Conservazione e archiviazione sostitutiva degli scontrini fiscali: con Soldo è più facile
Le imprese italiane stanno attraversando una fase di digitalizzazione volta a migliorare la gestione dei processi amministrativi e delle finanze aziendali. Scopri come la tua azienda può trarre beneficio dalla trasformazione digitale che, tra le diverse pratiche, adotta sistemi di archiviazione e conservazione sostitutiva dei giustificativi di spesa.
Una corretta archiviazione sostitutiva degli scontrini in azienda permette e garantisce un risparmio in termini di tempo e denaro che può essere decisivo. In tempi in cui lo smart working e il lavoro da remoto si sono diffusi capillarmente, è il momento di conoscere meglio la modalità di archiviazione più smart e digitale, ma soprattutto a norma di legge.
Cosa prevede la normativa in merito alla conservazione degli scontrini e delle ricevute fiscali?
La normativa italiana prevede che gli scontrini e le ricevute fiscali debbano essere conservati per 10 anni. In caso di controlli, infatti, l’azienda è tenuta ad esibire i giustificativi cartacei originali.
A seguito di un interpello, l’Agenzia delle Entrate ha emesso la risoluzione N. 96/E del 21/7/17 e, successivamente, la risposta N. 388 del 20/9/19. In questi documenti la normativa prevede che se un’azienda introduce un sistema certificato di archiviazione sostitutiva viene meno – ad esclusione delle eccezioni e dei casi descritti all’interno dei documenti di cui si invita in ogni caso a prendere visione – l’obbligo di conservare le copie cartacee di scontrini e ricevute.
Conservazione sostitutiva e archiviazione sostitutiva: qual è la differenza?
Archiviare e conservare: due termini che sembrano sinonimi, ma che quando si tratta di conservazione a norma assumono due diversi significati.
Col termine conservazione sostitutiva ci si riferisce alla raccolta e alla protezione di documenti in formato elettronico la cui validità è stata accertata. L’attività di archiviazione sostitutiva (o archiviazione digitale) invece fa riferimento all’atto di memorizzazione di qualunque tipo di documento esistente in formato digitale o elettronico, che questo abbia valore legale e giuridico oppure no, all’interno di uno spazio digitale dedicato.
È per questa ragione che la conservazione sostitutiva indica il passaggio successivo all’archiviazione o alla dematerializzazione dei documenti cartacei.
Come funziona un servizio di conservazione sostitutiva?
Conservare digitalmente significa “duplicare” i documenti cartacei con un equivalente documento in formato digitale. Il documento digitale è comunque conforme all’originale cartaceo e viene “bloccato” nella forma, nel contenuto e nel tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. Quindi, occorre fare una precisazione: perché lo scontrino archiviato in via digitale sia considerato valido a fini fiscali serve una piattaforma di archiviazione sostitutiva – come quella che ha integrato Soldo – che nasce con questo preciso scopo. Senza una piattaforma di archiviazione infatti non sarebbe sufficiente ai fini fiscali scattare una fotografia dello scontrino. Se ci si limita a caricare ad esempio la foto dello scontrino su un servizio di archivistica in cloud come Dropbox o Google Drive, non abbiamo infatti seguito le regole tecniche di archiviazione sostitutiva, necessarie perché la foto abbia valore a fini fiscali.
Come funziona il servizio di archiviazione sostituiva di Soldo?
Soldo è una piattaforma per la gestione e il controllo delle spese aziendali.
La sua soluzione consente alle aziende di utilizzare un conto spese multiutente che controlla preventivamente il ciclo di gestione delle spese. Carte prepagate Mastercard® e un’app intuitiva consentono di digitalizzare i dati delle transazioni e le relative informazioni nel momento in cui vengono effettuate. Si possono creare carte per dipendenti o centri spesa e ricaricarle online a costo zero, effettuare e controllare pagamenti, ricevere notifiche, allegare le foto delle ricevute, creare report e esportarli in contabilità.
Il servizio di conservazione sostitutiva è integrato nella piattaforma Soldo e permette alle aziende di alleggerire la gestione spese, sottraendole dalla necessità di conservare, per almeno 10 anni, i giustificativi cartacei da esibire in caso di controlli.
Una volta effettuato un pagamento con la carta Soldo, il dipendente carica una foto dello scontrino sull’app, che successivamente in modo automatico viene trasferita in una piattaforma dedicata, che conferisce al documento tutti i requisiti affinché sia fiscalmente valida. In caso di controlli, l’azienda dovrà semplicemente accedere, tramite la stessa piattaforma, alla copia del giustificativo, associata alle informazioni di pagamento.
