Il software di gestione delle spese aziendali più smart in circolazione

Gestionale per le spese aziendali, app e carte di pagamento: ci pensa Soldo

Oggi è impensabile avviare un’azienda, anche se di ridotte dimensioni, senza un software di gestione delle spese aziendali.

Sceglierlo adeguatamente diventa una priorità, dato che si tratta dello strumento che prima di ogni altro consente di elargire gli importi di denaro giusti ai dipendenti, controllare i report di spesa, gestire le spese di trasferta e le note spese, ma anche evitare di incorrere in errori col Fisco e dover pagare multe salate.

Di seguito vedremo nel dettaglio le funzioni principali che deve avere un software di gestione delle spese. Vedremo anche come sceglierlo, come integrarlo con una gestione ottimale delle carte di pagamento dei dipendenti, in modo da registrare le spese di viaggio immediatamente dalla carta senza bisogno di un’azione umana.

Alla fine vedremo come la soluzione Soldo consente alle aziende di qualsiasi dimensione una gestione delle spese aziendali smart e centralizzata, integrabile con altri software già in uso.

Come può aiutarti un software di gestione spese

Siamo nell’era in cui i gestionali di qualunque tipo hanno raggiunto un livello di sofisticazione e di personalizzazione mai visto prima. I software di gestione spese aiutano oggi le aziende di qualsiasi dimensione ad ottimizzare la contabilità delle trasferte dei dipendenti, con la compilazione della nota spese, ad esempio.

Un software di contabilità aumenta la produttività aziendale in generale: i costi di gestione dell’operatore vengono ridotti, grazie all’automazione, e viene messa in atto una decisa semplificazione di processo.

In più, queste app semplificano la collaborazione tra team diversi e tagliano tutte quelle conversazioni, richieste di chiarimenti, richieste di documenti che accompagnano sempre i viaggi aziendali, le trasferte aziendali e in generale le piccole spese che il dipendente fa con la carta di credito aziendale. In fondo, migliorare l’efficienza di un processo come il controllo delle spese significa anche migliorare la comunicazione e la trasparenza interne.

Un buon software o app di gestione delle spese aziendali è anche in grado di stilare report di spesa e forecast. I più sofisticati riescono persino a suddividere le spese per categoria di spesa (ad esempio welfare, cibo, viaggio, gadget, spese di rappresentanza) e di assegnare a ogni team e ogni dipendente un limite di spesa oltre al quale non può spingersi.

Caratteristiche che deve avere un software di contabilità

1) Miglioramento della comunicazione

Come detto poco sopra, il software di contabilità deve semplificare e non complicare i rapporti tra un team e l’altro. A nulla serve un gestionale complesso e multifunzione, in grado di automatizzare ogni tipo di contabilità, se poi per i dipendenti è troppo macchinoso usarlo e devono costantemente chiedere delucidazioni al reparto amministrativo.

Le occasioni di miglioramento riguardano prevalentemente tutte le volte in cui l’ufficio Finance deve gestire la trasferta e spiegare al dipendente come utilizzare gli strumenti di pagamento e rendicontazione delle spese.

È qui che il software di contabilità deve agire, rendendo il pagamento e la nota spese più semplici ed automatici.

2) Contabilità automatica

Migliorare la contabilità è l’obiettivo primario di un software per la gestione delle spese aziendali che si rispetti, e come farlo se non incentivando la contabilità automatica?

Ad esempio, un buon software di contabilità è in grado di gestire pagamenti ricorrenti come quelli per abbonamenti o funzioni acquistabili online.

Oppure, un software contabile dovrebbe essere in grado di salvare in automatico le ricevute di trasferte in Italia o all’estero direttamente in un sistema digitale e centralizzato, in modo che possano venir catalogate tramite OCR e consultate in futuro. Una semplice ricerca testuale o per anno sostituirà quelle che in passato erano lunghissime ore passate a sfogliare archivi cartacei.

Quindi, contabilità automatica non significa soltanto possibilità di svolgere operazioni complesse – azione che può essere messa in atto anche tramite un comunissimo foglio di lavoro Excel – ma anche andare ad agire in quei lavori manuali che abitualmente portano via molto tempo agli operatori umani.

3) Integrazione con software di gestione aziendale

Una buona comunicazione tra reparti passa anche da una buona integrazione tra software. Infatti non sempre il gestionale aziendale già in uso soddisfa le aziende anche dal punto di vista della contabilità. Spesso si ricorre a un software di gestione spese esterno, che quindi deve obbligatoriamente integrarsi alla perfezione con il gestionale aziendale. Sono fondamentali le sincronizzazioni dei dati a due vie (quindi raccogliendo le modifiche che vengono fatte in ognuno dei due software e inviandole all’altro) e la possibilità di creare record che vengono aggiornati in automatico, per evitare ritardi di sincronizzazione e quindi potenziali errori.

