Nota spese: cos’è e come semplificarla

Trasferte e viaggi di lavoro, cene con i clienti, acquisti per conto dell’azienda… tutte tipologie di spesa, i cui pagamenti sono anticipati dal dipendente, sono soggetti a rimborso, previa compilazione di una nota spese. La gestione delle note spese aziendali, la rendicontazione e la raccolta di giustificativi e ricevute fiscali si rivelano spesso attività laboriose per i reparti amministrativi che, per eseguirle, devono spesso sottrarre tempo e produttività a incarichi più cruciali.

Vediamo nel dettaglio le caratteristiche di una nota spese perfetta e come digitalizzarla con Soldo.

Cos’è la nota spese?

La nota spese è il documento che i dipendenti compilano per chiedere il rimborso delle spese sostenute durante una trasferta e anticipate per conto dell’azienda. Non esiste un vero e proprio standard, ma ogni società utilizza un format cartaceo o digitale che i lavoratori sono chiamati a osservare secondo tempistiche e modalità prestabilite.

La compilazione delle note spese avviene spesso in maniera manuale, il che implica margini di errore legati a imprecisioni e tempi tendenzialmente lunghi. Uno studio condotto dall’Istituto Piepoli per Soldo su un campione di 400 PMI italiane ha dimostrato che un dipendente dedica alla compilazione della nota spese una media di circa 3 ore al mese.

La nota spese perfetta? Parte dai dati

Al di là delle differenze formali tra i layout aziendali e iter procedurali, esistono delle informazioni fondamentali che devono essere presenti in ogni documento, se si vuole redigere una nota spese perfetta:

• Riferimenti dell’azienda: ragione sociale e indirizzo della società a cui si richiede il rimborso spese
• Dati anagrafici del dipendente o collaboratore: nome, cognome e tipologia di contratto in essere (dipendente, consulente, stagista…)
• Data e luogo: periodo relativo alle spese sostenute e luogo della trasferta o del viaggio
• Natura e ammontare della spesa: elenco dei costi sostenuti suddivisi per categoria (alloggio, ristorante, mezzi di trasporto…)
• Eventuali annotazioni: note e chiarimenti utili ad agevolare il lavoro dell’amministrazione.

Oltre alle informazioni appena descritte, è d’obbligo allegare scontrini, ricevute e giustificativi dei costi sostenuti, per documentare in modo inoppugnabile le spese ed evitare che non vengano riconosciute dall’amministrazione.

Esistono, però, anche dei costi che non sono facilmente documentabili, come mance, parcheggi, pagamenti effettuati con app o condivisi con altri soggetti… per tutti questi è consigliabile fornire un’autodichiarazione in calce al documento, con descrizioni precise della tipologia di spesa sostenuta.

Qualora la nota spese includa viaggi e spostamenti con mezzi non propri, come taxi, aereo, treno e mezzi pubblici, è sufficiente allegare il biglietto o la ricevuta; un caso a parte è rappresentato dai viaggi con mezzi propri. In queste circostanze il rimborso non è solo per il carburante ma anche per i chilometri percorsi, come consultabile nelle tabelle ACI.

Nota spese e contabilità: 3 passaggi necessari

L’iter di compilazione della nota spese per una trasferta o per un viaggio passa per 3 step fondamentali:

1. Stesura: Il dipendente o collaboratore compila il documento e allega i giustificativi.
2. Controllo: L’amministrazione verifica il documento, controlla gli importi e verifica che le spese sostenute rientrino nelle policy aziendali e che i conti siano corretti.
3. Inserimento: I dati, qualora siano convalidati, vengono inseriti nella contabilità dell’azienda prima di poter autorizzare il rimborso.

Nota spese: quali sono i problemi comuni?

Molte aziende registrano ancora le note spese su fogli di calcolo, si affidano alla raccolta cartacea dei documenti e organizzano scontrini e ricevute in modo spesso approssimativo. Questo può esporle a diverse problematiche:

• Informazioni incomplete ed errori

In una gestione contabile approssimativa e ancora analogica, l’errore e l’incompletezza dei dati sono il primo problema da risolvere. Documenti non digitalizzati, consegnati a mano e scontrini illegibili o mancanti aumentano la mole di lavoro a carico delle amministrazioni e sono una pratica da abbandonare.

