrico
• rimborso spese di rappresentanza

Per capire quale tipo di rimborso applicare ai vostri dipendenti è opportuno innanzi tutto valutare quali tipi di attività verranno svolte e pagate in autonomia dai dipendenti.

Con il bilancio alla mano conviene quindi controllare l’articolo 51 del TUIR, oltre al proprio CCNL di riferimento. Infine, è il caso di rivolgersi al proprio commercialista.

È comunque consigliabile includere nella valutazione l’opportunità di dotare i dipendenti di una carta aziendale per gestire le spese generali, non solo quelle di viaggio e di trasferta.

Le opportunità di una carta aziendale

Ricordiamo che, a livello fiscale, con la carta aziendale solo i costi non inerenti e non opportunamente documentati sono indeducibili. Invece tutti gli altri costi possono essere dedotti.

Inoltre una carta aziendale può essere usata anche per pagare i benefit ai dipendenti, per gestire le spese del carburante, per gli acquisti ricorrenti come quelli di software e cancelleria, e molto altro.

Oggi esistono carte come Soldo, in grado di svolgere in autonomia una parziale contabilità e di risparmiare all’amministrazione una buona parte del lavoro meccanico e ripetitivo.

Il passo successivo alla diaria giornaliera: le carte Soldo

Il calcolo della diaria giornaliera non è l’unica preoccupazione di un reparto amministrativo che deve aver a che fare con i dipendenti in viaggio. Contabilità, scontrini errati, conservazione non corretta, calcolo sbagliato delle tasse… In tutti questi problemi incorrono non solo le piccole e medie imprese, ma spesso anche le grandi compagnie, proprio per la difficoltà di ottemperare a tutte le procedure per una contabilità corretta.

Le carte Soldo sono collegate a un sistema smart per la gestione automatica dei flussi di spesa: questo riduce di netto la contabilità manuale e limita il margine di errore.

Soldo consente infatti di:

• Acquistare un pacchetto di carte prepagate, che possono essere distribuite ai propri dipendenti come carte nominali;
• Caricare queste carte prepagate esattamente dell’importo necessario, che sia una spesa di viaggio, una spesa di rappresentanza o uno strumento necessario alla prosecuzione del lavoro in azienda;
• Conservare ricevute e documenti fiscali: basta che il dipendente faccia una fotografia allo scontrino e la carichi sull’app Soldo, e il documento viene riconosciuto, letto e inserito in nota spese;
• Attivare la conservazione sostitutiva degli scontrini a norma di legge;
• In definitiva, semplificare la nota spese e rendere più trasparenti e ricche di dettagli tutte le transazioni che il dipendente effettua dalla sua carta.

Rimborsi spese senza errori

In conclusione, la diaria giornaliera è un rimborso di tipo forfettario erogato ai dipendenti in missione o in trasferta. Entro determinati limiti di legge, la diaria giornaliera è esentasse, ma oltre questi limiti costituisce reddito imponibile ai fini Irpef.

Un diaria consente di assegnare una cifra fissa a ogni dipendente in viaggio, e questo comporta il vantaggio di non dover effettuare ogni volta il conteggio, ma anche il rischio di eccedere dalle reali necessità di spesa.

Le carte Soldo sono carte aziendali prepagate, ricaricabili e ottenibili online in pochi clic: in poche parole, Soldo ti aiuta nella gestione delle spese di trasferta in modo smart e quasi del tutto automatico.

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