Spese decentralizzate: un’insidia latente per i CFO
Il ruolo del CFO ad oggi si è evoluto per includere funzioni di leadership strategica, innovazione e ottimizzazione dei costi.
Tuttavia, nonostante le crescenti responsabilità, il 60% dei responsabili finanziari in Europa afferma che la quotidianità è ancora caratterizzata da incombenze di tipo reattivo, e non è facile concentrarsi sugli obiettivi strategici.
Le spese decentralizzate rappresentano una delle sfide più rilevanti, contribuendo a un dispendio di tempo e risorse. Si tratta di un “buco nero” che assorbe il tempo dei team finanziari, ma non è l’unico problema.
Gestire manualmente le spese decentralizzate può portare a inefficienze costose, rischi e mancanza di controllo, a meno che non si cambi approccio e si lavori in modo proattivo.
In questo articolo sull’evoluzione della gestione delle spese aziendali, esploreremo i concetti fondamentali di spese decentralizzate e di approccio proattivo.
Cosa sono le spese decentralizzate?
Esistono due tipi principali di spese aziendali: centralizzate e decentralizzate.
1. Spese centralizzate: rappresentano il 20% delle transazioni nelle grandi aziende e sono spesso gestite, controllate ed eseguite dall’Ufficio Acquisti.
2. Spese decentralizzate: costituiscono l’80% delle transazioni e assumono molte forme, come carte di credito, contanti e rimborsi ai dipendenti. Nelle aziende queste spese possono includere acquisti pianificati – come un laptop per un nuovo collaboratore o il budget pubblicitario per una campagna digitale – ma anche spese urgenti, come quelle di tecnico che acquista un componente per una riparazione direttamente in loco dal cliente.
Se lavori con dipendenti nomadi, come rappresentanti o consulenti, queste spese potrebbero includere trasporti e alloggi all’estero.
Le spese decentralizzate sono una realtà per le aziende moderne e agili. Questo tipo di spesa discrezionale e tattica aiuta le imprese a cogliere nuove opportunità e a garantire la continuità operativa, indipendentemente dalle circostanze.
Sebbene tutte le aziende abbiano un approccio per gestire queste spese, il ricorso ai processi di approvvigionamento tradizionali si sta rivelando fallimentare, poiché crea colli di bottiglia che impediscono ai team di concentrarsi sulla crescita.
Dato che la crescita è una priorità per il 62% dei CFO, adottare un approccio proattivo alla gestione delle spese decentralizzate è fondamentale per migliorare l’agilità decisionale e operativa.
Le tre spese decentralizzate
Le spese decentralizzate possono essere classificate in tre categorie principali:
1. Spese dei Dipendenti Nomadi: tutte le spese sostenute dai dipendenti in viaggio per supportare la crescita dell’azienda.
Esempi: trasporti locali, voli, hotel, taxi o pasti.
2. Spese Pianificate di Team: spese strategiche e preventivate che non rientrano nei processi di approvvigionamento tradizionali.
Esempi: abbonamenti pubblicitari digitali, sponsorizzazioni di eventi, materiale informatico di basso valore, trial di software o buoni regalo.
3. Spese Imprevedibili: acquisti imprevisti e non pianificati che emergono improvvisamente.
Esempi: pedaggi imprevisti, guasti a veicoli, sostituzioni urgenti di attrezzature, forniture mediche di emergenza o danni a strutture.
La percentuale di spese in ciascuna categoria varia da un’azienda all’altra, ma ogni categoria presenta sfide significative.
Perché le spese decentralizzate sono una sfida per i CFO?
Secondo McKinsey, i team finanziari oggi dedicano il 10% di tempo in più alle attività FP&A rispetto a un decennio fa. Questo aumento riflette la crescente complessità delle operazioni finanziarie, tra cui la gestione delle spese decentralizzate.
Oggi, i dipendenti FP&A dedicano in media il 75% del loro tempo alla raccolta di dati e alla gestione dei processi, lasciando solo il 25% per l’analisi finanziaria strategica.
Questo squilibrio costringe i team finanziari a concentrarsi su attività a basso valore aggiunto, anziché su iniziative che guidano la crescita aziendale.
Gestione proattiva delle spese decentralizzate: cosa significa in pratica?
I CFO devono affrontare la sfida di ricomporre un quadro finanziario frammentato. Con i vari dipartimenti che gestiscono i propri budget e spese in autonomia, il rischio di errori, spese eccessive e frodi aumenta.
Man mano che le esigenze aziendali crescono, un approccio reattivo alla riconciliazione delle spese decentralizzate si dimostra sempre meno efficace e più dispendioso in termini di tempo.
Un approccio proattivo e progressivo offre una soluzione. Le aziende potranno:
- Assegnare budget in modo più semplice
- Stabilire limiti di spesa rigorosi
- Monitorare le spese decentralizzate
- Semplificare i report delle spese
- Migliorare la previsione finanziaria
Questo approccio non solo riduce il tempo necessario per la gestione delle spese, ma promuove la mentalità della Finanza Progressiva, un metodo per cui gestire le spese decentralizzate diventa più semplice e la crescita dell’azienda più veloce.
Vuoi saperne di più?
Nel prossimo articolo, esploreremo come stabilire un approccio per la gestione delle spese decentralizzate che porti ordine e efficienza nel tuo business.
