Fattura carburante: scopri la soluzione ideale per gestire e riconciliare gli acquisti carburante
Usa Soldo e ottimizza la fatturazione elettronica del carburante
Scheda carburante addio… Come anticipato, ad ogni acquisto di carburante dovrà corrispondere una fattura carburante che il benzinaio emetterà nei confronti del cliente.
Per poter emettere fattura elettronica il benzinaio dovrà conoscere:
- i dati dell’azienda (Ragione Sociale, Partita Iva, Codice Fiscale, Indirizzo, Codice destinatario) per l’intestazione;
- l’indirizzo telematico del destinatario per poterla inviare attraverso il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate
Nota: questo è vero per qualunque fattura di un fornitore italiano, non solo per il carburante.
La gestione automatica delle fatture elettroniche
Soldo è in grado di abbinare in automatico le fatture elettroniche dei tuoi acquisti carburante (inferiori a 300€) con i pagamenti fatti con le carte carburante Soldo.
In più, può generare un documento riepilogativo che ti permette di contabilizzare in una sola operazione il totale della spesa del carburante per il periodo di tua scelta, calcolando anche la detrazione IVA in funzione delle diverse aliquote.
Per fare questo è necessario che le fatture elettroniche dei tuoi acquisti di carburante (inferiori a 300€) arrivino a Soldo. Questo può avvenire in due modi:
- Il benzinaio le invia direttamente a Soldo;
- Il benzinaio le invia all’azienda (o al suo commercialista) e poi l’azienda le invia a Soldo.
1) Soldo riceve la fatturazione elettronica del carburante direttamente
Comunicando l’indirizzo telematico PEC di Soldo ([email protected]) le fatture del benzinaio arriveranno direttamente a noi e le potremo elaborare senza che tu debba fare null’altro.
Questa è la soluzione più semplice.
Però attenzione: se hai deciso di configurare l’indirizzo predefinito sul portale dell’Agenzia delle Entrate, allora le fatture verranno recapitate a questo indirizzo invece che a Soldo e quindi dovrai poi inoltrarcele per consentirci di elaborarle.
2) L’azienda riceve le fatture e poi le trasmette a Soldo
Se hai ricevuto tu le fatture elettroniche carburante (in formato XML), devi a tua volta trasmetterle a Soldo perché possa essere fatta l’elaborazione del documento riepilogativo.
L’invio a Soldo può essere fatto in più modi:
- Via mail, sia PEC che normale;
- Caricando i file sulla web console;
- Attraverso un file transfer SFTP, per le aziende con un elevato volume di fatture.
Il documento riepilogativo delle fatture carburante generato con Soldo
Una volta che tutte le fatture elettroniche del carburante saranno arrivate a Soldo, diventerà tutto semplicissimo. Saremo noi infatti a gestire il processo di riconciliazione tra pagamenti e fatture.
Tu potrai in qualsiasi momento generare un unico documento riepilogativo (che deve essere stilato ai sensi dell’articolo. 6, c. 6 del DPR 695/1996), per il periodo che sceglierai, contenente tutte le fatture elettroniche inferiori a 300€ e, in automatico, anche il calcolo per la detrazione dell’IVA secondo le diverse aliquote.
Questo documento riepilogativo sostituisce tutte le fatture elettroniche consentendo una singola contabilizzazione e può essere utilizzato dal tuo reparto Finance oppure girato al commercialista.
Tutte le fatture elettroniche ricevute da Soldo possono poi essere inviate in conservazione sostitutiva.
Come faccio a comunicare questi dati al benzinaio?
Oltre a poter comunicare queste informazioni al benzinaio, la maggior parte degli esercenti è dotata di un lettore che “vede” in automatico tutte queste informazioni tramite un codice QR in possesso dell’utente. Anche i distributori self-service sono quasi sempre dotati di colonnine in grado di leggere il tuo codice QR contenente i tuoi dati.
Quale indirizzo telematico devo usare?
Noi ti consigliamo di usare per le fatture elettroniche relative ad acquisti di carburante inferiori a 300€ e pagati con le carte Soldo sempre il nostro indirizzo telematico: [email protected].
Se hai impostato un diverso indirizzo predefinito sul portale dell’Agenzia delle Entrate, l’uso dell’indirizzo Soldo nel codice QR non comporterà nessun tipo di problema.
Continuerai a ricevere le fatture all’indirizzo predefinito e la presenza dell’indirizzo Soldo ti aiuterà ad individuare in modo più rapido le fatture relative ad acquisti effettuati con le nostre carte.
App fattura elettronica carburante e QR code
La lettura del codice QR non è altro che un modo più veloce per acquisire tutte le informazioni. Il codice QR che Soldo ti fornisce contiene tutti i dati dell’azienda così come sono registrati nel nostro sistema e contiene l’indirizzo telematico di Soldo per l’invio delle fatture elettroniche.
Può essere stampato dalla web console, oppure visualizzato dai dipendenti direttamente dall’app gestione spese aziendali di Soldo.
Anche sul portale dell’Agenzia delle Entrate è possibile generare il QR Code con i dati della tua azienda, ma in quel caso conterrà l’indirizzo telematico della tua azienda e non quello di Soldo.
Cos’è l’indirizzo telematico preferito dove ricevere tutte le fatture carburante?
L’Agenzia delle Entrate ha predisposto la possibilità di definire nel suo portale un indirizzo predefinito associato alla partita IVA di un’azienda.
