Business travel policy: significato e metodi di gestione

Viaggia in serenità, con le regole giuste e aggiornate, e con una Soldo in tasca

Stabilire le travel policy di spesa prima di effettuare i viaggi aziendali è sempre una buona norma. Ma non solo: è anche una prassi aziendale piuttosto diffusa per la gestione delle spese di trasferta, che ha trovato negli anni la sua concretizzazione in un documento ormai noto come “travel policy”. I vantaggi sono tangibili: una buona politica di spesa fa risparmiare tempo e risorse all’azienda, oltre a contribuire a proteggere da frodi e scarsa compliance.

In questo articolo verranno approfonditi i passaggi per organizzare una business travel policy adeguata, come strutturarla e quali sono i punti che caratterizzano solitamente questa tipologia di documenti.

Oltre a ciò vedremo alcuni consigli pratici e distinguo da tenere in mente al momento della stesura della travel policy. Infine verrà proposto un esempio di come ci si può servire dei cambiamenti della normativa fiscale in direzione della digitalizzazione dell’attività di rendicontazione, grazie al sistema Soldo, integrato di carte prepagate e web console+app.

Definizione di travel policy

La travel policy è il documento aziendale che disciplina le regole che i dipendenti devono seguire per i viaggi di lavoro ed i rimborsi delle spese. Una buona travel policy deve essere chiara, di facile comprensione, conosciuta da tutti i dipendenti dell’azienda, seguita attentamente in ogni sua parte.

La business travel policy è un documento importante perché in esso viene espressa la cultura aziendale su temi quali la fiducia e il grado di responsabilizzazione dei dipendenti, che ha inizio dal rispetto delle regole di spesa.

In generale, la travel policy aziendale è un documento composto da vari capitoli che trattano l’approccio generale verso i viaggi di lavoro e le spese di trasferta, i livelli autorizzativi, le modalità di prenotazione dei servizi di viaggio, l’uso dei mezzi di pagamento, i massimali di spesa e le procedure amministrative di rimborso.

Essa deve riflettere sia gli accordi presi nei contratti di lavoro che le regole fiscali e le buone prassi di controllo di gestione.

Business travel policy: cosa contiene la procedura per i viaggi aziendali

La travel policy rappresenta quindi un documento ad uso e consumo dei dipendenti che delinea le procedure, i principi e le pratiche da adottare in caso di viaggio per lavoro.

Contiene, indicativamente:

• La disciplina di rimborso delle trasferte di lavoro;
• Le regole per la trasferta in Italia e la trasferta all’estero;
• Il dettaglio sulla gestione del rimborso spese dipendenti e il rimborso spese professionisti;
• Le voci di spesa ammesse per i membri del team e le relative soglie massime.

Tale documento è importante perché chiarisce fin dall’inizio quanto i dipendenti possono destinare alle voci di spesa previste, come i pasti e i km percorsi. Esso definisce anche per cosa non possono essere utilizzati i fondi, in modo da evitare che vi siano future controversie.

Come scrivere la business travel policy

Pur con una certa dose di variabilità, a seconda delle caratteristiche dell’azienda che le adotta, le travel policy aziendali seguono solitamente una struttura comune che prevede la scrittura di varie sezioni:

• I principi guida: in questa sezione vengono elencati brevemente i principi fondamentali che guidano le politiche adottate, tra cui in primis la volontà di semplificazione e di risparmio delle risorse;
• Le procedure: in cui si descrive – possibilmente offrendo esempi utili a facilitarne la comprensione – come attuare in pratica la gestione dei viaggi e delle spese relative. In questa sezione si possono trovare norme relative alla prenotazione dei viaggi, ad esempio quanto tempo prima bisogna acquistare il biglietto d’aereo o del treno;
• Procedure pratiche di rendicontazione: ad esempio come gestire la nuova rendicontazione elettronica e come usare gli strumenti di pagamento o i software che semplificano l’integrazione del regime di rendicontazione digitale;
• La tipologia dei rimborsi prescelti dall’azienda; se ad esempio adottare la tipologia di rimborso analitico o il rimborso forfettario e in quali casi usare una invece che l’altra tipologia;
• I massimali di spesa: ovvero quanto ogni dipendente può spendere per le diverse voci previste nel rimborso delle spese di viaggio, quanto può spendere al giorno o quanto può spendere in base ad altri parametri.

