Carta prepagata: cos’è e come supporta le spese per le aziende

Cos’è una carta prepagata e perché utilizzarla?

Le spese di viaggio e acquisti sono una questione all’ordine del giorno per le aziende, e meritano quindi un’attenzione specifica. Non per niente la carta aziendale prepagata comincia a riscuotere un successo sempre più ampio: in parte per la sua versatilità, ma anche per le agevolazioni che offre per la rendicontazione e il suo costo, molto ridotto rispetto alla carta di credito.

Ma non tutte le carte prepagate sono uguali! In questo articolo vedremo cosa sono e come funzionano le carte prepagate, analizzando i particolari i vantaggi che queste presentano per le aziende. Alla fine sapremo dire quali sono i tipi di carte più utili per i diversi tipi di aziende e professionisti, e valutare come la soluzione Soldo può ottimizzare l’intera gestione delle spese aziendali.

Carte prepagate: cosa sono

Le carte di pagamento sono degli strumenti comodi per utilizzare servizi finanziari in maniera immateriale per effettuare i propri pagamenti. Prima di parlare espressamente della carte prepagate occorre premettere che le tipologie principali di carte sono due: le carte di debito e le carte di credito.

Carte di credito vs carte di debito

Nel caso delle carte di credito, il denaro viene trasferito immediatamente al venditore, e la banca “anticipa” al cliente la somma per poi andare a prelevarla dal suo conto corrente. Per la carta di debito invece si attinge immediatamente a una cifra fissa, ovvero quella del conto corrente del cliente.

Nella pratica, la carta di debito può attingere solo alla disponibilità di denaro presente sul conto corrente, mentre la carta di credito ha un margine debitorio molto più ampio.

Sebbene le aziende scelgano entrambe le modalità da associare al proprio conto business, è molto più frequente la carta di credito aziendale.

La carta prepagata aziendale

Esiste poi una sotto-categoria della carta di debito, che è la carta prepagata aziendale. È bene specificare che si tratta di una carta di debito, perché ancora in molti erroneamente la chiamano  “carta di credito prepagata”.

Con una prepagata si possono effettuare acquisti attingendo unicamente all’ammontare di denaro depositato virtualmente su quella carta, quindi collegandosi con un circuito di pagamento e non direttamente con il conto corrente. Non sarà quindi possibile, a differenza della carta di credito, attingere al conto corrente senza limiti.

Però, a differenza di una carta di debito “normale”, la prepagata offre un’ulteriore protezione che alle aziende torna comoda: non sarà possibile per un hacker o un malintenzionato attingere a una cifra maggiore rispetto a quella dichiarata. Semplicemente, perché il denaro sulla carta è limitato.

Il successo delle carte prepagate anche all’infuori del mondo business si deve in gran parte alla grande diffusione dei metodi di pagamento online. Il sistema di pagamento online infatti dovrebbe essere in linea con standard di sicurezza alti, perché online è più facile incorrere nel furto di credenziali e in generale nell’alterazione dei pagamenti.

Per questo motivo il mercato ha iniziato a scegliere l’opzione della carta prepagata: i trasferimenti di denaro sono rapidi, i costi sono generalmente inferiori, e soprattutto è possibile unicamente spendere la cifra trasferita sulla carta, nulla di più.

Carta prepagata: come funziona

Di norma una carta prepagata si può utilizzare per pagamenti online, oppure per qualsiasi tipo di pagamento in cassa che supporti il circuito di pagamento della carta stessa – ecco perché le aziende tendono a scegliere carte prepagate parte di un circuito noto e affidabile, come Mastercard o Visa.

Carte virtuali e carte monouso

In ogni caso, esistono alcune tipologie di carte prepagate che possono essere usate solo online:

• Carte virtuali: questa tipologia è pensata per chi ha bisogno di una carta prepagata dalla rapida emissione, senza carta fisica. Un utilizzo molto comune delle carte virtuali è nelle aziende che devono dare ai propri dipendenti uno strumento di pagamento aziendale in fretta, con limiti di spesa prestabiliti e senza incorrere nel rischio di frodi informatiche;
• Carte monouso: molto simili alle carte virtuali, le carte monouso usa e getta sono uno strumento di pagamento ormai messo a disposizione da diversi istituti di credito e sistemi di pagamento. Una carta monouso è sostanzialmente una carta prepagata virtuale che si auto-distrugge a seguito del primo uso. Lo scopo di questo tipo di carte è portare al massimo la sicurezza dei pagamenti: anche nel caso di una fuga di dati, il malvivente che entrasse in contatto con la carta la troverebbe ormai vuota e non più esistente.

