Gestione dei costi aziendali: la soluzione è Soldo

Le falle al controllo delle spese e alla gestione dei costi aziendali nelle PMI italiane

Anticipi di cassa, rimborsi spese, controllo dei costi sostenuti dai dipendenti… Tutti elementi da monitorare in modo preciso e puntuale per un corretto controllo delle spese e per una gestione dei costi ottimale. Sulla carta sembra tutto semplice e lineare ma all’atto pratico si verificano spesso casi di insufficiente controllo delle spese. Da acquisti non autorizzati a mancati anticipi di cassa, da budget di viaggio in eccesso non restituiti, fino a un’errata allocazione delle spese aziendali… L’analisi dei costi di un’azienda porta alla luce un sistema che ha alcune falle da aggiustare, per non creare dispersione di budget.

All’interno dello studio indipendente condotto da Istituto Piepoli nel report Soldo PMI Spend Management Report 2018, su 300 responsabili finanziari di PMI italiane e 100 dipendenti, è emerso uno scenario di gestione dei costi aziendali poco efficace ed efficiente, che porta a un controllo delle spese talvolta manchevole.

Traducendo in cifre risulta che:

•         Quasi il 62% delle PMI deve fare un lavoro macchinoso di controllo delle spese e di utilizzo delle carte di credito, per risalire a quali acquisti sono stati effettuati a da chi, all’interno del network aziendale.
•         A quasi 1 dipendente su 5 è capitato di fare spese in eccesso o per esigenze personali, utilizzando i soldi della società .
•         Per i viaggi in Paesi con valuta estera, in media il 9% del budget in contanti non utilizzato dal dipendente in trasferta non viene recuperato dall’azienda.

Il controllo delle spese non identificate rappresenta una sfida impegnativa per il comparto amministrativo. Alla fine di ogni mese, i team finanziari sono responsabili della corretta allocazione delle spese, per garantire che ogni centesimo sia contabilizzato nel modo giusto, ma spesso questi costi aziendali invisibili creano grossi problemi.

Il problema è molto sentito nelle PMI italiane, che non sono disposte a perdere parte del loro budget durante i flussi di gestione delle spese.

Ecco qualche dato:

•         L’ 81% delle piccole e medie imprese non è disposto a non allocare correttamente nei report mensili il denaro speso per esigenze aziendali.
•         Il 13% delle PMI è disposto a lasciare come non correttamente allocate solo una piccola parte delle spese, tra l’1 e il 5%.
•         Il 4.5% è disposto a lasciare tra il 5 e il 10% delle spese aziendali non correttamente allocate alla fine di ogni mese.

Emerge in maniera evidente che le aziende siano preoccupate circa il controllo delle spese in capo a dipendenti, dipartimenti e consulenti esterni.

Andando a fondo della questione la domanda è: quanti dipendenti ammettono di aver speso denaro aziendale in situazioni non autorizzate? Quanti hanno effettuato spese eccessive con i soldi dell’azienda?

Il fenomeno delle spese autorizzate è molto diffuso. Il 17% dei dipendenti, infatti, spende denaro dell’azienda quando non dovrebbe.

La questione, però, non si ferma solo alle spese eccessive o non autorizzate. Un problema ulteriore è costituito da quelle non riconciliate ovvero le spese di cui non si trova il responsabile e che quindi non vengono allocate in modo corretto, ragione per cui, come citato qualche riga più in su, molte aziende mettono in conto di non assegnare il corretto centro di costo a una percentuale più o meno rilevante di costi sostenuti.

“Risulta quanto mai necessario implementare strumenti di controllo e gestione delle spese, soprattutto in un’ottica di riduzione dei costi aziendali. Sembra che ci sia davvero spazio per ampi miglioramenti nel rafforzare questo processo e recuperare notevoli dispersioni di budget, che si attesta tra il 10 e il 15%, per 1 azienda su 4.”

Strumenti efficaci per la gestione delle spese e il controllo dei costi: la soluzione è Soldo

Soldo è il sistema di carte prepagate che consente alle aziende di gestire le spese e i flussi di denaro in modo efficiente:

• Carte di pagamento per effettuare gli acquisti aziendali in modo veloce e smart
• App mobile per dettagliare le transazioni e acquisire versioni digitali degli scontrini
• Web console per controllare le carte, monitorare le spese e definire i budget
• Funzioni di reportistica avanzata e integrazione con il sistema di contabilità aziendale

Con una forza lavoro sempre più mobile che opera in un ambiente globale, serve un sistema chiaro e semplificato che consenta ai dipendenti di spendere facilmente da un account aziendale senza un lungo processo di reporting, effettuare conversione di valute estere e consentire il recupero di denaro inutilizzato.

Si tratta di un punto focale nel ciclo di gestione delle spese che potrebbe avvantaggiare enormemente tutto il personale che viaggia, garantendo una riduzione dei costi aziendali.

“La distribuzione di carte prepagate smart ai dipendenti, oltre a semplificare l’iter di tracciamento e ad agevolare l’analisi dei costi, rappresenta l’opportunità di rafforzamento del senso di fiducia e di autonomia nei beneficiari, e di controllo in tempo reale da parte dei team finanziari, che verranno agevolati nel loro lavoro di rendicontazione e recupero dei crediti residui. La trasparenza paga!”

Come fa Soldo a contribuire al controllo dei costi e alla gestione delle spese?

1.    Permette ai dipendenti di effettuare i pagamenti aziendali, tenendo tutto sotto controllo

Si tratta di una carta prepagata per le spese aziendali: dai pagamenti dei dipendenti in trasferta alle spese online. Questo sistema fa guadagnare tempo all’amministrazione e rende più autonomi i dipendenti nelle spese per conto dell’azienda.

2.    Elimina gli anticipi di cassa

Evitando l’anticipo di cassa ai dipendenti non si corre il rischio che il denaro venga utilizzato per spese non strettamente aziendali o che venga smarrito/derubato. Attraverso il suo sistema di carte prepagate individuali le aziende guadagneranno in autonomia, flessibilità e otterranno un risparmio di tempo e denaro.

3.    Traccia / monitora / controlla in tempo reale le spese dei dipendenti

Quando un dipendente effettua una spesa, l’amministrazione può controllare in tempo reale attraverso l’app Soldo. Questo permette uno snellimento dei flussi aziendali e una facilitazione del lavoro del comparto finanziario, oltre che a una minore dispersione di denaro.

4.    Imposta i limiti di spesa per ogni dipendente

Impostando i limiti di spesa per ogni dipendente, in base alle spese che dovrà effettivamente sostenere, consente un migliore controllo dei costi e limita la dispersione del budget.

5.    Tieni traccia di ricevute e scontrini delle spese effettuati dai dipendenti

La dashboard di Soldo fornisce automaticamente i dettagli sulle spese dei dipendenti (annotazioni e foto di scontrini/ricevute), ciò consente una migliore gestione delle spese e una facilitazione per l’amministrazione.