In azienda, anche nell’era dello smart working e dei web meeting, le relazioni di business sono frequentemente coltivate tramite incontri di persona con clienti e prospect. Le visite commerciali a clienti e prospect, così come le riunioni tra manager di diverse imprese sono da sempre metodi efficaci per stabilire buone e durature relazioni d’affari, per condurre trattative complesse o anche solo per capire meglio la realtà e le esigenze degli interlocutori.
In molti casi lo svolgimento di attività lavorative fuori sede è anche un’esigenza operativa, che si realizza tutte le volte in cui i tecnici o i consulenti devono recarsi presso gli uffici o gli stabilimenti dei clienti per svolgere le loro mansioni, condurre un progetto o gestire un cantiere.
Ma quando le attività lavorative avvengono sul territorio l’azienda deve affrontare il tema di come gestire e tenere sotto controllo le spese di viaggio, vitto e alloggio del proprio personale.
E per farlo bene, la prima regola è … darsi delle regole! E il modo giusto per darsi delle regole è predisporre un documento aziendale che prende il nome di “travel policy”.
Senza la pretesa di illustrare in questo contesto come deve essere redatta e quali contenuti debba avere una buona travel policy, possiamo dire che in genere enuncia, tra gli altri, i principi di economicità a cui i dipendenti devono attenersi nell’affrontare le spese di trasferta ed indica quali sono i massimali di spesa ammessi nelle varie circostanze e, a volte, per le varie categorie e livelli di lavoratori.
E’ frequente il caso in cui le travel policy rischiano di rimanere una dichiarazione generale di buone intenzioni, se non sono seguite da procedure e metodi di controllo che permettono di mettere in pratica le regole di spesa a cui tutti si dovrebbero attenere.
Per garantire l’applicazione delle travel policy, il primo accorgimento – e forse il più disatteso nella realtà – è estremamente semplice: fare in modo che tutti conoscano le regole ! Le travel policy devono essere comunicate efficacemente, devono essere facilmente accessibili, devono essere chiare, facili da comprendere, sempre aggiornate e … seguite da tutti.
Alla diffusione delle regole deve naturalmente seguire un secondo accorgimento, che è dato dalla necessità di attuare una serie di controlli di tipo gestionale ed amministrativo sulle note spese dei dipendenti. Si tratta evidentemente di controlli che vanno oltre quelli di tipo fiscale e che devono essere mirati a cogliere eventuali anomalie, errori o non conformità nelle spese sostenute dai dipendenti in trasferta.
I controlli analitici di compliance con le travel policy sono generalmente piuttosto onerosi se svolti manualmente dal personale amministrativo interno o persino, in alcune organizzazioni, dai manager responsabili a cui fanno riferimento i lavoratori in trasferta.
Per questo, con l’adozione di moderne piattaforme gestionali per la rendicontazione delle spese di trasferta, le aziende più organizzate tendono ad impostare all’interno del software le principali regole quantitative di spesa. In questo modo al dipendente non sarà consentito chiedere a rimborso spese eccedenti i massimali previsti. In alternativa al blocco delle spese eccedenti, i sistemi possono in genere inviare segnalazioni di non conformità che permettono all’azienda di svolgere i controlli per eccezione anziché su ogni singola spesa effettuata.
L’uso di sistema informatizzati per la gestione dei rimborsi spese permette inoltre all’azienda di disporre di dati strutturati per effettuare con una certa immediatezza analisi e confronti nel tempo e nello spazio di tutte le spese di trasferta sostenute dai dipendenti.
Tutti i sistemi di controllo di spesa inerenti le trasferte sino a qui analizzati avvengono a valle dell’esborso finanziario e, come abbiamo visto, implicano sempre delle attività di audit più o meno automatizzate volte a rilevare discrepanze tra i limiti di spesa ammessi e sostenuti.
Ma come vari casi di best practice ci mostrano, è oggi possibile per ogni azienda dotarsi anche di sistemi di controllo a monte dell’esborso finanziario che sono molto efficaci e di semplice attuazione.
Il riferimento è ai recenti e più moderni strumenti di pagamento elettronici utilizzabili per le spese di trasferta, che hanno una duplice ed interessante caratteristica:
L’attuazione di un duplice sistema di controllo delle spese di trasferta composto da strumenti fintech evoluti, che permettono un puntuale presidio prima che avvenga l’esborso finanziario, assieme ai più tradizionali metodi di controllo informatico ed amministrativo di intervento a valle della spesa, costituisce di certo una combinazione ottimale per realizzare un’efficace ed efficiente governo delle spese di trasferta.
