Come scegliere la carta aziendale – dall’impresa individuale alla grande azienda

Pagare meglio, pagare meno con la carta aziendale

Scegliere una carta aziendale è una di quelle operazioni da portare a termine una volta e per bene; infatti le ricadute di un errore di pagamento o della difficoltà nel contabilizzare possono essere drammatiche. Spesso sono ugualmente un problema le voci di spesa per dotare ogni dipendente di una carta di credito aziendale, soprattutto se si è una compagnia di medio grandi dimensioni. Ma c’è un altro aspetto da considerare: le spese non autorizzate. La buona notizia è che mentre fino a 20 anni fa un dipendente aveva potere di spesa indiscriminato e grande possibilità di mascherare eventuali spese pazze, oggi la tecnologia mette a disposizione delle carte aziendali con possibilità di monitoraggio a distanza. Vediamo quindi quali sono le tipologie di carte aziendali più diffuse, oltre ai costi e le soluzioni tecnologiche contemporanee come Soldo per aumentare la trasparenza delle spese e per snellire il lavoro di contabilizzazione in totale sicurezza.

Le tipologie di carta aziendale

Il concetto di carta aziendale, anche detta carta business o carta corporate, nasce quando gli istituti di credito si sono resi conto che le aziende necessitavano di servizi finanziari ad hoc, e per loro era insostenibile affrontare i costi dei conti normalmente assegnati ai privati. Oggi è possibile attivare un tipo di conto corrente studiato appositamente per l’impresa, il conto business, che è anche obbligatorio.

Al conto però serve associare uno strumento di pagamento online più versatile del bonifico, che sia fisico oppure virtuale: ecco che scegliere correttamente la carta business diventa più importante che mai.

Esistono tre tipologie principali di carte:

• carta di credito aziendale
• carta prepagata aziendale
• carta di debito aziendale

Anche se è nota la differenza tra carta di credito e carta prepagata, conviene studiarla alla luce delle specifiche necessità delle aziende (di diverse dimensioni) valutando anche tempistiche e budget.

Per una buona messa a terra dobbiamo però considerare anche la carta virtuale e la carta smart.

1) Carta di credito aziendale

Dopo aver aperto il conto business, è possibile richiedere anche una carta di credito aziendale per poter effettuare acquisti direttamente dal conto. Prima di concedere una carta di credito la banca effettua delle verifiche creditizie per accertarsi che il cliente sarà un buon pagatore.

Si tratta di un’opzione molto diffusa ed estremamente affidabile, valida per gli acquisti dal vivo o anche online.

Gli svantaggi della carta di credito sono che:

• È un’opzione piuttosto costosa;
• Rimane il rischio di clonazione online e offline, e quindi di furti anche cospicui;
• Spesso pochi tra i dipendenti vengono dotati di questo strumento di pagamento;
• Un rischio al quale si va incontro per le aziende che invece devono dotare tutti i dipendenti di uno strumento di pagamento è che i dipendenti si passino la carta di credito, rendendo molto difficile risalire a chi ha effettuato le spese.

In un contesto aziendale in cui quotidianamente ci sono dei trasfertisti o dei dipendenti che  pagano il carburante per auto aziendali, la condizione ideale sarebbe che ogni dipendente avesse il proprio strumento di pagamento, cosa che aiuterebbe di molto la contabilizzazione a fine mese, ma anche il controllo di chi spende di più e per cosa. La visibilità è forza.

Un grande vantaggio della carta di credito, soprattutto di istituti di credito noti, è la grande versatilità dei pagamenti: possono essere usate pressoché in qualsiasi esercizio commerciale.

“Una precisazione: anche se l’espressione si sente spesso, non è del tutto corretto parlare di carta di credito ricaricabile, dato che la carta di credito attinge direttamente dal conto business. Come non è del tutto corretto parlare di carta di credito prepagata.”

2) Carta business prepagata

Si tende a immaginare la carta prepagata come uno strumento esclusivamente da privati e perlopiù per acquisti online. In realtà affidandosi a un circuito di pagamento diffuso come MasterCard® o Visa®, e ovviamente scegliendo un fornitore affidabile e business-oriented, anche le aziende possono avere un pacchetto di carte prepagate come opzione per i pagamenti aziendali. Questa è anzi un’opzione molto più flessibile, scalabile e smart rispetto alla carta di credito. Per diverse ragioni:

• Una prepagata ha costi di emissione senz’altro ridotti;
• Una prepagata può essere caricata di un importo massimo oltre il quale nemmeno un truffatore può andare, perché non è collegata a un conto in banca;
• Si può gestire meglio la spesa del dipendente ricaricando la carta solo su richiesta e solo per l’importo necessario;
• Questo rende la carta prepagata aziendale ottima per i pagamenti online, anche ricorrenti.

Essendo state per lungo tempo l’opzione privilegiata per i pagamenti online, le prepagate dei migliori circuiti di pagamento (Visa® e Mastercard®, ad esempio) si sono specializzate nel fare da scudo ai malintenzionati sul web.

Anche per i business la prepagata diventa un buon alleato; va detto però che per gli acquisti online, comunque l’ufficio contabilità potrebbe avere dei tempi allungati per reperire la documentazione di spesa, perché bisogna che il dipendente richieda e conservi le ricevute come già fa con quelle fisiche.

3) Carta di debito aziendale

Non si può concludere questa rassegna sulle carte aziendali senza menzionare la notissima carta di debito: ottima soluzione per l’azienda che vuole collegare una carta direttamente al proprio conto ma preferisce non optare per la carta di credito, la carta di debito è ugualmente compatibile, meno costosa, ma meno versatile.

Ad esempio, spesso non si può prendere un’auto a noleggio con una carta di debito, ma soprattutto non è possibile fare acquisti online con una carta di debito semplice, a meno che non si tratti di una carta di debito prepagata.