Quel che invece tutte le carte prepagate hanno in comune è un numero seriale a 16 cifre (chiamato codice PAN), la data di scadenza e il codice di sicurezza CVV a tre cifre, necessario per effettuare pagamenti online.

I vantaggi di una carta prepagata business

• Scalabilità: a differenza della carta di credito, emettere una carta prepagata è quasi sempre più rapido e meno costoso, il che la rende la situazione ottimale se progetti di scalare il tuo business o se hai un grande ricambio di dipendenti a cui devi assegnare delle carte di pagamento;
• Sicurezza: come la carta di credito, anche la carta prepagata che appartiene a un circuito di pagamento affidabile consente di effettuare pagamenti sicuri, ma con una marcia in più grazie alla possibilità di depositare sulla carta solo determinate somme di denaro;
• Adatte per i dipendenti: spesso un’azienda non ama consegnare ai propri trasfertisti una carta di credito business. Che sia per una questione di fiducia o di costi, la carta di credito è un investimento impegnativo. Invece, la prepagata consente di consegnare la carta serenamente al proprio dipendente, che sia per un viaggio o per l’acquisto periodico di alcuni prodotti;
• Migliori per i liberi professionisti: anche un libero professionista può apprezzare in toto le caratteristiche elencate sopra per le carte prepagate aziendali. Soprattutto il costo ridotto e la maggiore flessibilità rendono le prepagate la soluzione migliore per chi è partita IVA e sta scegliendo una carta con cui effettuare i propri pagamenti;
• Emissione più facile: una carta prepagata non richiede valutazioni di merito creditizio, a differenza di una carta di credito, e viene quindi emessa in un tempo inferiore.

Quali sono le carte prepagate più usate dalle aziende?

Abbiamo già parlato di due tipi di carte prepagate, le carte virtuali e le carte usa e getta. Però è limitante menzionare solo queste due categorie quando si parla di aziende. Un’azienda deve infatti:

1. aprire il proprio conto corrente business;
2. ragionare sulla carta di pagamento da scegliere per le proprie spese;
3. scegliere l’opzione carta virtuale o monouso per gli acquisti online.

Vediamo quindi il passaggio intermedio e più importante per un’azienda, ovvero: quale carta conviene associare al proprio conto corrente business?

Valutando ciò che offre il mercato possiamo annoverare diverse opzioni.

1) Conto corrente + carta di credito + carta di debito

Questa opzione è molto diffusa, benché costosa e non necessariamente in grado di fornire a un’azienda i vantaggi che invece una prepagata offre in termini di scalabilità, flessibilità e adattabilità a essere consegnata a ogni singolo dipendente.

Inoltre, questa opzione non “aiuta” minimamente le operazioni di contabilità, riconciliazione e rendicontazione. In un momento storico in cui la tecnologia fintech offre moltissimi strumenti perfettamente sicuri e automatici per gestire anche molti pagamenti contemporaneamente, potrebbe aver senso scegliere un sistema di gestione digitale integrato.

2) Conto corrente + carta prepagata

Una seconda opzione è quella, ben più economica della precedente, di eliminare la carta di credito aziendale. Infatti, non trattandosi di uno strumento obbligatorio, i business di diverse dimensioni scelgono di tagliare la carta di credito e di rivolgersi a un altro strumento di pagamento elettronico: la carta prepagata.

Come abbiamo visto, una prepagata è scalabile, flessibile, sicura perché consente di spendere solo la cifra depositata sul circuito di pagamento.

Rimane il problema della rendicontazione: le carte prepagate business in sé non offrono un sistema di rendicontazione automatica delle spese, che sarebbe in grado di semplificare il lavoro dell’ufficio amministrativo. Per questo la soluzione migliore è scegliere una carta che, come Soldo, può connettere i pagamenti a una web console, in modo che vengano monitorati, bloccati, erogati e gestiti in modo centrale, da un unico punto.

3) Conto corrente + carta prepagata + tool per pagamenti digitali

Ai vantaggi delle carte prepagate può essere aggiunto questo: uno strumento “intelligente” per la gestione spese.

