Guida al welfare aziendale: vantaggi e limiti di gestione

Cos’è il welfare aziendale?

Il welfare aziendale è l’insieme di tutte le iniziative introdotte dal datore di lavoro per migliorare il clima lavorativo e il benessere dei propri dipendenti. Le aziende che puntano sul welfare hanno dei benefici dal punto di vista fiscale poiché i costi dei servizi offerti sono deducibili dal reddito di impresa.

Ogni azienda può offrire ai propri dipendenti diversi tipi di servizi a supporto dei loro bisogni e alcuni di questi non vanno solo a beneficio del lavoratore, ma anche del suo nucleo familiare.

Alcuni esempi concreti di welfare aziendale

Un esempio tradizionale è quello dei buoni pasto. Un’azienda può decidere di collaborare con un partner convenzionato per il servizio mensa e ottenere dei buoni pasto a prezzi agevolati che consegnerà poi ai propri dipendenti.

Ovviamente si tratta di una scelta vantaggiosa per il business che così può risparmiare sui costi: al datore di lavoro, infatti, conviene elargire dei benefit piuttosto che corrispondere al lavoratore un aumento in busta paga.

Ma i buoni pasto o i buoni benzina sono solo uno dei molti esempi.

Secondo una ricerca di Harris Interactive per Sodexo Benefits & Rewards Services Italiacondotta tra 4800 lavoratori, di cui 600 italiani, i 10 benefit più richiesti nel 2022 sono stati:

• Premi immediati (36%)
• Buoni pasto (30%)
• Bonus a lungo termine (24%)
• Assicurazione medica (23%)
• Mensa aziendale (23%)
• Benefit finanziari come fondo pensione oppure assicurazione sulla vita (22%)
• Agevolazione per gli abbonamenti dei mezzi pubblici (20%)
• Programmi di formazione per i lavoratori (20%)
• Flessibilità lavorativa (17%)
• Macchina aziendale (17%)

Tra i benefit più apprezzati ci sono i “premi immediati”, come i buoni shopping che consentono al lavoratore di spendere in un determinato punto vendita a cui l’azienda si è convenzionata precedentemente.

Riguardo la voce “programmi di formazione per i lavoratori”, va fatta una precisazione: i corsi di studio o tecnici inerenti alla mansione del dipendente, o legati al core business, rientrano tra le attività di formazione aziendale; i percorsi di studio e formazione indipendenti, invece, sono regolamentati dallo Statuto dei Lavoratori (art. 10 n. 300/1970).

Secondo alcuni, lo smart working è da considerare a pieno titolo un benefit aziendale.

In quanto servizi correlati al benessere della persona, le politiche di welfare si modificano a seconda delle necessità storiche e geografiche, ed è evidente che la pandemia da Covid-19 abbia giocato un ruolo fondamentale in questo contesto. Basti pensare all’intenso sviluppo delle attività di e-learning durante il primo lockdown che ha senz’altro modificato l’approccio alla formazione del personale.

Un altro esempio di benefit è quello concesso dalle aziende che stipulano accordi con un CAF o con un commercialista, per permettere ai dipendenti di compilare la propria dichiarazione dei redditi gratuitamente in modo guidato e veloce.

Come funzionano i buoni welfare e i benefit in generale

Caratteristica strutturale del welfare aziendale è l’essere normalmente esentasse, il che lo rende spesso più conveniente rispetto al premio di produzione. Un altro elemento importante è l’impossibilità di creare benefit ad personam: i buoni welfare devono essere erogati in modo uniforme alle stesse categorie di dipendenti, altrimenti potrebbero costituire discriminazione.

Inoltre, se fino al 2016 la decisione di distribuire benefit ai dipendenti era presa su base volontaria, ossia non era oggetto di negoziazione sindacale tra i dipendenti e i dirigenti, a partire da questa data la normativa si è allentata. I benefit sono frequentemente oggetto di conversazione nelle riunioni aziendali: spesso si negozia la conversione dei premi di produzione in forme di welfare.

Vi sono, però, dei limiti a ciò che può essere considerato benefit e ai criteri di somministrazione ai dipendenti.

Chi ha diritto ai buoni welfare

Il beneficiario del benefit non deve avere un reddito annuo maggiore o uguale a 80.000 €.

Affinché l’azienda possa accedere ai vantaggi fiscali nell’adottare un piano di welfare, i benefit devono essere offerti a intere categorie di dipendenti, oppure essere universali, fatta comunque eccezione per chi ha un reddito annuo superiore a 80.000 €.

In generale, per sapere con esattezza quali benefit spettino di diritto al lavoratore, conviene fare riferimento al contratto collettivo nazionale. La modalità con cui poi l’azienda decide di erogarli, che sia una card, un voucher o altro, dipende dalle scelte amministrative dell’azienda.

I vantaggi fiscali del welfare aziendale

Il welfare aziendale ha dei vantaggi oggettivi sia per le aziende che per i dipendenti. Le prime godono di una serie di agevolazioni fiscali di cui non potrebbero usufruire se i benefit venissero corrisposti sotto forma di retribuzione monetaria. Se l’erogazione dei benefit è espressamente prevista dal contratto collettivo nazionale di riferimento, allora è possibile portare in deduzione il 100% della spesa sostenuta.

