Smart working: come funziona la vita professionale fuori dall’ufficio

Nel corso degli anni, conciliare l’attività professionale con le esigenze personali è divenuta prerogativa necessaria per poter creare un adeguato equilibrio tra il proprio lavoro e la vita privata.

A questo proposito, sempre più aziende stanno promuovendo il lavoro agile, o smart working, una soluzione che permette al dipendente di svolgere la propria attività lavorativa anche al di fuori dell’ufficio, mediante l’utilizzo di un computer e una rete internet.

Le operazioni da eseguire vengono organizzate con il titolare che dovrà impostare degli step da compiere e degli obiettivi da raggiungere, così da garantire la piena produttività dell’azienda.

Le modalità di attuazione di questa tipologia di lavoro saranno concordate preventivamente con il dirigente che metterà a disposizione del dipendente tutti i tool necessari per l’accesso da remoto, le credenziali, i software e tutti gli strumenti che possano garantire il corretto svolgimento dei compiti legati al proprio ruolo professionale.

Smart working in Italia: la situazione

Un recente studio portato avanti dall’Osservatorio del Politecnico di Milano, mostra come siano sempre di più le grandi imprese italiane, circa il 58%, disposte a modificare le proprie politiche aziendali per favorire il lavoro agile, beneficiando di tutti i vantaggi che ne conseguono.

Anche le PMI stanno attuando importanti cambiamenti per promuovere la pratica dello smart working. A tal proposito, nell’ultimo anno si è assistito ad un notevole incremento di questa modalità di lavoro.

Una ricerca effettuata dalla School of Management del Politecnico di Milano, dimostra che, nel 2019, tra i progetti ben organizzati e quelli meno, volti a favorire il lavoro agile,  la percentuale si aggira tra il 12% e il 18% .

Si prevede però che a breve sempre più società, dopo un’attenta valutazione dei benefici economici che potrebbe apportare questo nuovo modello lavorativo, decideranno di procedere alla sua adozione.

La politica dello smart working prevede, come espresso precedentemente, un cambiamento importante rispetto alla modalità tradizionale: i dipendenti non dovranno recarsi in ufficio come d’abitudine, ma potranno procedere al regolare svolgimento del proprio lavoro restando a casa; in questo modo potranno trovare la giusta conciliazione tra vita privata e professionale e potranno eseguire l’attività di competenza in completa sicurezza, data la delicata situazione che sta affrontando il nostro paese attualmente.

La quantità di tempo da dedicare al lavoro agile viene stabilita precedentemente tramite accordi tra l’azienda e i dipendenti, che possono essere rimodulati in caso di necessità.

Lavorare da casa: la guida per essere produttivi nel periodo del coronavirus

Vediamo quali sono gli strumenti che è possibile utilizzare per mantenere elevati livelli di produttività anche quando si lavora in smart working.

Gran parte del mondo si sta preparando al picco dell’epidemia del coronavirus e, per questa ragione, numerose imprese stanno ricorrendo al lavoro da remoto.

Di seguito, verranno riportate 6 indicazioni che potrebbero risultare d’aiuto per mantenere il team produttivo e in salute.

• Con i giusti strumenti il business non si fermerà mai

Senza dubbio, per molte persone che lavorano in ufficio, il computer può essere definito come lo strumento chiave per poter proseguire il proprio lavoro da remoto. Tuttavia, il solo pc non può portare gli stessi risultati che potrebbe offrire l’intero ambiente di lavoro dell’ufficio.

Una ricerca dimostra che l’utilizzo di un secondo schermo aiuta ad incrementare la produttività del 20-30%. Quindi, sarebbe importante incoraggiare i membri del proprio team a munirsi di un monitor aggiuntivo anche all’interno della propria abitazione, così da mantenere alti standard in qualsiasi tipo di circostanza, compresa quella del tutto particolare che stiamo affrontando in questo momento.

• Le carte virtuali offrono un maggior controllo sulle spese

La distanza determinata dallo smart working potrebbe rappresentare un grande problema nel caso in cui un membro del proprio team avesse bisogno di effettuare una spesa aziendale e non disponesse di una propria carta.

Ci sarebbe la necessità di richiedere al proprio manager le informazioni necessarie per procedere al pagamento e, in questa situazione, si incorrerebbe nel rischio di condividere online o tramite messaggi di testo i dati della sua carta: questa possibilità, ovviamente, potrebbe minacciare la sicurezza di tutta l’azienda.

Tuttavia, anche nel caso in cui gli unici autorizzati a effettuare spese fossero gli impiegati con le carte aziendali, i loro responsabili dovrebbero comunque trovare il modo di avere visibilità e controllo di tali spese.

