Regali aziendali per dipendenti e clienti: facciamo chiarezza

Omaggi e regali aziendali: come ottimizzare le spese con le carte prepagate Soldo

Voce importante nell’ambito della gestione delle spese aziendali, i regali aziendali sono uno di quegli ambiti nei quali occorre prestare una grande attenzione in fase di fornitura ma anche di contabilità, per non sbagliare la rendicontazione e garantire una piena deducibilità della spesa.

Se sei un’azienda di grandi dimensioni, o in alternativa se spendi una cifra consistente per il tuo bilancio in spese di rappresentanza, qui troverai tutte le informazioni che ti servono per una gestione più chiara e smart.

Gestire i regali aziendali – e capire quali sono i migliori regali da fare ai propri dipendenti – diventa più facile se si ha una visione completa della situazione, e soprattutto se si conoscono gli strumenti di pagamento più completi e aggiornati come Soldo.

Regali e omaggi aziendali: welfare o spese di rappresentanza?

La prima importante distinzione che serve fare quando si parla di regali aziendali o omaggi aziendali è: si tratta di beni corrisposti ai dipendenti in natura, ad esempio il classico cesto di natale, oppure parliamo di omaggi consegnati ai propri clienti e fornitori in occasioni di promozione della vita aziendale?

Si tratta di una distinzione molto importante perché va a configurare la categoria di spesa aziendale nella quale questi omaggi aziendali rientreranno.

Definizione di “spese di rappresentanza”

È l’Agenzia delle Entrate a dare una definizione completa ed esaustiva delle spese di rappresentanza. Si definiscono come tali “le spese per erogazioni a titolo gratuito di beni e servizi, effettuate con finalità promozionali o di pubbliche relazioni e il cui sostenimento risponda a criteri di ragionevolezza in funzione dell’obiettivo di generare benefici economici per l’impresa”.

Quindi, innanzi tutto va conservata la caratteristica della gratuità: la spesa di rappresentanza non deve mai prevedere una compensazione da parte del ricevente. Infatti l’obiettivo primario di queste spese dev’essere quello di consolidare i rapporti promuovendo e pubblicizzando il marchio o le politiche commerciali della società. In sostanza, la spesa deve essere inerente all’attività aziendale e alle sue policy. Infine, l’omaggio deve dimostrarsi congruo rispetto al fatturato.

Il caso dei regali aziendali di natale

La questione del cesto di natale è molto dibattuta, e di norma torna in auge poco prima di ogni periodo natalizio. Potrebbe trattarsi di spesa di rappresentanza, visto che anche se il cesto non contiene prodotti promozionali dell’azienda, comunque promuove l’immagine dell’azienda e le arreca un beneficio, per quanto secondario? Questi sarebbero infatti i requisiti di promozione e congruità per le spese classificate come “di rappresentanza”.

Nel caso del cesto di Natale, la situazione è particolare: se è afferibile alla categoria di spese di rappresentanza, può comunque apparire come omaggio aziendale se rimane entro i 50 euro, mentre se supera tale cifra torna una spesa di rappresentanza.

Se invece non è classificabile come spesa di rappresentanza ed è un omaggio aziendale (e quindi risponde più alla categoria fiscale delle erogazioni liberali a favore dei dipendenti) allora bisogna considerare la soglia dei 258,23 euro. Entro tale soglia infatti si deduce la spesa al 100%. Se la cifra corrisposta al dipendente come omaggio aziendale è più alta, si applicano le soglie previste dal decreto legislativo 147/2015, articolo 9.

Dato che molte aziende, per questione d’immagine, scelgono unicamente regali di buona qualità, è importante ribadirlo: un aspetto importante da considerare è il fatto che i beni e servizi oltre i 258,23 euro per periodo di imposta vengano integralmente considerati parte dell’imponibile.

In sostanza, se si eccede anche solo di pochi euro, l’intera somma concorrerà al reddito imponibile, e non solo la parte eccedente.

Vengono considerati all’interno di questa fattispecie tutti i beni ed i servizi offerti a titolo gratuito al dipendente o alla sua famiglia, a patto che non rientrino nelle previsioni dell’articolo 100 del T.U.I.R.