I welfare aziendale volontario (a discrezione del datore di lavoro), invece, consente di portare in deduzione il 5 per mille della spesa totale.

Affinché l’azienda possa usufruire dei vantaggi fiscali del welfare, i benefit devono essere offerti a intere categorie di dipendenti, oppure essere universali, fatta comunque eccezione per chi ha un reddito annuo superiore a 80.000 €.

D’altra parte, se l’azienda risparmia, parte di quanto risparmiato può contribuire a rendere i benefit più sostanziosi per il dipendente. In sostanza, azienda e dipendente possono concordare una retribuzione inferiore o uno scambio in forma di benefit di maggiore entità.

Entrambi beneficiano anche di ritorni indiretti legati all’incremento della produttività e al miglioramento della qualità della vita dei lavoratori.

Come vengono erogati i benefit aziendali

Vediamo nel dettaglio i vari tipi di benefit e quali sono i modi per gestirli.

1) Buoni welfare (welfare voucher)

I benefit aziendali possono essere erogati in forma di voucher, card o strumenti quali buoni pasto o buoni shopping. Una welfare card consente all’azienda di distribuire il benefit con relativa facilità, ad esempio in concomitanza delle feste, come una sorta di regalo aziendale, o ancora in periodi prestabiliti o all’inizio di ogni mese.

Questi vengono considerati a tutti gli effetti “compensi in natura” perché elargiti sotto forma di beni o servizi.

2) Rimborsi spese

Una seconda soluzione è gestire il welfare aziendale tramite rimborso spese, soluzione comune soprattutto nel caso di spese mediche o per il materiale scolastico dei figli. In questo caso, il dipendente anticipa la spesa e poi la documenta, ma ciò comporta gli stessi problemi legati ai pagamenti dei viaggi aziendali: tempo perso per gestire i rimborsi e obbligo per il dipendente di tenere traccia di tutte le transazioni.

3) Carta di credito aziendale

In alcuni casi molto specifici di welfare aziendale, come le spese di vitto durante lo smart-working, conviene che il dipendente abbia direttamente la propria carta di credito aziendale e spenda quanto necessario compilando poi una nota spese.

È un metodo di per sé funzionale ma poco praticabile con le comuni carte di credito: i tempi di elaborazione sono piuttosto lunghi e i costi alquanto elevati, specialmente quando si tratta di emettere una carta nominativa per ogni dipendente.

4) Fringe benefit in busta paga

L’auto aziendale ad uso promiscuo è un tipico esempio di fringe benefit. Il vantaggio per i dipendenti è di poter utilizzare l’auto non solo per lavoro, ma anche per scopi personali. In questo caso è possibile gestire il fringe benefit in busta paga. Spetta quindi al datore di lavoro operare la ritenuta alla fonte e calcolare i contributi INPS.

È importante ricordare che la tassazione dei mezzi ad uso promiscuo è regolamentata dall’art. 51, comma 4 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR), con alcune importanti modifiche introdotte dalla Legge di Bilancio 2020 (L. n. 160/2019). Scopri di più sulle regole attualmente in vigore e come calcolare il valore del benefit in busta paga.

Posso gestire i benefit aziendali con Soldo?

Soldo è una piattaforma ideata per supportare le organizzazioni di ogni dimensione nella gestione delle loro spese aziendali. Questo significa che la nostra piattaforma può essere utilizzata per tenere sotto controllo e gestire le sole spese sostenute nell’esercizio dell’attività di impresa. Tra queste, però, non rientrano quelle per migliorare il benessere dei lavoratori, nemmeno se regolamentate da un piano welfare aziendale.

Soldo è un’azienda in rapida crescita e anche per noi, come per i datori di lavoro che adottano politiche di welfare all’interno della propria organizzazione, è fondamentale offrire servizi di valore alle persone. La nostra piattaforma di gestione spese e il sistema integrato di carte prepagate aziendali consentono infatti ai dipendenti di ottenere facilmente ciò di cui hanno bisogno per svolgere al meglio il proprio lavoro.

Come aumentare la soddisfazione e la produttività dei tuoi dipendenti

La nostra piattaforma intuitiva e l’app mobile consentono ai dipendenti di inoltrare richieste di spesa, effettuare acquisti, acquisire ricevute e tenere traccia dei budget con la massima semplicità.

Inoltre, le nostre carte di pagamento consentono ai dipendenti di accedere immediatamente ai fondi aziendali per le loro spese di lavoro. Questo non solo li rende autonomi nei pagamenti, ma elimina definitivamente il ricorso ai rimborsi spese, alleggerendo il carico di lavoro per i reparti amministrativi.

Attraverso la web console è poi possibile monitorare tutti i movimenti delle carte, bloccarle o sbloccarle in pochi istanti, impostare regole e limiti per autorizzare soltanto specifiche transazioni, il tutto per un controllo ancora più capillare e personalizzato.

Meno scartoffie, più controllo

Soldo coniuga la massima tracciabilità degli acquisti alla grande versatilità di una carta aziendale, sicura e adatta anche per i pagamenti online.

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