Soldo offre una piattaforma che consente ai responsabili di munire il proprio team di carte prepagate virtuali. Esse possono essere create e disabilitate in base alle proprie esigenze, offrendo la possibilità di farne un uso responsabile nel caso in cui si verifichino condizioni imprevedibili.

Tale sistema di carte permette di caricare su ciascuna di esse un determinato budget, offrendo quindi ai responsabili la possibilità di controllare come esso viene speso ed evitare sprechi di risorse. Un aspetto cruciale per ogni realtà aziendale, ancora di più in questo momento particolarmente delicato, in cui le uscite vanno regolate e tenute sotto controllo, vista la recessione economica che si sta verificando a causa del coronavirus.

Le carte Soldo offrono un monitoraggio in tempo reale delle spese, così che i responsabili possano avere un quadro chiaro di tutta la posizione finanziaria anche in questo momento di emergenza.

• Gli uffici possono essere sostituiti da videoconferenze

Lavorare in smart working non può e non deve essere sinonimo di isolamento sociale: è fondamentale, per un team di lavoro, mantenere scambi quotidiani, che avranno un impatto positivo sull’umore della squadra e, di conseguenza, anche sulla loro produttività.

Gli strumenti per le conferenze web aiutano a mantenere i propri dipendenti connessi, anche se sono distanti fisicamente. Esistono, infatti, molti programmi che consentono di organizzare conferenze di gruppo online: Google Hangout, Skype per Business, Zoom e Microsoft Teams sono solo alcune delle piattaforme più conosciute per fare videoconferenze online e alcune di esse potrebbero essere già incluse nel proprio software.

Si tratta di strumenti utili per meeting, singoli o di gruppo, incontri veloci e persino per eventi.

Inoltre, l’organizzazione degli invitipuò essere programmata in modo ottimale integrando il calendario direttamente alle piattaforme. In questo modo, si avrà la possibilità di gestire tutto da remoto senza difficoltà, aggirando anche il problema della costante indisponibilità delle sale per i meeting.

• I sistemi di messaggistica interni all’azienda possono mantenere viva la conversazione

Oltre agli strumenti che facilitano le riunioni tra singoli e i meeting di gruppo, i business di dimensioni maggiori potrebbero preferire alcune piattaforme capaci di mantenere attivo l’intero flusso.

Applicazioni di messaggistica come Unily e Yammer, presto in fase di rinnovo, sono piattaforme che replicano la connettività dei social network, ma in formato di messaggistica aziendale, utili per riprodurre i momenti più interessanti di un’azienda, in modo che gli impiegati possano svolgere il proprio lavoro senza rinunciare alla condivisione.

La possibilità di utilizzare questi strumenti è stata limitata alle grandi realtà, ma le piccole imprese possono raggiungere il medesimo risultato attraverso altri programmi.

Queste soluzioni aiutano a mantenere il contatto tra i dipendenti, conservando intatta la cultura aziendale anche nei momenti di lavoro da casa.

• Gli strumenti di collaborazione in team rendono il lavoro un’impresa comune

Amati dalle start-up così come dalle agenzie, gli strumenti di collaborazione, come per esempio Slack, sono diventati sinonimo di un lavoro in remoto agile. Essi si occupano di connettere individui e specifici gruppi, come dipartimenti o team di progetto, attraverso uno strumento di comunicazione che può essere integrato con i documenti di lavoro presenti all’interno del cloud.

Per i business basati sui servizi e sulla tecnologia, quindi, questi strumenti sono un ottimo modo per mantenere il team focalizzato sull’obiettivo con una comunicazione centralizzata. Questa peculiarità potrebbe essere la ragione per cui la domanda di acquisto per queste soluzioni ha subito un notevole incremento nel contesto del coronavirus.

• La possibilità di condividere i file consente di raggruppare i lavori di tutto il team in un solo posto

Prodotti come Dropbox, Box, Google Drive sono utili per mantenere i file in un solo posto online. Sempre di più, queste piattaforme si intrecciano con strumenti di comunicazione e produttività per collegare meglio i team riguardo agli output da loro prodotti.

Se si desidera garantire la continuità, senza il rischio che i file vengano bloccati sul computer di un singolo dipendente (potenzialmente malato), queste piattaforme sono molto utili.

Vantaggi e svantaggi  dello smart working

Lo smart working, come espresso precedentemente, consente al dipendente di svolgere la propria attività lavorativa al di fuori dell’ufficio, che sia in un ambiente domestico, al parco o in treno. Ciò favorisce innumerevoli vantaggi tanto per l’azienda quanto per il lavoratore.