La figura del travel manager

Non sempre, ma spesso all’interno della travel policy aziendale è compresa anche la definizione del ruolo del Travel Manager o Travel Mobility Manager. Si tratta in genere di una figura con il compito di controllare che tutti i documenti di viaggio siano in regola, oltre che dell’amministrazione dei viaggi in generale, e della gestione degli eventi con i clienti, generalmente in ambito di promozione aziendale e di spese di rappresentanza.

Si potrebbe designare il travel manager anche del compito di strutturazione della travel policy business, e soprattutto della sua “manutenzione” nel tempo: infatti la travel policy è un documento delicato, quindi da sottoporre a riscritture in caso di necessità. È importante ricordare che, una volta che una buona travel policy è stata realizzata, è necessario diffonderla tra i dipendenti e favorire il passaggio di conoscenze quando arrivano nuove leve in azienda. Oltre a questo, è importante mantenere la policy aggiornata a nuove prassi, nuove linee guida aziendali, o anche nuove tecnologie presenti sul mercato, che possano facilitare la gestione delle spese di trasferta e di viaggio.

Viaggi aziendali: consigli per una business travel policy efficace

Il consiglio che precede qualsiasi altro è quello di adattare la travel policy alle esigenze, alla natura e alla mission dell’azienda.

La travel policy per essere efficace deve essere a disposizione di tutti e comprensibile a chiunque: è fondamentale che essa non sia un documento oscuro e aperto a fraintendimenti.

Una parte fondamentale della comunicazione della policy consiste nell’assicurarsi che le procedure di viaggio siano descritte in modo da essere facilmente comprensibili.

La formazione dei dipendenti è quindi cruciale, così come i corsi di aggiornamento per viaggiatori regolari, trasfertisti e nuovi lavoratori – che si tratti di dipendenti o liberi professionisti.

Inoltre, talvolta può succedere che siano le stesse persone incaricate di verificare la correttezza delle applicazioni delle norme a non conoscere la travel policy abbastanza bene per applicarla loro stessi e per farla applicare agli altri. Aziende di ogni dimensione possono quindi considerare di istituire delle figure professionali dedicate come il travel manager.

Le policy dovrebbero anche essere rese accessibili per eventuali dubbi dei dipendenti sull’intranet aziendale, in una bacheca o in qualsiasi posto che renda possibile verificare di persona quale sia la procedura corretta da mettere in atto.

Innovare è la parola d’ordine, ma bisogna evitare anche l’eccesso contrario. La travel policy aziendale deve rispecchiare i cambiamenti che avvengono dentro e fuori dall’azienda, oltre al suo core business.

I cambiamenti più frequenti sono inevitabilmente quelli normativi, di cui un esempio recente è rappresentato dalla digitalizzazione delle spese documentate.

Abbiamo anche l’introduzione dell’obbligo della fatturazione elettronica, la possibilità di conservazione sostitutiva dei documenti di viaggio, ma anche l’introduzione sul mercato di nuove tecnologie in grado di contabilizzare parzialmente in automatico, semplificando così la gestione da parte del reparto amministrativo. Se a questo vantaggio si unisce anche la possibilità di consegnare a ogni dipendente una carta prepagata nominale contenente esattamente l’importo necessario per effettuare le spese di cui il dipendente o il libero professionista ha bisogno, allora siamo di fronte alle carte prepagate aziendali di Soldo.

È ovviamente consigliabile trovare il giusto compromesso evitando che il documento venga modificato eccessivamente senza effettiva necessità ma anche lasciar passare troppo tempo senza aggiornarlo per evitare che questo diventi più un intralcio che un importante aiuto nella gestione delle spese aziendali.

Con le tecnologie emergenti che automatizzano alcuni processi di viaggio, uno sguardo annuale alla travel policy dell’azienda potrebbe ricordare di eliminare i punti che non sono più pertinenti o necessari.

