Guida alla fatturazione elettronica: normativa, vantaggi e informazioni utili

Cos’è la fattura elettronica?

Inizialmente introdotto per le Pubbliche Amministrazioni, a partire dal 1° gennaio 2019 l’obbligo della fatturazione elettronica viene esteso a tutte le aziende, con pochissime eccezioni.

La fattura elettronica, chiamata anche e-fattura, è uno dei punti principali dell’agenda digitale italiana (AGI). L’AGI nasce nell’ambito dell’omologo progetto europeo e mira a far leva sul potenziale delle tecnologie ICT per favorire innovazione, progresso e crescita economica.

Cos’è la fattura elettronica?

La fattura elettronica o “e-fattura” è la trasposizione telematica della vecchia fattura cartacea, anche detta “fattura analogica”. La fattura elettronica conserva tutti i dati necessari ai fini fiscali della fattura cartacea, con l’aggiunta dell’indicazione dell’indirizzo telematico (l’indirizzo PEC o un codice destinatario di 7 cifre) a cui la fattura deve essere inviata.

Guida alla fatturazione elettronica: Il formato della fattura elettronica

La fattura elettronica è un documento digitale che viene emesso, inviato e archiviato in formato XML (eXtensible Markup Language) tramite il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate (SdI).

Il formato della fattura elettronica è immodificabile, perché deve essere letto dal software dell’Agenzia delle Entrate e deve garantire che alcune regole tecniche siano state rispettate.

Se la fattura viene inviata in un formato diverso da quello XML, essa sarà considerata come non emessa: in tal caso, l’azienda emittente dovrà pagare le relative sanzioni, e il cliente non potrà procedere alla detrazione dell’IVA e all’eventuale deduzione delle spese.

Il SDI (Sistema di Interscambio) è un portale web che funge da intermediario nella trasmissione della fattura. Il servizio è completamente gratuito ed è messo a disposizione dall’Agenzia dell’Entrate per emettere, trasmettere e archiviare le fatture elettroniche direttamente in formato XML.

Differenze tra fatturazione elettronica e cartacea

Rispetto alle fatture cartacee, il processo di emissione delle fatture elettroniche è la grande novità. Invece di inviare fisicamente una fattura, si indica un indirizzo al quale far recapitare la fattura al cliente, passando da SDI.

L’indirizzo di recapito può essere:

• Un Codice Destinatario di 7 cifre, quando la società decide di affidare la ricezione e l’invio delle proprie fatture ad un intermediario specializzato;
• Una PEC, quando la società decide di voler ricevere ogni singola fattura come allegato ad uno specifico indirizzo di posta elettronica certificata.
• Nel caso il cliente abbia scelto di utilizzare una PEC, il codice destinatario va impostato a “0000000” (7 zeri).

Tempi e modalità: le regole tecniche della fattura elettronica

La fattura elettronica deve essere emessa entro le ore 24:00 del giorno in cui è avvenuta la transazione, ed entro i 12 giorni dall’operazione (se si tratta di fattura immediata). Con la fattura elettronica resta la possibilità di ricorrere alla fattura differita: si avrà tempo fino al giorno 15 del mese successivo al giorno della transazione per inviare la fattura in formato elettronico al destinatario.

Pur non essendo obbligatorio, la maggior parte delle aziende continua a fornire al cliente un documento equivalente alla fattura in formato cartaceo al momento dello scambio, come fac-simile di quanto riceverà poi in formato digitale.

Chi è esonerato dall’emissione di fatture elettroniche

Per ora sono esonerati dalla fatturazione elettronica le imprese e i lavoratori autonomi che rientrano in un regime fiscale di vantaggio o nel regime forfettario, anche se il Ministero dello Sviluppo Economico nel 2021 non esclude l’obbligo futuro anche per queste categorie.

Si aggiungono altre eccezioni quali i piccoli produttori agricoli, gli operatori sanitari, le farmacie e le società sportive dilettantistiche sotto i 65mila euro annui di fatturato.

Come compilare una fattura elettronica – aziende e professionisti

Tutti i principali produttori di software di fatturazione per le aziende consentono di emettere fatture elettroniche e poi di inviarle in automatico a SdI. Basta compilare la fattura direttamente dal software, verificando di aver inserito tutti i dati sul destinatario, tra cui il codice destinatario a 7 cifre, oppure la PEC.

Guida alla fatturazione elettronica: Autofattura e fattura differita

Bisogna inoltre scegliere il modello di fattura. Le fatture istantanee hanno codice TD01. L’autofattura (modello TD20) regolarizza invece le precedenti fatture irregolari. I modelli TD24 e TD25 designano le fatture differite, TD26 serve per i passaggi interni e TD27 designa l’autoconsumo o le cessioni gratuite senza rivalsa.

Come indicare i contributi in fattura elettronica

I contributi previdenziali devono essere indicati tramite una serie di codici:

• RT03: contributi INPS;
• RT04: contributi Enasarco;
• RT05: contributo ENPAM;
• RT06: altri contributi previdenziali.

Una volta che il sistema SdI ha verificato i dati, in caso di errori restituisce una ricevuta di scarto e si renderà necessario ricompilarla e rispedirla. Si noti che una fattura scartata risulta come mai emessa e quindi il fornitore ha l’obbligo di provvedere ad emetterla regolarmente.