Innanzitutto, si assiste ad una sensibile riduzione dei tempi e dei costi relativi ai trasporti: non ci saranno le spese extra per il carburante e per i biglietti dei mezzi pubblici. Inoltre, limitando gli spostamenti motorizzati e le conseguenti emissioni di CO2 sarà anche possibile contribuire a una riduzione dell’inquinamento.

Scegliere di attuare lo smart working favorisce una migliore performance da parte del dipendente, che potrà organizzare al meglio la propria attività professionale sulla base di obiettivi precedentemente stabiliti.

Ciò implica un’effettiva responsabilizzazione del lavoratore, che dovrà gestire al meglio il proprio tempo in modo da rispettare tutte le scadenze.

Favorire autonomia e flessibilità, e ridurre stress e preoccupazioni in ambito lavorativo, consente al dipendente di svolgere la propria attività in maniera ottimale, migliorando la produttività dell’azienda che, a sua volta, potrà avere un importante risparmio economico legato tanto alla gestione del personale, quanto a quella dei propri uffici.

È quindi importante che le aziende si adeguino all’evoluzione del mercato del lavoro, fornendo ai propri dipendenti tutti gli strumenti necessari per poter svolgere adeguatamente i propri compiti al di fuori dell’ufficio, così da migliorare le prestazioni lavorative, ottimizzare le spese e massimizzare gli introiti.

Lo smart working comporta però anche alcuni svantaggi come la nulla o scarsa interazione reale con il proprio team di lavoro; in queste circostanze, infatti, il confronto e gli aggiornamenti avverranno perlopiù per via telefonica o attraverso videochiamate.

Scegliere di usufruire del lavoro agile implica, inoltre, che non vi sia più alcuna distinzione tra ambiente domestico e lavorativo. Per questo motivo, talvolta, a causa di esigenze personali, si è costretti ad interrompere l’attività in fase di svolgimento, faticando poi a ritrovare la giusta concentrazione.

Infatti, per quanto solitamente lo smart working preveda il rispetto degli orari lavorativi così come stabiliti dal contratto, capita spesso che, avendo una gestione autonoma dei tempi, ci si protragga più a lungo del necessario per concludere quanto già iniziato.

Lavoro agile: cosa prevede la normativa italiana

Sempre più aziende, pubbliche e private, stanno rinnovando le modalità di svolgimento del lavoro, favorendo soluzioni innovative come il telelavoro o il già citato smart working.

Si è quindi reso necessario emanare una normativa che tuteli i dipendenti e le imprese che scelgono di attuare questo nuovo modello lavorativo.

Con la legge del 7 agosto 2015 n.124 e più precisamente con l’art.14, “Promozione della conciliazione dei tempi di vita e di lavoro nelle amministrazioni pubbliche”, è stato stabilito l’obbligo, per le aziende pubbliche in questione di adottare misure organizzative per la realizzazione di nuove tipologie di lavoro che permettano al dipendente di conciliare l’attività lavorativa con le esigenze personali, garantendo un corretto bilanciamento tra la vita professionale e privata.

Questo per fare in modo che, entro i tre anni successivi, gli uffici della pubblica amministrazione favorissero il telelavoro (forma che consente al dipendente di svolgere la propria attività in una postazione specifica diversa dall’ufficio, ovvero l’ambiente domestico) o lo smart working ad almeno il 10% dei dipendenti che ne avessero avuto la necessità, assicurando loro di non subire trattamenti differenti rispetto ai colleghi che avessero scelto di non usufruire di questo modello.

Due anni più tardi è stata emanata la legge 81/2017 ,“Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato” con la quale è stato promosso lo smart working “quale modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa.

La prestazione lavorativa viene eseguita, in parte all’interno di locali aziendali e in parte all’esterno senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva”.

Quindi, è innanzitutto necessario che l’azienda e il dipendente firmino un contratto in cui siano definite le modalità di gestione del lavoro, i tempi e i costi.

È imperativo che venga garantita la stessa retribuzione sia a coloro che scelgono di usufruire del lavoro agile sia a quelli che continuano a svolgere la propria attività all’interno della sede centrale: le ore lavorative, così come l’impegno, sono infatti i medesimi per entrambe le categorie di dipendenti.

Scegliere di attivare lo smart working non implica, infatti, che il lavoratore abbia la massima libertà ma, piuttosto, che possa organizzare in maniera autonoma e responsabile i compiti a lui assegnati, usufruendo di tutti gli strumenti tecnologici messi a disposizione dall’azienda, affinché il tutto possa procedere in completa trasparenza, rispettando al contempo le normative vigenti in termini di sicurezza sul lavoro.

