Rimborso spese per professionisti: strategie di gestione

Rimborso spese professionisti: come funziona

Il rimborso delle spese di cui un libero professionista o dipendente può fare richiesta riguarda una moltitudine di costi sostenuti per poter portare a termine l’incarico assegnato, dalle spese di viaggio a quelle di alloggio, dalle spese di vitto alle più generiche spese di rappresentanza. Ma quali sono le diverse casistiche e i profili fiscali di ciascuna di esse, qual è la possibilità di applicare eventuali agevolazioni fiscali e come gestire il tutto con Soldo?

Come si richiede il rimborso spese?

L’ammontare esatto del rimborso spese del professionista dipende da diversi fattori, come la tipologia di spese e, in seguito, la modalità del relativo rimborso spese. I rimborsi spese possono ad esempio essere deducibili, addebitabili in fattura, o infine assolti in maniera analitica o forfettaria.

Quindi, prima di formulare una richiesta di rimborso spese, è opportuno che i professionisti conoscano alcuni concetti di base.

Rimborso spese professionisti: definizione e tipologie

Il rimborso spese per i professionisti si configura come una restituzione da parte del cliente del denaro speso nel portare a termine il lavoro. È bene fare una distinzione tra spese prepagate, di cui si fa carico il cliente, e spese sostenute dal professionista, che possono essere effettuate in nome e per conto del cliente oppure no.

Spese prepagate dal committente

Questa tipologia di spesa prevede che il committente o cliente paghi vitto, alloggio o altre spese al professionista che ha ingaggiato, in via anticipata; le spese prepagate non vengono considerate come compenso del professionista e quindi questi non deve riportarle in fattura.

Perché una spesa ricada sotto questa casistica è necessario che il documento che attesta la spesa sia intestato al cliente e non al professionista, anche se nello stesso è possibile fare riferimento al professionista che ha usufruito del servizio. Ad esempio, nel caso di costi di viaggio, e più in particolare in caso di prestazioni alberghiere, la prenotazione di una camera deve essere fatta a nome del professionista che usufruisce della stessa, ma sulla fattura dell’albergo è necessario riportare il nome del cliente come intestatario della spesa.

Spese effettuate a nome e per conto del cliente

Il libero professionista è solito anticipare per il committente alcune spese, che vengono sostenute a nome o per conto del cliente e hanno un profilo fiscale diverso sia dalle spese sostenute direttamente dal committente per il professionista, come quelle viste sopra, che da quelle sostenute dal professionista nello svolgimento del suo incarico.

Un tipico esempio di queste spese anticipate sono le tasse e le imposte, che il professionista paga anticipatamente per conto del cliente. Questa tipologia di spesa è fiscalmente neutra, ovvero non contribuisce all’imponibile del professionista (come vedremo nel dettaglio più avanti). Infatti il rimborso per questo tipo di spesa non viene considerato come compenso e non prevede la ritenuta d’acconto.

Spese collaterali

Le spese sostenute dal professionista riguardano anche le spese ‘collaterali’ che il professionista deve affrontare nel portare a termine il servizio richiesto dal cliente, come ad esempio le spese di vitto o le spese di trasferta, nel caso in cui sia il professionista a sobbarcarsi la spesa in un primo momento. La differenza tra questo caso e il caso in cui è il cliente ad anticipare le spese consiste nel diverso intestatario della documentazione di spesa: nell’evenienza trattata in questo paragrafo l’intestatario è il professionista, mentre nel caso di spese anticipate, come abbiamo visto, l’intestatario è il cliente.

Tipi di rimborsi spese professionisti

Una seconda distinzione importante è quella tra rimborso forfettario, analitico o misto, che valgono indistintamente per spese effettuate in Italia e all’estero.

Rimborso forfettario

Il rimborso forfettario corrisponde ad un ammontare generico stabilito dall’azienda in accordo con il professionista. È considerato a tutti gli effetti come facente parte del suo compenso, quindi è soggetto ad IVA e gode della possibilità di deduzione parziale delle spese (al 75% se l’importo non supera il 2% dei compensi annui). Il vantaggio del rimborso forfettario consiste nel fatto che il professionista non deve preoccuparsi di raccogliere tutta la documentazione di spesa, fatture e giustificativi.

