Come ottenere la deducibilità dei costi taxi per i viaggi di lavoro

La deducibilità dei costi del taxi per i viaggi di lavoro

Hai preso il taxi per spostamenti dovuti alla tua attività lavorativa? Oppure l’ha fatto un libero professionista che ora sta chiedendo il rimborso?

Qualunque sia il caso, in questa guida vedremo come migliorare la gestione delle spese aziendali, per arrivare alla corretta deducibilità dei costi del taxi, anche per una corsa minima.

Mezzo di spostamento privilegiato quando si tratta di muoversi velocemente, senza perdere tempo, il taxi ha bisogno però di qualche attenzione in più nella rendicontazione rispetto ad altri mezzi. Mentre spesso è incontrovertibile il fatto che un biglietto aereo sia inerente all’attività lavorativa, per il taxi serve qualche accortezza e attenzione ulteriore.

Vedremo come il sistema Soldo consenta di svolgere queste verifiche senza sforzi aggiuntivi da parte dell’amministrazione.

Trasferte di lavoro e costi del taxi: le casistiche

Ci sono tre fattori da tenere in considerazione per calcolare i costi del taxi e la loro deducibilità per i diversi attori coinvolti. I fattori sono:

• Il tipo di rapporto lavorativo che lega il lavoratore e l’azienda (dipendente o libero professionista);
• La modalità con cui le spese per il taxi vengono rimborsate a chi le ha svolte;
• La sussistenza o meno della “trasferta”;
• La modalità di pagamento del taxi.

Considereremo qui di seguito i costi del servizio taxi per i dipendenti e i liberi professionisti che si recano in trasferta, quindi che modificano la propria abituale sede lavorativa per un tempo ridotto, con un viaggio avente la caratteristica di occasionalità.

1) Rimborso spese di taxi per i dipendenti/aziende

L’azienda può scegliere di rimborsare in due modi le spese di taxi e trasporti per il proprio dipendente. O attua un rimborso spese forfettario, e quindi consegna al dipendente una quota di denaro a forfait da spendere per le proprie necessità durante il viaggio di lavoro (nel caso si conoscano le tariffe fisse dei taxi, questo scenario è di più facile realizzazione), oppure può optare per un rimborso spese analitico.

In questo secondo caso, il taxi viene pagato dal dipendente a proprie spese, come anche altri importi correlati al viaggio, e successivamente viene richiesto all’azienda un rimborso di tutti i costi sostenuti. Servirà al dipendente una nota spese nella quale indicare analiticamente tutto ciò che è stato pagato, con relativi dettagli sulla categoria merceologica e una ricevuta che attesti ciascuna spesa, fondamentale soprattutto se il taxi non ha tariffe predeterminate.

La documentazione va conservata dall’azienda in formato cartaceo oppure in archiviazione sostitutiva per un tempo massimo stabilito per legge.

Una terza opzione è il rimborso misto, che prevede un connubio di entrambe le modalità.

In tutte e tre queste situazioni, se il costo della corsa del taxi è esplicitamente indicato come tale, in quanto trasporto pubblico è esentasse e deducibile al 100% dall’azienda.

2) Per i liberi professionisti

Quando si parla di professionisti, è opportuno fare una distinzione: chi è in regime forfettario non può dedurre nessuna spesa, quindi nemmeno il costo aggiuntivo per il taxi.

O meglio, i professionisti in regime forfettario hanno un coefficiente di redditività associato al proprio codice ATECO, e in base a questo codice ATECO vengono calcolate (in modo forfettario) le spese deducibili dall’imponibile.

Ad esempio, prendiamo un consulente aziendale con codice ATECO 70.22.09 e di conseguenza il coefficiente di redditività del 78%. Indipendentemente dalle spese che ha sostenuto durante le sue consulenze, questa percentuale verrà applicata ai suoi ricavi, e da questo calcolo si otterrà il suo reddito imponibile.

Se invece il professionista opera in regime ordinario, i costi del taxi vengono dedotti integralmente – ricordando sempre però che ci riferiamo a trasferte, quindi a viaggi occasionali e temporanei aventi altra destinazione dal Comune di lavoro abituale. Il pagamento della corsa di un taxi all’interno del Comune in cui ha sede l’attività lavorativa, infatti, è considerato totalmente indeducibili ai fini Irpef.

Altro aspetto importante da considerare: è possibile che il cliente paghi in anticipo le spese per il professionista (in questo caso, la corsa in taxi) – e in tal caso si parla di spese prepagate.

Addebito in fattura al cliente delle spese per il taxi dei professionisti

È possibile anche che il professionista anticipi di tasca propria e successivamente chieda un rimborso. Tre sono le opzioni:

• Nel caso di rimborso, e se il professionista si intesta i costi del taxi in questione, si può optare per un rimborso spese forfettario con il proprio cliente; in questo caso, le cifre da rimborsare saranno riportate nella fattura intestata al cliente con l’assoggettamento ad IVA, IRPEF e ritenuta d’acconto, in quanto parte dell’onorario. Queste spese saranno deducibili dal professionista solo per il 75% ed entro il 2% dei compensi annui percepiti;
• In alternativa si può chiedere un rimborso analitico, indicando in fattura le voci di spese di viaggio, e in questo frangente sono interamente deducibili (Legge n. 81/2017 art. 54, co. 5 del TUIR);
• Invece, se le spese sono state sostenute in nome per conto del cliente, dovranno essere riportate in fattura ma non saranno assoggettate ad IVA, IRPEF, INPS o ritenuta d’acconto.

