Come fare una fattura elettronica: creazione, invio e conservazione

Scopri come fare una fattura elettronica, come e quando inviarla, e quali sono le pratiche da seguire per conservarla correttamente

Grazie ai sempre più diffusi principi di dematerializzazione e digitalizzazione nei processi aziendali, la compilazione di una fattura elettronica è oggi obbligatoria per tutti i contribuenti appartenenti al regime forfettario che abbiano percepito compensi oltre i 25mila euro nell’anno precedente (obbligo che verrà esteso a tutti i contribuenti del medesimo regime fiscale a partire dal 1º  gennaio 2024).

È relativamente semplice emettere una fattura elettronica ed inviarla ai propri clienti, a patto di conoscere la procedura corretta e le norme in vigore. Scopri come creare una fattura elettronica, quali dati sono necessari, quali sistemi sono disponibili sul mercato e quali di essi si adattano meglio alle aziende o ai liberi professionisti.

Diverse soluzioni consentono di creare con poca fatica una fattura in XML e inviarla ai clienti, anche gratuitamente. Ci sono anche diversi modi per semplificare l’emissione e la conservazione sostitutiva delle fatture aziendali, che vedremo nel corso di questa breve guida.

Come preparare una fattura elettronica

Per preparare una fattura elettronica è innanzitutto necessario avere accesso ad un dispositivo con connessione a internet, nonché un software abilitato all’invio di fatture elettroniche.
A seconda del software o della metodologia prescelta per emettere la fattura, la procedura sarà diversa. In generale, tutti i software abilitati presentano un’interfaccia più o meno intuitiva, che consente di compilare la fattura con semplicità.

Sarà il software a “tradurre” la fattura nel formato leggibile dall’Agenzia delle Entrate, ovvero il formato XML. È possibile anche creare manualmente un file XML, ma è una procedura abbastanza complessa, soprattutto per il reparto contabilità di un’azienda che deve gestire un grande numero di documenti.

Come emettere e inviare una fattura elettronica: i dati da inserire

Per la compilazione, è fondamentale richiedere al proprio cliente il codice destinatario a 7 cifre oppure il suo indirizzo PEC. Se il cliente fornisce un indirizzo PEC, in fattura andrà indicato nel campo “destinatario” un codice di 7 zeri (0000000).

Il ‘codice destinatario’ è reperibile sulla propria pagina personale nel sito dell’Agenzia delle Entrate. Per il resto della compilazione, si procede come con una fattura ordinaria, indicando:

• importo della fattura
• data di emissione e invio
• descrizione del servizio
• numero progressivo
• imponibile
• IVA
• altre imposte o esenzioni

Qual è la procedura di invio delle fatture elettroniche

È importante capire che ogni fattura elettronica viene compilata manualmente, trasformata nel formato XML dal software di fatturazione, e poi inviata (direttamente o tramite software di fatturazione) al Sistema di Interscambio (SdI). Il sistema di Interscambio predisposto dall’Agenzia delle Entrate riceve la fattura elettronica e controlla che tutti i dati fondamentali necessari siano stati inseriti.

Se i dati inseriti non sono corretti, SdI invia una notifica e annulla la fattura, che sarà dunque necessario ripetere. Se i dati sono corretti, questi vengono inoltrati direttamente al destinatario della fattura.

Quindi, dell’invio della fattura elettronica se ne occupa direttamente l’Agenzia delle Entrate, anche se è buona norma inviare una copia personalmente al cliente, per maggiore visibilità.

È necessaria la firma elettronica per la fattura elettronica?

La firma elettronica qualificata (o “firma digitale”) non è necessaria per effettuare fatture verso privati. È invece obbligatoria per le fatture verso la Pubblica Amministrazione.

A seconda del formato scelto si avrà una diversa estensione del file della fattura: sarà “.xml.p7m” se si utilizza una firma CAdES-BES, mentre resterà semplicemente come “.xml” se si utilizza una firma XAdES-BES.