Strumenti gratuiti delle Camere di Commercio

Per le PMI è possibile usufruire del software di fatturazione elettronica gratuito messo a disposizione su sito delle Camere di Commercio.

Strumenti gratuiti dell’Agenzia delle Entrate

In alternativa, si possono usare gli strumenti gratuiti messi a disposizione sul sito dell’Agenzia delle Entrate. Ci sono tre modalità:

• Accedere al portale “Fatture e Corrispettivi” dalla propria utenza riservata nel sito dell’Agenzia delle Entrate. Qui anche le aziende possono creare una nuova fattura, caricare un XML già generato sul proprio computer, oppure duplicare una fattura elettronica vecchia e poi modificarla (sistema valido per aziende e liberi professionisti);
• Scaricare l’app “FatturAE” (solo per i liberi professionisti);
• Scaricare il software disponibile a questo link per la compilazione tramite pc (per aziende e professionisti).

Mentre i primi due metodi consentono anche di trasmettere le fatture elettroniche, il software per computer consente solo di predisporre il documento, che andrà poi caricato in altra sede.

In generale, le imprese tendono ad utilizzare dei software di fatturazione elettronica, più comodi da utilizzare e da integrare con il proprio gestionale.
Come inviare una fattura elettronica
Si può pensare al Sistema di Interscambio come a un postino che riceve le fatture dal fornitore del prodotto o servizio, e poi procede ad effettuare alcune operazioni di verifica a beneficio di entrambi gli operatori. Infine, le consegna ai clienti.

Una volta che il tuo software di fatturazione elettronica avrà inviato la fattura al Sistema di Interscambio, sarà SdI a inviare in automatico la fattura. Comunque è consigliabile inviare una copia di cortesia della fattura elettronica anche alla mail del proprio cliente.

Guida alla fatturazione elettronica: Comunicare i propri dati con un QR code per le fatture

Per velocizzare il processo di comunicazione dei dati di fatturazione comprensivi di destinazione, l’Agenzia delle Entrate ha definito un formato di QR code, che può essere mostrato ai fornitori dotati di lettore per l’acquisizione immediata di tutte le informazioni.

Il proprio QR code è scaricabile dal sito dell’Agenzia delle Entrate, accedendo all’area riservata, sotto la sezione “Fatture e Corrispettivi”.

Come si riceve una fattura elettronica dal Sistema di Interscambio

La ricezione delle fatture avviene tramite PEC, se si è indicata. Se invece si utilizza un codice destinatario, le fatture vengono depositate nel proprio cassetto fiscale sul portale Fatture e Corrispettivi. Qui il cliente o un suo intermediario elettronico procedono a scaricarle.

Come si conservano le fatture elettroniche

Come per le fatture analogiche, anche per le fatture elettroniche vige l’obbligo di conservazione a norma di legge, sia per chi emette la fattura, sia per chi la riceve. Rispetto al passato, tuttavia, la conservazione delle fatture non ha più lo scopo di rendere disponibili le informazioni a fini di controllo fiscale, perché tale scopo è già adempiuto a monte dal Sistema di Interscambio, che invia anche una copia della fattura all’Agenzia delle Entrate.

Nel caso della fattura elettronica, quando parliamo di “conservazione a norma” non intendiamo salvarla da qualche parte nel pc o ricorrere all’archivio digitale del proprio software di fatturazione: è necessario seguire le nuove regole di conservazione delle fatture stabilite dal cosiddetto Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).

Per essere sicuri di attenersi a queste norme di conservazione delle fatture, l’Agenzia dell’Entrate mette a disposizione gratuitamente un servizio di archiviazione che è in regola con la normativa, e che è reperibile nella propria area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate, alla voce “Fatture e Corrispettivi”.

Dal sito dell’Agenzia si può attivare la conservazione in automatico, che archivia a norma di legge tutte le fatture inviate a SdI e accettate.

In alternativa, sono disponibili sul mercato dei servizi a pagamento per la conservazione a norma delle fatture elettroniche.

Sanzioni e fatturazione elettronica

Per la mancata emissione della fattura è prevista la possibilità di ravvedimento operoso, che ammonta a 1/9 del minimo se effettuata entro i 90 giorni dall’errore.

Ricordiamo che le fatture emesse in formato cartaceo sono da considerarsi come “non emesse”.

Se non viene effettuato il ravvedimento, la sanzione varia da 250 a 2.000 euro se la fattura elettronica corretta è stata emessa entro il termine per la liquidazione periodica IVA di riferimento e non ha inciso su di essa (vedere risposta all’interpello n. 528/E/2019).
Per il resto, le sanzioni formali e sostanziali sono contenute integralmente nell’articolo 6 del d. lgs. 471/1997 e nell’articolo 6 del d. lgs. 472/1997.

Link utili

Di seguito alcuni link in cui trovare informazioni che possono risultare utili per approfondire i temi qui trattati.

• Come fare una fattura elettronica: creazione, invio e conservazione
• Come visualizzare una fattura elettronica in modo rapido e preciso
• Come ricevere la fattura elettronica carburante e automatizzare la riconciliazione
• Guida alla fattura carburante
• Direttive aggiornate dell’Agenzia delle Entrate rispetto alla fatturazione elettronica
• Fatture elettroniche inviate in ritardo: quando fare o no il ravvedimento