Come si calcola il rimborso forfettario?

Come detto, l’ammontare del rimborso forfettario è stabilito di concerto tra l’azienda e il professionista. Va ricordato che per questa categoria di rimborsi spese, l’indennità massima giornaliera è pari a 46,48€, per le trasferte in territorio nazionale, e a 77,47€ per quelle effettuate all’estero. In caso le spese in questione superino tali valori, i rimborsi andranno tassati, mentre la deducibilità delle spese per l’azienda è illimitata.

Rimborso analitico

Per ottenere un rimborso analitico è necessario che il professionista raccolga tutta la documentazione riguardante l’ammontare della spesa che ha effettuato nell’esercizio della propria professione e relativa al servizio richiesto dall’azienda. Il rimborso analitico è da considerarsi reddito imponibile, con la possibilità per il professionista di godere della deduzione delle spese integrale, come si legge nell’articolo 54.

Per quanto riguarda la deducibilità aziendale, è necessario distinguere tra le spese inerenti a viaggi e trasporti, la cui deduzione delle spese è illimitata, e le spese di vitto e alloggio fino a 180,76€ per l’Italia e di 258,23€ per l’estero, che sono deducibili fino al 75% dell’ammontare totale.

Rimborso misto

Il rimborso misto o generico prevede che una parte delle spese inerenti all’attività svolta sia rimborsata secondo il metodo analitico e un’altra sotto forma di indennità forfettaria.

Se si utilizza il metodo di rimborso analitico delle spese, è possibile che l’azienda paghi un’ulteriore indennità forfettaria esente da tassazione nel limite di 30,99€ al giorno per le trasferte in Italia e 51,65€ per quelle all’estero. La tipologia di rimborso analitico è pari a 2/3 di quello previsto dal rimborso forfettario.

Quali sono le spese non imponibili (art. 15 del DPR 633/72)

Vi sono alcune spese relative alla prestazione professionale che non andranno a creare reddito imponibile: si tratta di specifiche spese previste dall’articolo 15 del DPR 633/72, e che riguardano in genere l’anticipazione di spese molto specifiche relative alla prestazione, come gli interessi di mora o le penalità per ritardi o altre irregolarità, il valore normale dei beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono, tranne quelli la cui cessione è soggetta ad aliquota più elevata.

Infine abbiamo nella categoria delle spese escluse dal calcolo dell’imponibile anche il rimborso delle anticipazioni fatte in nome e per conto della controparte, purché regolarmente documentate, e la rivalsa dell’imposta sul valore aggiunto.

Come fatturare i rimborsi spese per professionisti

È opportuno indicare in fattura tutti i dettagli utili per identificare la voce di spesa, ad esempio “rimborso forfettario spese di viaggio” oppure “rimborso analitico spese di rappresentanza”, e così via, per maggiore trasparenza.

Per quanto riguarda le spese escluse dall’art. 15, esse andranno espressamente indicate con il codice N1 (esenti IVA); è in generale consigliabile inviare al cliente anche l’apposita documentazione per attestare l’entità di tali spese.

Come fatturare le spese vive: l’imposta di bollo

Per quanto riguarda l’imposta di bollo, come chiarisce la risposta all’interpello n.491/2021 dell’Agenzia delle Entrate, la fattura elettronica dovrà contenere anche l’imposta di bollo di 2€, se le anticipazioni siano relative a spese e non a tributi (sia che contenga importi soggetti ad IVA che esenti art. 15 DPR 633/72).

Come viene tassato il rimborso spese

Il rimborso forfettario è sempre soggetto ad IVA e può essere dedotto al 75% se l’importo non supera il 2% dei compensi annui. Il rimborso inizia a essere tassato quando supera i 46,48€ giornalieri, per le trasferte in territorio nazionale, e a 77,47€ per l’estero.

Il rimborso analitico costituisce interamente reddito imponibile, e se siamo di fronte a un rimborso misto prevalentemente analitico (almeno per ⅔), la restante quota forfettaria di ⅓ è esente da tassazione nel limite di 30,99€ al giorno per le trasferte in Italia e 51,65€ per quelle all’estero.

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