I nuovi provvedimenti varati dal governo italiano circa impiego del lavoro agile

Data l’attuale situazione di emergenza in cui versa l’Italia, il 1 marzo 2020 viene emanato il D.P.C.M in cui sono varati alcuni provvedimenti mirati a sostenere, laddove possibile, lo smart working.

L’articolo 4, tra gli altri, recita “la modalità di lavoro agile disciplinata dagli articoli da 18 a 23 della legge 22 maggio 2017, n. 81, può essere applicata, per la durata dello stato di emergenza di cui alla deliberazione del Consiglio dei ministri 31 gennaio 2020, dai datori di lavoro a ogni rapporto di lavoro subordinato, nel rispetto dei principi dettati dalle menzionate disposizioni, anche in assenza degli accordi individuali ivi previsti.

Gli obblighi di informativa di cui all’art. 22 della legge 22 maggio 2017, n. 81, sono assolti in via telematica anche ricorrendo alla documentazione resa disponibile sul sito dell’Istituto nazionale assicurazione infortuni sul lavoro”

Viene quindi chiesto alle aziende di organizzare le attività dei propri dipendenti affinchè possano svolgere il proprio lavoro da casa, evitando quindi di doversi recare in ufficio, riducendo al minino tutti gli spostamenti.

Ciò interessa tutte quelle società, pubbliche e private, che sono state costrette a sospendere la propria attività in linea con le nuove disposizioni del governo.

Questo viene ribadito anche nel decreto legge dell’11 marzo 2020. Tutti i datori di lavoro sono invitati a favorire lo smart working ai propri subordinati anche in assenza di accordi ben precisi che, spesso, vengono stipulati prima del procedere all’attuazione del lavoro agile.

I dipendenti che svolgono attività professionali che non implicano necessariamente la presenza fisica nella sede d’ufficio stabilita da contratto, dovranno avere a disposizione tutti gli strumenti necessari per poter svolgere il lavoro dal proprio domicilio.

È opportuno sottolineare che molti lavoratori ricoprono mansioni che richiedono la presenza nella sede aziendale e, in seguito alle normative attuate dal governo, sono stati costretti a prendere giornate di ferie, laddove fossero disponibili oppure, nelle situazioni più critiche, sono stati collocati in cassa integrazione, in attesa della ripresa delle proprie attività attualmente sospese.

Coloro quindi che hanno la possibilità di attivare lo smart working sono sicuramente lavoratori privilegiati che, nonostante la difficile situazione del paese, possono continuare a ricoprire il proprio ruolo professionale e svolgere il proprio lavoro in una modalità differente, senza quindi dover rinunciare a quanto stabilito da contratto.

Smart working: quali agevolazioni fiscali per le aziende?

Le aziende appartenenti al settore privato che hanno attivato contratti collettivi nazionali che prevedono iniziative mirate alla conciliazione vita-lavoro, possono usufruire di sgravi contributivi la cui misura, oltre ad una quota base, viene modulata a seconda del numero di dipendenti interessati nell’anno precedente rispetto a quello della richiesta.

Nel 2020, come stabilito dal decreto del 12 settembre 2017 attualmente in vigore, le aziende  per poter godere di agevolazioni fiscali devono rispettare alcuni requisiti fondamentali che mirano a favorire la conciliazione tra la vita privata e professionale del lavoratore.

È infatti necessario che l’azienda garantisca almeno due misure in merito, di cui una dovrà appartenere obbligatoriamente all’area di intervento della flessibilità organizzativa o della genitorialità.

Nel primo caso si fa riferimento, ad esempio:

• All’accumulo di una banca ore da utilizzare qualora ve ne fosse bisogno.
• Alla possibilità di firmare un contratto part-time in modo da impiegare il resto della giornata per attività personali.
• Alla flessibilità in entrata e in uscita così da avere un margine di orario per eventuali urgenze.
• Allo smart working, quindi svolgere la propria attività lavorativa da una postazione al di fuori dell’ufficio in modo da avere un adeguato worklife balance.

Per quanto riguarda la genitorialità, vi è la possibilità di:

• Attuare delle convenzioni con le scuole di infanzia così da permettere al genitore di usufruire di promozioni personalizzate.
• Richiedere l’estensione del congedo parentale e di paternità, con il relativo indennizzo.
• Attivare dei percorsi di formazione tramite piattaforme e-learning che possano aiutare la neomamma a riprendere a lavorare gradualmente dopo il congedo per la maternità.

