Rendicontazione spese: quanto tempo perde la tua azienda?
Ci sono moltissime ragioni che portano le aziende a sprecare, ogni mese, ore e ore di tempo. Oltre a emergenze e imprevisti , spesso è proprio un’organizzazione inadeguata delle attività ordinarie a provocare danni e perdite di tempo all’azienda.
Grazie al sondaggio commissionato da Soldo all’Istituto Piepoli, sappiamo che:
In generale le aziende impiegano più di 2 ore mensili per il controllo delle spese aziendali. Per il 10% delle aziende intervistate questo avviene impiegando fino a 4 ore. Un 5% arriva a investire mensilmente in questa attività più di una giornata lavorativa.
Il carico di lavoro che ogni giorno l’amministrazione si trova ad affrontare è potenzialmente infinito: pagamenti di spese aziendali, riconciliazione di ricevute e fatture, rimborsi spese ai dipendenti… e molto altro.
Questo insieme di operazioni è tanto complesso quanto delicato: il costante controllo del flusso di denaro richiede meticolosità, ma è soggetto a problematiche di varia natura che rischiano di complicare ulteriormente la gestione delle spese aziendali.
Un esempio concreto consiste nella difficoltà di riconciliazione ricevute, fatture e scontrini.
I problemi che riguardano la contabilizzazione delle spese di dipendenti e collaboratori possono essere di vario genere. Di solito chi si occupa di rendicontazione si trova a:
- ricevere fatture e note spese da parte di tutti i dipendenti o collaboratori che hanno effettuato una spesa legata allo svolgimento del proprio lavoro (trasferte, acquisto di materiali, ecc.);
- risalire al motivo della spesa per poterne verificare la validità e procedere così con il rimborso.
Come comportarsi quando ci si trova ad avere davanti scontrini sbiaditi? Cosa fare quando il dipendente non riesce a motivare una spesa sostenuta, magari perché l’attività commerciale dove ha effettuato un acquisto legittimo presenta sulla fattura una ragione sociale differente?
Problematiche di questo tipo capitano tutti i giorni all’interno di molte aziende, e rischiano di generare incomprensioni e perdite di tempo tra i vari reparti.
Ecco perché molte aziende hanno deciso di integrare piattaforme per la gestione delle spese aziendali in grado di tenere traccia di tutte le transazioni (con relative foto, appunti e note), semplificando la contabilizzazione delle spese e le operazioni del reparto amministrativo.
Soldo, la soluzione ideale per la rendicontazione delle spese aziendali
Se vuoi davvero semplificare le operazioni di rendicontazione, Soldo è un conto spese online che ti permette di tenere traccia, in tempo reale, di tutti i pagamenti dei dipendenti dell’azienda. Chiunque sia dotato di una carta prepagata Soldo può fare acquisti – anche online -e caricare immediatamente la ricevuta accompagnata dalla categoria ed eventuali annotazioni che chiariscano la natura del pagamento.