Gli omaggi aziendali agli eventi

È evidente che quando si parla di omaggi aziendali consegnati dall’azienda ai propri fornitori o clienti (e in qualche caso anche dipendenti) il discorso è diverso.

Gli omaggi aziendali, che possono essere ad esempio dei gadget consegnati in determinati eventi per i potenziali clienti, sono finalizzati alla pubblicità del brand, e possono avere il logo o i colori dell’azienda, oppure essere articoli promozionali prodotti effettivamente da essa.

Omaggi e regali aziendali: i requisiti fiscali

Per poter ottenere i benefici fiscali accennati sopra, e quindi anche la deducibilità delle spese di rappresentanza, è fondamentale che le spese per omaggi aziendali siano sempre accompagnate dai relativi giustificativi (scontrini e fatture fiscali, che attestino il tipo di spesa effettuato e il relativo importo).

Se l’omaggio deve essere spedito, è bene che sia rilasciato un documento di trasporto (DDT), necessario per procedere alla rendicontazione mensile dell’omaggio.

Semplificare i regali aziendali per dipendenti con Soldo

Gestire le spese per omaggi aziendali personalizzati richiede attenzione: il reparto amministrativo contabile infatti deve acquisire, organizzare e archiviare tutta la documentazione relativa a questi costi di rappresentanza, così da procedere con la compilazione della nota spese e il conseguente processo di rendicontazione.

Per agevolare la pianificazione e il controllo delle spese aziendali, l’uso di carte aziendali come le prepagate Soldo può rivelarsi ideale.

Le carte prepagate aziendali di Soldo permettono infatti di stabilire limiti di spesa e budget personalizzati per ciascuna carta, e questo agevola il controllo dei pagamenti effettuati per acquistare omaggi aziendali: è sufficiente impostare un budget prestabilito, oltre il quale la carta non erogherà più denaro. È inoltre possibile definire specifiche categorie di acquisto per le carte, per assicurarsi che i fondi vengano effettivamente utilizzati solo per l’acquisto degli omaggi aziendali concordati.

In più, le spese possono essere monitorate in tempo reale: grazie all’utilizzo di un’app di gestione spese aziendali, ad ogni transazione si riceverà una notifica sul proprio smartphone con tutti i dati relativi all’acquisto appena effettuato, senza bisogno di andare a scomodare un servizio clienti o un home banking. Per ogni spesa effettuata con la carta prepagata saranno acquisite informazioni relative al settore merceologico, all’esercente, all’importo, alla data e al cambio valuta. Tutte caratteristiche molto utili per chi ambisce a ricercare il miglior prezzo per un prodotto acquistato come regalo aziendale.

La riconciliazione è semplificata grazie alla possibilità di allegare la documentazione fiscale alla relativa transazione tramite app. Conservare gli scontrini relativi agli omaggi acquistati risulterà quindi più facile e immediato, sia in formato digitale semplice, sia per la conservazione sostitutiva, grazie alla convenzione che consente a Soldo di inviare scontrini e ricevute direttamente all’Agenzia delle Entrate.

Si tratta di un sistema innovativo, che porta benefici sostanziali a tutto il ciclo di lavoro e quindi della produttività, anche grazie alla possibilità di integrarlo facilmente con i software di contabilità aziendale.

Soldo è l’alleato che cercavi per monitorare in tempo reale le spese aziendali

Che si tratti di un cesto natalizio, di una gift card, di una spesa di rappresentanza, poco importa: con la soluzione Soldo è possibile combinare un set di carte prepagate con una comodissima web console, in grado di monitorare ogni pagamento live e di ricaricare ogni carta dipendente in pochi clic. L’amministrazione può così caricare il denaro sufficiente per l’incaricato di gestire i regali aziendali, di modo che non serva chiedere una preautorizzazione ogni volta.

Scopri il sistema smart delle carte di pagamento Soldo

In più, Soldo – che non è una banca e non è una carta di credito – rispetto a una carta di credito business consente di sfruttare tutti i vantaggi di una prepagata: la flessibilità, il costo ridotto, la rapidità di emissione, la maggiore sicurezza in caso di furto o smarrimento, ma anche la possibilità di collegarsi a una web console e a un’app per vedere cosa accade al budget per i regali aziendali in tempo reale.