4) Scalabilità

Un’azienda nasce con una dimensione, e la speranza è che vada incontro a una crescita costante. Un buon software di contabilità deve essere in grado di gestire un numero di operazioni e di record scalabili, con la possibilità di incrementare lo spazio in cloud se necessario, oppure di inserire più carte di pagamento collegate alla console di monitoraggio dei flussi di denaro.

La scalabilità di un software è importantissima perché se si dovesse rendere necessario durante la vita aziendale passare da un piccolo software a un altro più massiccio, la migrazione potrebbe diventare un onere ulteriore. Meglio scegliere bene fin da subito ed evitare quest’onere.

5) Integrazione con carte di pagamento

Inutile tergiversare: un software di gestione delle spese aziendali deve essere in grado di integrarsi anche con il sistema di pagamento che viene fisicamente utilizzato dai dipendenti.

Spesso infatti capita di avere dei software di gestione spese estremamente completi e dettagliati, in grado di stilare report e di abbozzare bilanci di esercizio, di emettere fatture e pre-impostare le buste paga e molto altro.

L’unico problema di questi software è che, purtroppo, non sono in grado di registrare i flussi di cassa delle carte di credito assegnate ai dipendenti. Il motivo può essere semplicemente che la carta di credito è uno strumento bancario, e non sempre l’istituto di credito concede l’integrazione con il software aziendale. Bisogna quindi che l’Amministrazione da un lato scarichi l’estratto conto, dall’altro faccia il match con le varie spese previste, inserite in nota spese dai dipendenti, oppure fatturate ai fornitori.

Questo è un passaggio in più che molte aziende pensano sia obbligato, ignorando il fatto che esistono delle carte di pagamento connesse a doppio filo a dei software, come nel caso della carta prepagata aziendale Soldo, i cui movimenti vengono registrati in digitale in automatico e in tempo reale e inviati alla web console Soldo.

6) Funzionalità extra

Ormai le funzioni di un buon software di gestione delle spese aziendali non si limitano solo alla mera contabilità, ma investono tutte le spese aziendali.

Ecco quindi che un software di gestione come Soldo è in grado di erogare non solo carte di pagamento, ma anche una carta carburante con contabilità dedicata e possibilità di visualizzare le fatture elettroniche. Inoltre, sempre Soldo offre anche la possibilità dell’archiviazione sostitutiva di scontrini e ricevute da parte dei dipendenti in trasferta… semplicemente, attraverso una foto dallo smartphone e il caricamento nell’app Soldo.

Inoltre, un buon software di gestione spese, che quindi gestisce anche le carte di pagamento, dovrebbe consentire anche la creazione di carte bonus per il welfare aziendale, di carte usa e getta o carte virtuali. Queste ultime infatti massimizzano la sicurezza dei pagamenti online e limitano al massimo grado il rischio di furti.

Automazione contabile e integrazione con il tuo gestionale: scopri la web console Soldo

L’alternativa più smart e integrata oggi sul mercato per la gestione delle spese aziendali è Soldo. Soldo non è una banca e non offre un conto corrente business, ma si integra perfettamente al conto aziendale già esistente e al tuo gestionale aziendale. Il suo sistema di semplificazione della contabilità si basa su una combinazione di carte di pagamento nominali da consegnare a ogni dipendente, app che consente ai dipendenti di caricare le foto di ricevute e scontrini e caricare i giustificativi di spesa in tempo reale, e infine una web console.

Soldo web console: come funziona

È proprio la web console di Soldo la vera rivoluzione dei software di gestione dei pagamenti aziendali. Da un’unica interfaccia è possibile:

• monitorare i flussi di spesa;
• assegnare budget di spesa alle singole carte dei singoli dipendenti;
• verificare in tempo reale quanto stanno spendendo i dipendenti e come;
• ricaricare le carte prepagate live;
• creare report personalizzati;
• archiviare documenti fiscali;
• gestire spese di trasferta, note spese e spese di rappresentanza;
• creare carte virtuali e/o usa e getta;
• creare dei Wallet per gestire le diverse valute utilizzate in trasferta.

Scopri come passare al livello di contabilità successivo, con la web console di Soldo

Per il reparto di amministrazione Soldo è la soluzione che ottimizza la gestione dei flussi di cassa e la gestione prima, durante e dopo le trasferte dei dipendenti. Infatti, non solo Soldo consente di fornire una carta di pagamento a ogni dipendente, ma consente anche ai dipendenti di caricare tutti i documenti per la nota spese direttamente nell’app Soldo. Infine, da una web console sarà possibile monitorare e gestire i flussi di denaro, assegnandoli ad ogni carta, controllando le varie spese e le categorie di spesa, impostando dei blocchi e molto altro.

La soluzione Soldo si abbina al tuo conto corrente aziendale per darti tutti gli strumenti di cui hai bisogno per una vita amministrativa più smart, automatizzata e serena.

L’app Soldo è la soluzione per ogni azienda. Prova gratis le carte Soldo a partire da oggi!