4)  Carta corporate virtuale

La carta virtuale è uno strumento che viene emesso in modo permanente oppure una tantum dall’azienda per effettuare pagamenti online, oppure per essere collegato tramite circuiti di prossimità come NFC a un dispositivo mobile o di altro tipo.

“Per quale motivo un’azienda dovrebbe scegliere una carta virtuale?

Principalmente perché ha una maggiore facilità di emissione, sia che si tratti di una carta di credito virtuale sia che si tratti di una carta prepagata virtuale.
Inoltre tra le varie possibilità e tipologie di carte virtuali abbiamo anche quella carta usa e getta per aziende o a tempo: sono carte che si  autodistruggono o a importo esaurito o dopo un certo periodo di tempo, cosa che le rende un’opzione estremamente sicura sia per il controllo delle spese sia per evitare truffe.”

5) Carta smart per le spese aziendali

Quando si sceglie una carta  aziendale è opportuno valutare non solo il canone per l’utilizzo, le commissioni per la singola spesa, l’eventuale sgravio per le piccole spese o per l’emissione di nuove carte e altri elementi di budget. È anche fondamentale considerare che al giorno d’oggi una carta può essere facilmente collegata a dei sistemi tecnologici e gestionali, come un homebanking o una web console, che consentono di monitorare i trasferimenti di denaro in tempo reale.

Abbiamo scelto di battezzarle “carte smart” perché si basano sull’assunto che accedere ogni volta all’home banking non sia sempre comodo. Ma soprattutto l’homebanking, per quanto più smart del viaggio fisico in banca, è uno strumento ancora troppo standard per aiutare concretamente l’amministrazione.

L’homebanking – anche se sottoforma di app – non aiuta con la contabilità delle spese aziendali, ad esempio, oppure con la gestione delle note spese per le trasferte, e non fornisce una visione d’insieme dei flussi di denaro, delle ricevute archiviate, delle spese assegnabili a ogni dipendente.

Invece una carta smart, ovvero una carta di qualsivoglia tipo (credito o debito) può comunicare tutti i dati utili a un’applicazione o a una web console. Questo è molto più comodo perché può consentire la ricarica immediata, oppure di stilare report, di creare automaticamente alcuni documenti contabili in digitale, in alcuni casi anche di archiviare i documenti utili per il rimborso delle trasferte di lavoro e viaggi, le spese effettuate con la carta carburante e tutti gli altri elementi correlati alla gestione delle spese aziendali.

Una carta prepagata aziendale Soldo è il perfetto esempio di carta smart, che oltre a tutte le funzioni suddette consente anche la conservazione a norma di scontrini e ricevute, in modo da creare un archivio digitale ricercabile e catalogabile per ogni spesa di viaggio.

La carta smart ha per le aziende di ogni dimensione un grande valore aggiunto che una carta di credito standard che un home banking standard non ha. Infine, ha costi inferiori alla carta di credito o di debito semplice.

Come scegliere la carta aziendale giusta?

Prima di scegliere la propria soluzione ideale per quanto riguarda la carta aziendale bisogna porsi alcune domande:

1) Per quanti dipendenti ti serve la carta aziendale?

Se progetti di scalare la tua azienda oppure se parliamo già di dimensioni medio-grandi, potrebbe essere opportuno mettere a budget il bisogno di tante carte per i dipendenti; in quest’ultimo caso conviene scegliere fin da principio un fornitore di carte aziendali che non faccia sentire troppo la creazione di una nuova carta. Anche per la piccola azienda i costi di una carta di credito aziendale potrebbero incidere sul bilancio e potrebbe convenire la più snella carta prepagata.

2) Quanti pagamenti online dovrà affrontare l’azienda?

Come abbiamo visto alcuni strumenti sono ottimi per i pagamenti dal vivo ma non per i pagamenti online, ad esempio la carta di debito semplice. In generale anche se non si prevedono grandi acquisti online conviene sempre avere una carta di credito in grado di generare una carta virtuale usa e getta, oppure un pacchetto di prepagate per massimizzare la sicurezza online.

3) Userai la carta di pagamento prevalentemente per le trasferte?

Se la risposta è affermativa, serve la garanzia di una ricarica rapida della carta, così come del blocco carta immediato e della possibilità di emettere una carta virtuale da inviare al dipendente in automatico in caso di perdita dei bagagli, furti o altro. Tutte queste evenienze fanno la differenza quando si hanno diversi dipendenti in trasferta, perché snelliscono il carico di lavoro dell’amministrazione per la gestione delle spese di trasferta e rendono il viaggio più sereno per tutti.

I vantaggi delle carte aziendali Soldo

Le carte aziendali Soldo apportano vantaggi concreti a tutti i tipi di business, per un semplice motivo: non sono una soluzione alternativa a delle carte private emesse da istituti di credito. All’opposto: le carte Soldo nascono appositamente per rispondere alle esigenze di gestione spese delle aziende. Per questo motivo sono nate dalla fusione delle due tipologie di carte più promettenti per le aziende: le prepagate e le smart.

Le carte Soldo sono quindi più economiche, più digital, più snelle e non legate a un conto in banca (lo ricordiamo, Soldo non è una banca).

In più gli strumenti smart collegati ai pacchetti di prepagate Soldo consentono un monitoraggio in tempo reale da parte dell’amministrazione e anche alcuni automatismi contabili estremamente comodi quando si tratta di gestire non solo le piccole spese di diversi trasfertisti ma anche i flussi di cassa di un’attività individuale.

Organizzare tutto in un unico posto, sveltire le pratiche e far svolgere a una macchina il maggior numero possibile di lavori ripetitivi: queste sono le parole d’ordine delle carte aziendali Soldo.