Se decidi di avvalerti di questa possibilità, anche se comunicherai al fornitore un indirizzo diverso, come ad esempio quello di Soldo, questo sarà ignorato e la fattura sarà recapitata all’indirizzo predefinito.
L’indirizzo comunicato rimarrà comunque memorizzato nella fattura, aiutandoci a distinguere le fatture di pertinenza di Soldo.
Come trasmetto la fattura carburante a Soldo via mail?
Se hai ricevuto una fattura attraverso la tua PEC, allora la cosa più semplice è inoltrare direttamente il messaggio all’indirizzo di Soldo [email protected]. Puoi automatizzare il processo impostando delle regole di inoltro nella tua casella PEC.
Non ti preoccupare se invii anche delle fatture non relative agli acquisti di carburante o se invii le stesse fatture più volte: ci penserà Soldo ad estrarre solo quelle necessarie per la compilazione del documento riepilogativo delle spese.
Come carico i file sulla web console?
Le fatture elettroniche non sono altro che dei file in formato XML. Per caricarli sulla web console puoi selezionare uno o più file insieme e trascinarli sulla finestra del browser seguendo le istruzioni.
Automaticamente attiverai la procedura di importazione che ti mostrerà quali di queste sono fatture relative al carburante, importando solo quelle necessarie. In questo modo non devi preoccuparti di selezionare tu quali sono le fatture giuste, ma puoi lasciare a Soldo il compito di filtrarle. Allo stesso modo non ti dovrai preoccupare del caricamento di duplicati perché verranno automaticamente scartati.
Come attivare i flussi di file transfer SFTP per gestire un elevato volume di fatture elettroniche?
Le grandi aziende che gestiscono le fatture elettroniche all’interno del loro sistema informativo possono decidere di integrarsi con Soldo.
Potranno fornire il flusso delle fatture come file transfer in formato SFTP per la riconciliazione automatica e la generazione del documento riepilogativo.
Come funziona la fatturazione elettronica del carburante con Soldo?
1) Paghi il carburante (Benzina, Diesel, GPL e Metano) con la carta Soldo (in qualsiasi distributore che accetti Mastercard®, cioè praticamente tutti).
2) Fornisci al benzinaio i dati necessari per richiedere la fattura elettronica relativa all’acquisto, cioè i dati dell’azienda (Ragione Sociale, Partita Iva e/o Codice Fiscale, Indirizzo, Codice Destinatario) e specifichi l’indirizzo al quale far inviare la fattura elettronica.
3) Se questa viene inviata direttamente a Soldo, hai finito. Se invece viene spedita alla tua azienda, dovrai poi inoltrarla a Soldo.
Via via che sul sistema di Soldo compariranno le fatture ricevute, queste verranno riconciliate in automatico con i pagamenti fatti con le carte Soldo.
Quando necessario, verrà generato un documento riepilogativo (ai sensi dell’articolo. 6, c. 6 del DPR 695/1996) per contabilizzare in una sola operazione la spesa totale di carburante per un periodo a tua scelta, calcolando anche la detrazione IVA in funzione delle diverse aliquote.
Come funziona la fatturazione elettronica carburante self-service?
I distributori self-service sono dotati di apposite colonnine in grado di leggere il tuo QR code contenente i dati aziendali e possono emettere le fatture elettroniche nello stesso modo nel quale vengono emesse quando il benzinaio è aperto.
In caso di assenza di lettore di codice QR, ad esempio per un guasto, tutti i rifornitori devono comunque consentire una modalità alternativa perché tu possa trasmettere i dati di intestazione della fattura.
Alcuni distributori, ad esempio, prevedono che la colonnina del self-service stampi una ricevuta con un codice che poi può essere usato sul loro sito per inserire i dettagli di invio della fattura corrispondente.
Fattura carburante e detrazione dell’IVA sulla benzina: è più semplice con Soldo
La normativa richiede che per poter dedurre le spese e detrarre l’IVA degli acquisti del carburante per imprese e liberi professionisti, i pagamenti devono essere effettuati con strumenti tracciabili e devono essere riconciliati con le fatture elettroniche che diventano obbligatorie anche per questo tipo di spese.
Soldo è un fornitore di servizi di pagamento che soddisfa il primo requisito per i pagamenti effettuati con le carte Soldo.
Inoltre, rende automatica la riconciliazione con le fatture elettroniche del carburante e genera il documento per la contabilizzazione in forma riepilogata ai sensi dell’articolo. 6, c. 6 del DPR 695/1996.
Soldo ti fa risparmiare tempo, oltre che denaro
Di fatto, Soldo riconcilia in automatico le fatture relative all’acquisto carburante con i pagamenti effettuati con le carte carburante oppure le carte prepagate aziendali Soldo.
Genera anche un documento riepilogativo (ai sensi dell’articolo. 6, c. 6 del DPR 695/1996) per contabilizzare in una sola operazione il totale della spesa di carburante per il periodo a tua scelta calcolando anche la detrazione IVA in funzione delle diverse aliquote.
Questo si traduce – per chi deve gestire la contabilità – in un considerevole risparmio di tempo per la fatturazione carburante.
Per poter svolgere questa operazione Soldo deve aver ricevuto le tue fatture, quindi abbi cura di inviarle nelle comode modalità che abbiamo descritto sopra.