Per concludere, vi è un’ulteriore area di appartenenza che è quella relativa al welfare aziendale che comporta, ad esempio, la possibilità di attivare convenzioni con strutture mediche private così da godere, in caso di necessità, delle migliori cure.

Le aziende che scelgono di attivare lo smart working assisteranno, quindi, a migliori prestazioni lavorative da parte dei dipendenti che, avendo una maggiore autonomia, potranno bilanciare correttamente la propria attività professionale e la vita privata.

Amministrare ed effettuare spese in smart working con le carte prepagate Soldo

Svolgere la propria attività professionale da casa o da qualsiasi altra postazione al di fuori dell’ufficio, grazie allo smart working, implica la necessità di avere a disposizione tutti i tool per gestire al meglio ogni aspetto del proprio lavoro, compreso quello relativo ai costi aziendali.

Non avendo, in tal caso, la possibilità di consultare il reparto di contabilità, vi è l’esigenza di trovare una soluzione alternativa che permetta di amministrare in tempo reale le spese della società.

A tal proposito, una soluzione viene offerta dalle carte prepagate Soldo, che possono essere consegnate ad ogni dipendente e collaboratore così che essi possano gestire autonomamente eventuali spese, sempre sotto la supervisione del dirigente che, grazie all’impiego di un apposito software, potrà monitorare in tempo reale, da casa, tutte le transazioni effettuate.

Le carte prepagate Soldo, come vedremo tra poco, potranno essere utilizzate anche dal datore di lavoro stesso per acquistare strumenti utili ai propri dipendenti al fine di garantire loro i mezzi necessari allo svolgimento della propria attività.

Acquistare strumenti e tool per lo smart working con le carte prepagate Soldo

Per poter svolgere in maniera adeguata la propria attività lavorativa in smart working, è importante che il datore di lavoro fornisca al dipendente tutti gli strumenti ed i tool utili affinché ogni obiettivo aziendale precedentemente stabilito possa essere raggiunto in completa autonomia.

Innanzitutto, chi pratica il lavoro agile ha bisogno di un computer, preferibilmente di rappresentanza. È quindi opportuno che l’azienda, prima di procedere all’organizzazione dello smart working, ne consegni uno ad ogni dipendente.

Per poter procedere in maniera sicura e veloce si consiglia di utilizzare le carte prepagate Soldo, uno strumento elettronico tracciabile che consente di impostare un budget che il dirigente potrà impiegare per acquistare beni aziendali in modo semplice e sicuro, monitorando in tempo reale le spese effettuate.

Lo stesso discorso può essere intrapreso per l’acquisto di software necessari alla corretta gestione dell’attività lavorativa e all’archiviazione di materiale che dovrà essere condiviso con tutto il team di lavoro.

Anche in questo caso si consigliano le carte prepagate Soldo, così che l’azienda possa avere sempre a disposizione i giustificativi dei pagamenti effettuati grazie ad un pratico gestionale che ne registra automaticamente tutti i dati.

Questa operazione consente di semplificare notevolmente il processo di rendicontazione. Tutta la documentazione a disposizione dell’ufficio amministrativo contabile verrà infatti digitalizzata: non sarà quindi più necessario consultare il materiale cartaceo archiviato in ufficio e inserire manualmente i dati. Sarà sufficiente scaricare i report di tutte le transazioni e caricarli sull’apposito gestionale e procedere direttamente da casa.

Amministrare in smart working un’associazione no profit

Anche nel caso in cui ci si dovesse occupare di un’associazione no profit, organizzando e sostenendo iniziative sociali ed umanitarie, le carte Soldo permettono di supportare interamente in smart working tutte le fasi relative alla gestione dei pagamenti  e dei finanziamenti.

In questo modo, non sarà più necessario richiedere formalmente agli uffici di competenza di sbloccare il capitale utile alla realizzazione di specifici progetti: il datore di lavoro potrà trasferire dei fondi sulla carta prepagata senza alcun costo aggiuntivo, che dovranno essere impiegati esclusivamente per l’attività precedentemente stabilita.

Per un controllo maggiore, si potrà anche impostare la categoria merceologica all’interno della quale è possibile fare acquisti: in questo modo, eventuali spese extra saranno automaticamente bloccate.

Scegliere di affidarsi alle carte prepagate Soldo rende possibile, anche lontano dall’ufficio, semplificare e velocizzare le spese dei dipendenti e il lavoro dell’ufficio amministrativo e contabile di qualsiasi realtà: tutti i documenti e le risorse di cui si necessita saranno a portata di click.