“Ricordiamo sempre che si parla sempre di deducibilità per partite IVA in regime fiscale ordinario, mentre la deducibilità di eventuali quote destinate a necessità di trasporto non vale per i forfettari.”

3) Dipendenti o professionisti con carte di pagamento aziendali

Può capitare che l’azienda opti per una terza via, molto più comoda e gestibile: dotare ognuno dei propri dipendenti e professionisti di una carta di credito aziendale nominale. Questo da un lato consente ai professionisti di rendere ogni spesa una spesa anticipata dal cliente-azienda; dall’altro, i dipendenti possono mettersi il cuore in pace sulla questione note spese e rimborsi, e limitarsi a raccogliere le ricevute e a pagare con la carta di credito aziendale.

Sebbene venga limitato l’onere del rimborso a chi si occupa di contabilità, la carta di credito ha comunque alcuni svantaggi, come:

• La difficoltà per l’emissione a ogni singolo dipendente o libero professionista;
• I costi elevati;
• Le difficoltà legate a furto o smarrimento;
• L’elevato livello di fiducia che deve esserci tra lavoratore e azienda;
• La necessità comunque di dover conservare ricevute e scontrini, compresa in qualche caso la fattura elettronica.

Un passaggio fondamentale per la deducibilità delle spese taxi per un professionista

È fondamentale che il professionista sappia dimostrare che i costi del taxi sono stati sostenuti in maniera inerente rispetto alla propria attività lavorativa.

Per questo è così importante conservare ricevute e scontrini, fatture elettroniche e ogni altro elemento della spesa per il taxi che possa dare l’idea della correlazione.

In alternativa, poiché il calcolo per le spese per i taxi è deducibile se inerente al reddito professionale, anche il rilascio del semplice tagliando che riporti il numero di taxi, la data e l’importo pagato può essere sufficiente.

Un altro modo per mostrare l’inerenza da parte del professionista è il riaddebito al cliente in fattura. In caso di accertamento da parte delle autorità, verrà verificato che l’orario e il giorno in cui la spesa è stata effettuata siano consoni a motivi lavorativi, e verrà richiesto di fornire delle prove che la trasferta sia stata effettuata per lavoro e non per altri scopi.

In sostanza, poco importa la modalità di rimborso scelta (con addebito in fattura analitico, forfettario, o con spesa prepagata dal cliente e carta di pagamento fornita in anticipo al professionista): si avrà in ogni caso la necessità di conservare tutta la documentazione possibile.

Ecco perché la soluzione più smart e intuitiva è una sola: la gestione automatica.

Automatizzare la deducibilità dei costi del taxi con Soldo

Soldo viene in aiuto alla tua azienda con delle carte prepagate aziendali che evitano ai professionisti e ai dipendenti l’anticipo delle spese per taxi e mezzi di trasporto.

Soldo non è una carta di credito e non è un conto corrente, ma molto di più

Con Soldo infatti è possibile:

• Consegnare a ogni dipendente una carta prepagata aderente al circuito Mastercard;
• Iscriversi al servizio online in meno di una giornata lavorativa, dopodiché emettere nuove carte in pochi secondi e a costi più contenuti delle carte di credito;
• Ricaricare ciascuna carta con un importo previamente concordato;
• Visualizzare tutte le transazioni effettuate, dai costi taxi alle spese per il vitto, su una web console;
• Caricare ricevute, fatture elettroniche e scontrini direttamente con una foto e un upload sull’app Soldo. Se ne può occupare direttamente il professionista o il dipendente!
• Inviare automaticamente i documenti di spesa in conservazione sostitutiva a norma, in un servizio che Soldo offre in ottemperanza alle direttive dell’Agenzia delle Entrate;
• Mantenere tutti i dati su ogni pagamento memorizzati in digitale, e ricercabili anche in futuro (ad esempio inserendo nel motore di ricerca “costi taxi”).

Non perder tempo calcolando i rimborsi ai dipendenti per le spese taxi! Scopri Soldo

La deducibilità dei costi del taxi non è sempre chiara, soprattutto ai business piccoli o nati da poco. Per questo è importante avere ben chiara la differenza tra rimborsi analitici, forfettari, addebito in fattura, addebito a nome del cliente, spese prepagate e simili. Soldo è una carta prepagata aziendale dall’emissione semplicissima, che aiuta i business di diverse dimensioni ad automatizzare tutto il possibile, alleggerendo il carico della contabilità.

Anche i costi del taxi diventano gestibili in un batter d’occhio, grazie al comodo sistema di pagamento+foto allo scontrino+invio all’archiviazione sostitutiva. Non serve nemmeno perdere tempo per gestire un rimborso!

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