Ecco che a questo punto della propria scelta della carta aziendale, molti business optano per una soluzione integrata, con un conto corrente collegato a una rete di carte prepagate, le quali poi fanno confluire tutti i dati in un sistema centralizzato (come Soldo).

4) Una qualsiasi opzione scelta tra le precedenti + carta carburante

Una tipologia particolare di carte prepagate sono le carte dedicate agli acquisti di carburante, ossia quelle emesse da compagnie petrolifere o da compagnie terze e che servono per pagare alle stazioni di servizio.

Attualmente esistono tre tipologie di carte per gli acquisti di carburante:

• Carte monomarca: sono quelle legate ad un’unica marca di distributore, che però si possono usare solo presso i distributori di quella data marca;
• Carte multimarca: permettono di rifornirsi presso i distributori i convenzionati, solitamente in numero leggermente maggiore rispetto a quelli a cui è possibile accedere con le carte monomarca;
• Carte carburante universali come Soldo Drive: non sono limitate ad alcun distributore di marca. Questo tipo di carta ti consente di acquistare benzina, GPL e metano ovunque e ti permette di accedere anche alle stazioni di servizio più convenienti o più vicine.

Come scegliere la carta prepagata aziendale?

Per scegliere oculatamente una carta prepagata aziendale da associare al proprio conto corrente business occorre considerare tutti i vantaggi che i diversi fornitori offrono. In particolare non bisogna trascurare:

• Il fatto che si tratti di una carta prepagata con IBAN;
• Sicurezza del circuito di pagamento;
• Scalabilità della carta prepagata;
• Possibilità di integrare un sistema di controllo pagamenti digitale;
• Rapidità nel trasferimento di denaro e nel blocco carta;
• Solo se si fanno acquisti online: possibilità di effettuare ricariche periodiche automatiche, possibilità di attivare carte virtuali e monouso.

La soluzione definitiva: cos’è la carta prepagata Soldo

La soluzione Soldo per i pagamenti aziendali viene concepita fin dall’inizio per soddisfare le necessità della gestione spese. Ciò significa non solo che una carta Soldo è economica, scalabile e flessibile, e consente di pagare in modo sicuro. Significa anche che tutto ciò che orbita attorno al pagamento viene automatizzato, quindi la gestione delle ricariche delle carte, il blocco carta, la rendicontazione, la riconciliazione e l’archiviazione.

Per entrare più nel dettaglio, una carta prepagata Soldo si può comodamente associare ad un conto corrente. A questo si aggiunge la possibilità di emettere allo stesso costo molte diverse carte prepagate nominali (evitando così lo sgradevole fenomeno dello scambio della carta corporate tra i dipendenti).

I vantaggi di una carta prepagata aziendale Soldo sono infatti notevoli:

• L’affidabilità del circuito di pagamento è quella di una carta prepagata Mastercard®;
• È possibile emettere allo stesso costo diverse carte nominali per i dipendenti o liberi professionisti che lavorano per l’azienda.
• Questo garantisce la scalabilità del parco carte;
• La web console e l’app gestione spese aziendali monitorano i pagamenti in tempo reale;
• Dalla web console Soldo è possibile trasferire denaro ai dipendenti che lo richiedono, inserire dei tetti di spesa ed eventualmente bloccare le carte compromesse;
• È possibile impostare ricariche periodiche delle carte prepagate Soldo, utili nel caso in cui si debba pagare un abbonamento ricorrente a un servizio. Sono inoltre disponibili carte virtuali e monouso;
• Soldo offre un’opzione di conservazione a norma degli scontrini. Basta una foto!
• Soldo Drive è una carta carburante universale, che completa l’offerta delle carte prepagate Soldo ed elimina molti dei problemi delle comuni carte monomarca;
• Ricaricare una carta prepagata Soldo è semplicissimo!

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Il mondo delle prepagate è vasto e spesso sembra confuso. Abbiamo visto come comunque i vantaggi di una prepagata superino quelli di una carta di credito: più scalabili, flessibili, sicure ed economiche, le carte prepagate possono oggi essere associate a un sistema digitale in grado di controllare i pagamenti in modo centralizzato.

Con l’opzione Soldo questi vantaggi vengono concentrati in un’unica soluzione attivabile in pochi minuti direttamente dal sito, per aziende di qualsiasi dimensione e anche per professionisti. Scopri ora la carta prepagata aziendale Soldo!