Auto aziendali ad uso promiscuo: come funziona questo benefit per i dipendenti

Cosa significa auto aziendale ad uso promiscuo?

L’automobile è una delle agevolazioni più interessanti che un’azienda possa offrire ai propri dipendenti. Con l’espressione “ad uso promiscuo” si fa riferimento a veicoli che l’azienda prende a noleggio a lungo termine o in leasing, un vantaggio sia per i dipendenti che per l’azienda, dal momento che l’auto può essere utilizzata anche al di fuori dell’orario di lavoro, dunque anche per scopi personali. Da qui il termine promiscuo, che viene utilizzato per indicare come il veicolo venga utilizzato sia come auto aziendale che come auto personale; le due modalità di impiego vengono sostanzialmente accorpate.

In entrambi i casi, il dipendente non deve farsi carico dei costi relativi all’acquisto o alla manutenzione. Questi costi vengono coperti dall’azienda che, dall’altro lato, gode di una serie di vantaggi fiscali.

L’auto ad uso promiscuo è diversa dall’auto in pool

Diverso è il caso in cui l’auto venga lasciata in azienda. In questa circostanza, si parla di “auto in pool”: l’auto resta a disposizione di diversi dipendenti e viene affidata secondo necessità e senza alcuna forma di esclusività (un tipico esempio è quello delle cosiddette flotte aziendali). In questo caso il dipendente non può utilizzare l’auto per motivi personali, nel proprio tempo libero né nei giorni festivi, mentre l’azienda gode di alcuni vantaggi fiscali limitati.

In questa categoria, come nella categoria delle auto ad uso promiscuo, non sono contemplati gli automezzi ad uso esclusivamente strumentale, che godono a loro volta di un regime fiscale proprio della loro categoria.

Fleet management: chi se ne occupa?

Per assicurarsi un corretto utilizzo dei veicoli di proprietà dell’azienda, il fleet management (ovvero la gestione della flotta aziendale) è affidato al fleet manager, una figura esperta nella supervisione di costi e servizi legati al parco auto aziendale.

Le funzioni principali del fleet manager includono:

• Definizione del budget necessario all’amministrazione del parco auto
• Gestione dei rapporti con le società di noleggio o leasing
• Acquisto di auto aziendali
• Gestione dei costi aggiuntivi (manutenzione ordinaria e straordinaria)
• Analisi e creazione di un piano spostamenti casa-lavoro (PSCL)

Quest’ultima mansione rientra nel Decreto Rilancio, convertito in Legge il 17 luglio 2020, secondo cui la figura del Fleet Manager dev’essere prevista per tutte le aziende sulla soglia dei 100 dipendenti con sede in un capoluogo di Regione, una Città metropolitana, un capoluogo di Provincia o in un Comune con una popolazione di almeno 50.000 abitanti. Lo scopo è quello di favorire la riduzione dell’utilizzo dei mezzi di trasporto privati e individuali in favore della promozione di una mobilità più sostenibile.

Qual è la normativa di riferimento?

L’attuale normativa, modificata dal 1° luglio 2020, considera l’utilizzo dei veicoli aziendali ad uso promiscuo come parte della retribuzione del dipendente. L’articolo 51 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR) sancisce infatti il principio di onnicomprensività, per il quale ogni bene o servizio o somma di denaro attribuito al dipendente deve rientrare in busta paga ed essere tassato di conseguenza. Inoltre, la Legge afferma che “tutte le somme di servizi e beni dati al dipendente in ragione del rapporto di lavoro sono tassati”.

Sono però previste delle eccezioni, come quella della macchina aziendale concessa al dipendente ad uso promiscuo.

A quanto ammonta la tassazione per le macchine aziendali ad uso promiscuo?

Prima della modifica del 1° luglio 2020, si stimava che ogni auto a uso promiscuo venisse utilizzata al 30% per uso privato. Ai fini fiscali, le tasse venivano quindi calcolate sul 30% dei km annui (stimati dall’Agenzia dell’Entrate a 15 mila km totali), calcolato sulla base del costo chilometrico indicato nelle tabelle ACI. Le tabelle con i valori per effettuare il calcolo vengono pubblicate sulla Gazzetta Ufficiale o sul sito ACI alla fine di ogni anno.

Dopo il 1° luglio 2020, la percentuale di utilizzo privato dell’auto aziendale cambia: le tasse che il dipendente deve pagare corrispondono ad una percentuale che varia in base alle emissioni di anidride carbonica dell’auto:

• Emissioni di CO2 non superiori a 60g/km: 25%
• Emissioni di CO2 tra 60 e 160 g/km: 30%
• Emissioni di CO2 tra 160 e 190 g/km: 50%
• Emissioni di CO2 superiori a 190 g/km: 60%

Tale percentuale va poi moltiplicata per il costo al km dell’auto in questione. É dunque chiaro che l’intento della nuova normativa è quello di scoraggiare l’acquisto e utilizzo di auto con emissioni superiori a 190 g/km.

Come calcolare i benefit per dipendenti in busta paga?

I km ad uso personale moltiplicati per il costo al chilometro forniscono come risultato il benefit per dipendenti annuale. Questa cifra deve poi essere divisa per 12, ovvero il numero di mensilità annuali. In questo modo si ottiene il valore mensile da inserire in busta paga, ed è sulla base di quest’ultima che dipendente ed azienda pagano i contributi e le ritenute IRPEF solo per i mesi di effettivo uso promiscuo del veicolo. La tassazione dipende da vari fattori, tra cui la tipologia di mezzo di trasporto.

Alla luce delle modifiche normative, è dunque più conveniente per le aziende consegnare ai propri dipendenti un’auto aziendale ad uso promiscuo oppure non fornire auto e privilegiare invece un rimborso chilometrico?

Per rispondere alla domanda è consigliabile stilare delle simulazioni di costo dettagliate, che prendano in considerazione anche la possibilità o meno di deducibilità delle spese e la vantaggiosità di una carta carburante per facilitare la rendicontazione dei costi di gestione dei singoli veicoli.

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Compilare la nota spesa mensile non è più necessario perché, grazie all’app intuitiva, i dipendenti scattano una foto della ricevuta e inseriscono i dettagli della transazione, quali informazioni utili, note e voci di spesa, direttamente sulla app. Inoltre, a seguito dell’abolizione delle schede carburante, il benzinaio potrà inviare una fattura elettronica direttamente all’aziende dopo ogni acquisto di carburante.​

E una volta ricevuto il resoconto di tutte le transazioni effettuate in tempo reale, il reparto amministrativo potrà riconciliare in automatico le fatture elettroniche relative all’acquisto carburante e generare un documento riepilogativo, senza perdere tempo in calcoli manuali.