Allo stesso tempo, ogni azienda dovrà assicurarsi che le policy vengano continuamente perfezionate, affrontando tendenze come quelle relative alla sharing economy, che sembrano offrire ampie potenzialità in termini di diminuzione dei costi.

Non solo viaggi d’affari: travel policy come cultura aziendale

La business travel policy va calibrata rispetto alla natura dell’azienda, per un controllo delle spese ottimale. Aziende di grandi dimensioni potrebbero necessitare di una travel policy pensata ed elaborata appunto per lo spostamento di un gran numero di impiegati.

In questi casi, un documento ben fatto riduce i costi per la formazione dei dipendenti. Infine, la cosa più importante per chiunque sia coinvolto nella redazione della travel policy è quella di incentivare e facilitare il rispetto delle procedure istituite dalla travel policy in conformità con la cultura aziendale.

La strategia della gamification, ad esempio potrebbe funzionare bene in una piccola start-up con una cultura aziendale rilassata e dinamica; mentre mostrare i dati positivi e negativi sul rispetto delle regole da parte dei singoli dipendenti o dipartimenti, potrebbe risultare l’approccio vincente in una grande azienda con un ambiente competitivo, come le multinazionali.

Però, attenzione: indipendentemente dalla cultura aziendale, l’attenzione sulla conformità rimarrà importante come modo principale per risparmiare denaro per l’azienda e semplificare il lavoro dei viaggiatori.

La soluzione di Soldo per ottimizzare la gestione dei viaggi aziendali

Una business travel policy all’avanguardia non può fare a meno di Soldo: né un conto corrente, né una carta di credito, Soldo si configura fin da subito come l’alleato migliore per chi deve gestire molte spese e le affida ai propri dipendenti.

Le carte prepagate aziendali Soldo offrono un grado di personalizzazione elevato e gestito direttamente dall’azienda, la quale può stabilire alcune caratteristiche della carta a seconda del lavoratore a cui essa viene affidata.

Le personalizzazioni possibili riguardano la modalità di utilizzo, i limiti geografici e i massimali di spesa giornalieri, settimanali e mensili. Le carte possono essere attivate anche solo per una specifica trasferta, diminuendo di fatto la possibilità di frode o di utilizzo improprio e rispondendo ai criteri di univocità del dato tanto importanti in contabilità.

Regole nuove, all’avanguardia e di lungo termine: ecco come Soldo gestisce il business travel

Le carte Soldo, offrendo la possibilità di imporre un massimale di spesa, evitano che il dipendente o il collaboratore ecceda la soglia prestabilita dalla travel policy e, di conseguenza, permettono di rispettare i massimali aziendali da essa stabiliti. In più, è possibile riconciliare facilmente le spese effettuate con i giustificativi spesa, dato che tutte le informazioni vengono raccolte direttamente dalla carta prepagata aziendale Soldo e inviate a una web console. Il lavoro dell’amministrazione risulta notevolmente snellito: le spese possono venire visualizzate, organizzate in gruppi, cartelle, report, e anche dotate di tag “parlanti” che consentano di recuperare spese del passato o ricercarle con maggiore facilità.

Oltre a ciò, uno dei grandi vantaggi offerti da Soldo consiste nel tracciamento e nella successiva riconciliazione di tutte le spese, semplificando di molto l’attività di rendicontazione delle spese di viaggio.

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Capire come scrivere e come gestire nel tempo una business travel policy è un affare di sicuro non immediato. Alcuni consigli di governance possono aiutare per generare un documento dal valore duraturo, e per consentire di gestire le pratiche più soggette a controversie interne, ad esempio i rimborsi, in un modo più efficace.

In generale, una soluzione integrata e digitale come Soldo consente un controllo delle spese più smart e rapido, ed è anche più semplice da comunicare ai dipendenti. Infatti, basta dotare i propri dipendenti o liberi professionisti di una carta prepagata nominale Soldo, che viene ricaricata con un importo esatto e limita in modo automatico la spesa per alcune categorie merceologiche.

In più, con la web console e l’app gestione spese aziendali connesse alle carte Soldo potrai tracciare in tempo reale tutte le spese dei singoli possessori di carta.

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