Strumenti per la fatturazione elettronica

Abbiamo anticipato che ci sono diversi canali attraverso cui è possibile emettere una fattura elettronica.

Strumenti gratuiti per creare e inviare fatture elettroniche

• Attraverso la sezione “Fatture e Corrispettivi” del sito dell’Agenzia dell’Entrate. Questo sistema funziona sia per i liberi professionisti sia per le imprese, anche se non è ottimale per chi ha un numero elevato di fatture da gestire;
• Attraverso l’app FatturAE. L’app è completamente gratuita e può essere scaricata in pochi secondi attraverso tutti gli store. L’app FatturAE permette di creare la fattura elettronica e trasmetterla al Sistema di Interscambio. Il servizio è disponibile solo per liberi professionisti;
• Un software che permette di preparare la fattura senza la necessità di essere connessi. Una volta compilata la fattura elettronica, questa deve essere inviata a SdI, e per fare ciò bisogna accedere al sito dell’Agenzia dell’Entrate, alla sezione già citata “Fatture e Corrispettivi”, e cliccare su “Trasmissione”. Anche qui, il sistema va bene per liberi professionisti e imprese, ma non è molto efficiente per chi ha un alto numero di fatture;
• Il sito delle Camere di Commercio offre un ulteriore software di fatturazione e invio, ideale per le PMI.

Strumenti a pagamento per la fatturazione elettronica

Sono disponibili innumerevoli software a pagamento per la fatturazione elettronica. Da questi è possibile compilare le fatture su una interfaccia intuitiva, e inviarle con un clic a SdI.

Una notifica verrà inviata una volta che la fattura elettronica è stata inviata al Sistema di Interscambio, e in alcuni software anche quando la fattura viene accettata e quando viene consegnata al cliente.

La soluzione dei software a pagamento è generalmente la migliore per le aziende medie e medio-grandi, perché consente di fatturare rapidamente, di riconciliare con maggiore facilità e spesso anche di organizzare dei report sulla produttività.

Attenzione: verifica che il tuo software di fatturazione si occupi anche dell’archiviazione della fattura. In alternativa, dovrai attivare il servizio di conservazione gratuito sul sito dell’Agenzia delle Entrate oppure rivolgerti a un servizio a pagamento.

Cosa succede dopo l’invio della fattura elettronica?

La grande novità della digitalizzazione della fattura elettronica consiste nel sistema di Interscambio (SdI), che consente di facilitare il processo di controllo delle fatture ed evitare errori.

Il sistema infatti offre una funzione di mediazione, come una sorta di postino che riceve la fattura e la inoltra al destinatario, controllando che i dati siano giusti: ad esempio, verifica che nel file XML l’indirizzo Posta Elettronica Certificata o il codice destinatario inseriti siano esistenti e corretti.

Nel caso non fossero corretti o nel caso di un errore di altro genere, il sistema notifica a chi ha emesso la fattura l’errore attraverso un report, in cui viene specificato il campo in cui è presente lo sbaglio, che può essere così prontamente corretto.

Come funziona la fatturazione elettronica con Soldo?

La normativa richiede che per poter dedurre le spese e detrarre l’IVA degli acquisti del carburante per imprese e liberi professionisti, i pagamenti devono essere effettuati con strumenti tracciabili e devono essere riconciliati con le fatture elettroniche che diventano obbligatorie anche per questo tipo di spese.

Soldo è un fornitore di servizi di pagamento che soddisfa tali requisiti per i pagamenti effettuati con le carte carburante o con le carte prepagate aziendali. Se utilizzi già una carta Soldo, la fattura ti verrà inviata automaticamente dal fornitore e il reparto amministrativo potrà inoltrala subito a Soldo. Se invece stai utilizzando Soldo per la prima volta, puoi scaricare le fatture in blocco dal sito dell’Agenzia delle Entrate e caricarle sulla web console Soldo per facilitarne la visualizzazione e per preparare in automatico un documento riepilogativo, ai sensi dell’articolo. 6, c. 6 del DPR 695/1996.