Digitalizza i tuoi documenti con il sistema di conservazione sostitutiva aziendale

Cosa si intende per conservazione sostitutiva?

Dalle aziende private fino agli enti della Pubblica Amministrazione, tutti producono documenti che sono tenuti a conservare secondo delle regole precise. Ma in una fase di costante innovazione tecnologica, perché non avvalersi dell’aiuto della digitalizzazione per conservare i documenti in modo più sicuro e più semplice da consultare, ovunque ci si trovi? È per rispondere a questa richiesta che aziende e imprese pubbliche ricorrono sempre più spesso a servizi di conservazione sostitutiva.

Se il termine conservazione indica l’attività volta a custodire i dati nel tempo, il termine conservazione sotitutiva si riferisce all’attività di proteggere e custodire quegli stessi dati, ma in una modalità diversa da quella utilizzata finora, sostituendo al formato cartaceo quello digitale ed elettronico.

Con il termine conservazione sostitutiva, infatti, ci si riferisce alla procedura informatica volta a garantire la validità legale nel tempo “di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti […] intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica”, come chiarito nella deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004.

Secondo l’art. 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale, sono soggetti a conservazione sostitutiva tutti i documenti informatici con validità legale, giuridica o amministrativa di cui sia possibile garantire l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità. Tra questi figurano:

• dichiarazioni fiscali (dichiarazione dei redditi, modello 730)
• bilanci aziendali (registri IVA, stato patrimoniale dell’azienda)
• fatture, ricevute e scontrini fiscali
• libri contabili
• contratti
• fatture elettroniche

Inoltre, per una conservazione a norma di questi documenti, il Codice dell’Amministrazione digitale suggerisce di nominare un responsabile per aggiornare e monitorarele attività di conservazione in maniera valida e trasparente.

Quali sono i vantaggi della conservazione sostitutiva?

Come nel caso dei processi di dematerializzazione, una corretta conservazione sostitutiva non si riferisce soltanto all’eliminazione dei documenti cartacei con una versione elettronica, perché il vero cambiamento sta nella possibilità di rendere documenti e informazioni accessibili in maniera più semplice e intuitiva.

Tra i principali vantaggi, quelli che rappresentano tale cambiamento sono:

• Reperibilità dei documenti: accessibili in formato digitale, i documenti sono facilmente reperibili e consultabili online;
• Autenticazione del documento in tempo reale: attraverso la firma digitale un documento può essere validato senza la necessità di recarsi fisicamente presso l’ente di competenza;
• Risparmio di denaro: in particolar modo il risparmio sui costi di stampa e sulla gestione di archivi cartacei, soprattutto nel caso in cui alcune normative impongano che i documenti originali siano conservati per diversi anni;
• Risparmio di tempo: le incombenze amministrative sono ridotte e i processi sono più agili per garantire una migliore produttività.
• Recupero di spazi fisici: non è necessario conservare una versione cartacea dei documenti digitalizzati e validati.

Qual è la normativa in vigore per aziende e Pubbliche Amministrazioni?

L’Agid, l’Agenzia per l’Italia Digitale, ha predisposto l’adozione obbligatoria delle normative che regolano la conservazione sostitutiva dei documenti digitali a partire da gennaio 2022. Dalla stessa data sono in vigore anche le Linee Guida sul processo di gestione dei documenti informatici, “suddivise in tre fasi principali che si distinguono per complessità, impatto, natura, finalità e/o effetto, anche giuridico, alle quali corrispondono approcci metodologici e prassi operative distinte”:

• Formazione dei documenti informatici
• Gestione documentale
• Conservazione

A partire da questa data dunque, Pubbliche amministrazioni e imprese private sono tenute ad adeguarsi alle nuove norme, nominando una figura interna responsabile della conservazione che ne curi l’aggiornamento periodico, e dotandosi di un manuale di conservazione che illustri nel dettaglio i sistemi adottati nella conservazione dei documenti informatici.

Che differenza c’è tra conservazione sostitutiva e archiviazione elettronica?

Benché questi due termini vengano spesso utilizzati come sinonimi e associati alla stessa pratica, il loro significato è ben diverso.

Se con conservazione sostitutiva ci si riferisce alla raccolta e alla protezione di documenti in formato digitale con validità legale certificata nel tempo, l’attività di archiviazione sostitutiva (o archiviazione digitale) fa soltanto riferimento all’atto di memorizzazione di qualunque tipo di documento esistente in formato digitale o elettronico, che questo abbia valore legale e giuridico oppure no, all’interno di uno spazio digitale dedicato.

In un certo senso, la conservazione sostitutiva è il passaggio successivo all’archiviazione e/o dematerializzazione dei documenti.

Come funziona la conservazione sostitutiva dell’Agenzia delle Entrate?

Non solo aziende private: la conservazione sostitutiva si estende anche all’Agenzia delle Entrate. L’obbligo di fattura elettronica infatti, introdotto dalla Legge di Bilancio 2018, è entrato in vigore in Italia dal 1° gennaio 2019, e le regole per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche sono definite nel provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018 pubblicato dall’Agenzia delle Entrate.

Per supportare gli operatori Iva, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione diversi servizi gratuiti per trasmettere e ricevere le fatture elettroniche, per conservarle nel tempo in maniera sicura e inalterata, nonché per consultare e acquisire la copia originale.

Il servizio di conservazione elettronica dell’Agenzia delle Entrate

L’agenzia delle Entrate fornisce un servizio gratuito di conservazione elettronica tramite la homepage del portale “Fatture e Corrispettivi”.

Accedendo alla sezione conservazione sarà possibile visualizzare il Manuale del servizio di Conservazione (che riporta tutte le caratteristiche tecniche del processo di conservazione eseguito sulle fatture) e dell’Accordo di servizio, tramite il quale tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso il Sistema di Interscambio saranno registrate in conservazione elettronica in maniera automatica.

Conservazione sostitutiva per aziende: semplificala con Soldo

Secondo l’art. 2220 del Codice Civile, le ricevute di pagamento, giustificativi cartacei ed estratti conto “devono essere conservati per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione”, ma organizzare e conservare una grande quantità di documenti fiscali non è certo la soluzione migliore in un mondo, quello delle imprese, che si avvale sempre più spesso di soluzioni digitali ed elettroniche.

Grazie al servizio di Conservazione Sostitutiva integrato all’interno della piattaforma Soldo, il reparto amministrativo aziendale può finalmente eliminare il processo di archiviazione e catalogazione delle ricevute cartacee e semplificare la riconciliazione delle fatture in pochi clic.

Come funziona?

Una volta effettuata una transazione, i dipendenti dovranno semplicemente fotografare la ricevuta, caricarla all’interno della app nella sezione dedicata alla Conservazione Sostitutiva per archiviarla automaticamente e in pochi istanti. Il sistema creerà una copia digitale del giustificativo, con gli stessi dati contenuti nella versione fisica, garantendone la piena validità legale.

Vuoi sfruttare le funzionalità e i benefici della Conservazione Sostitutiva integrata in Soldo? Contattaci e ci occuperemo noi dell’attivazione. Da quel momento, tutte le ricevute fotografate relative alle carte di pagamento degli utenti e allegate nell’app Soldo verranno automaticamente archiviate.

Nel caso in cui fosse necessario recuperare i giustificativi, basterà accedere ai documenti archiviati attraverso il portale di Conservazione Sostitutiva, utilizzando le credenziali fornite da Soldo al momento dell’attivazione.