• Attribuzione delle spese

Il lavoro di gestione e registrazione delle note spese è opera di diversi attori: dai dipendenti che compilano la documentazione e i contabili che devono interpretarla e registrarla fino al responsabile amministrativo che approva i rimborsi. Lavoratori poco precisi caricano le spese in modo improprio, e per l’amministrazione risulta difficile cercare di incasellare il tutto nei diversi centri di spesa. Anche in questo caso, come accennato in precedenza, il lavoro richiede più tempo del necessario e, conseguentemente, più denaro.

• Gestione del denaro contante

Non sempre il dipendente è chiamato ad anticipare le spese. Talvolta l’azienda mette a disposizione del contante per viaggi e trasferte, in modo da non rendere troppo oneroso l’anticipo. Questo dà adito a ulteriori problematiche nella gestione delle note spese. Può capitare, infatti, che il lavoratore superi il budget, il che comporta possibili complicazioni nella compilazione dei documenti per il rimborso spese dei dipendenti in busta paga, incomprensioni con la contabilità, operazioni non correttamente registrate… Anche in questo caso ci sono delle conseguenze sul piano dell’organizzazione del lavoro.

• Mancato controllo sulle spese

La nota spese viene consegnata dai collaboratori a distanza di tempo dal momento di esecuzione della transazione e spesso passa al vaglio dell’amministrazione dopo diversi giorni dalla consegna. Ne consegue che, soprattutto in caso di spese di trasferta, si perdono informazioni importanti – per esempio, il dipendente non ricorda esattamente a cosa corrisponde una data ricevuta, o ne ha smarrite alcune.

• Difficoltà con i pagamenti online

Nel panorama attuale esistono servizi che si prenotano e pagano in maniera virtuale. Il dipendente che anticipa le spese per conto dell’azienda si trova a dover usare una carta di credito personale, ammesso che che ne abbia una. Ma le difficoltà a livello di gestione delle note spese in questo ambito sono ancora molteplici: secondo quali modalità è possibile giustificare tali costi?

Esempio di nota spese

Di seguito vediamo un esempio di nota spese, è possibile scaricare questo template per nota spese a questo link.

Nota spese perfetta e automatizzata con Soldo

Al di là di formati diversi e regole di compilazione, la tecnologia viene in aiuto quando si tratta di automatizzare la nota spese, per rimuovere le problematiche sopra esaminate.

Soldo, in particolare, offre una soluzione integrata e innovativa per digitalizzare la nota spese, grazei ad un sistema costituito da:

• Carte di pagamento Mastercard® che l’azienda fornisce ai dipendenti, e che agevolano la pre-compilazione della nota spese
• App mobile per monitorare le transazioni e dettagliarle con foto degli scontrini, per un’archiviazione ordinata e sicura
• Web console per il controllo centralizzato e in tempo reale di carte e movimenti, e per elaborare report avanzati

Quali sono i vantaggi di Soldo per automatizzare le spese?

1. Permette il controllo puntuale dei pagamenti effettuati dai dipendenti

Soldo offre carte di pagamento per le spese aziendali, abilitate a pagamenti presso punti di vendita fisici e online. Questo sistema permette all’amministrazione di risparmiare tempo e rende più autonomi i dipendenti nelle spese aziendali.

2. Elimina gli anticipi di cassa a carico del dipendente

I collaboratori possono utilizzare la carta di pagamento per effettuare in autonomia pagamenti per conto dell’azienda. Le carte multiutente Soldo garantiscono alle aziende flessibilità e agilità nelle procedure amministrative, assicurando costante monitoraggio.

3. Controlla in tempo reale le spese dei dipendenti

La web console Soldo permette di verificare in tempo reale le spese effettuate con ogni carta. Un grande vantaggio per il comparto finanziario in termini di tempo e lavoro, oltre che un deterrente per i dipendenti nell’addebitare all’azienda costi extra. Soldo consente inoltre di impostare regole e limiti di spesa personalizzati per ogni carta, procedura che rende ancora più efficiente il processo.

4. Archivia digitalmente scontrini e ricevute

Il dipendente può caricare, attraverso l’app di Soldo, le foto degli scontrini e delle ricevute. Il comparto amministrativo può tenere tutto sotto controllo attraverso la dashboard, beneficiando di una notevole accelerazione del lavoro di recupero e catalogazione dei giustificativi.