Prendere il controllo delle Spese Aziendali: come fare?

Quando i responsabili finanziari parlano di prendere il controllo delle spese aziendali, spesso si riferiscono al tracciamento delle spese, all’ottimizzazione della distribuzione del budget o alla gestione dei processi di approvvigionamento. 

Per noi in Soldo, queta è la gestione delle spese decentralizzate. 

Che cosa sono le spese decentralizzate? 

Si tratta di tutto ciò che si trova al di fuori dell’approvvigionamento centralizzato: spese tattiche e discrezionali effettuate dai dipendenti di diversi reparti, spesso in movimento o in situazioni urgenti. 

In questo post abbiamo esplorato come i processi manuali coinvolti nella gestione delle spese decentralizzate possano drenare tempo e risorse. È una sfida che vale la pena affrontare, poiché i team finanziari, che dovrebbero concentrarsi su obiettivi strategici di maggior valore, sono spesso bloccati da attività quotidiane come la riconciliazione reattiva. 

In questo post introdurremo il concetto di “programmazione proattiva”: un approccio alla gestione delle spese decentralizzate che offre ai responsabili aziendali maggiore controllo finanziario e risparmio di tempo. 

Alla fine di questo articolo, imparerai come anticipare e controllare le tue spese, ridurre le inefficienze e dare maggiore autonomia ai tuoi team.  

Perché la riconciliazione reattiva non funziona

Prima di spiegare in cosa consiste un approccio proattivo, esaminiamo il suo opposto: la riconciliazione reattiva. 

Le aziende oggi gestiscono le spese decentralizzate in diversi modi.  

Ufficio Acquisti 

Il Procurement offre struttura e controllo per gli acquisti di grandi dimensioni, migliorando la gestione dei fornitori. Permette di ottenere il massimo valore economico e di mantenere un saldo controllo sul budget. 

Tuttavia, adattare acquisti più piccoli e urgenti all’interno di questo sistema può ridurre l’agilità aziendale. I processi dell’Ufficio Acquisti possono creare colli di bottiglia per i team finanziari. Flussi di lavoro basati sulla burocrazia e le approvazioni obbligano a lavorare con informazioni non aggiornate, limitando la capacità di rispondere alle necessità finanziarie immediate. 

La riconciliazione è di conseguenza di tipo reattivo, causando ritardi negli acquisti e nella reportistica finanziaria. 

La gestione delle spese risulta rallentata.  

Rimborsi 

I rimborsi sono stati inizialmente progettati come un metodo semplice per consentire ai dipendenti di coprire le spese durante le trasferte o in situazioni urgenti.    

Tuttavia, oggi questo processo può creare insoddisfazione, poiché i dipendenti finiscono per accollarsi il peso finanziario dell’azienda. Per i team finanziari, i rimborsi comportano problemi amministrativi: necessità costante di tracciare ricevute, verificare manualmente le spese e riconciliare i report. 

Anche in questo caso la riconciliazione è reattiva, con la gestione delle spese solo dopo che sono state sostenute, il che spesso porta a ritardi negli approfondimenti sul flusso di cassa. 

La gestione delle spese risulta disordinata.  

Fondo cassa 

Il fondo cassa è stato a lungo una soluzione pratica per piccole spese quotidiane che non richiedevano un’approvazione formale. 

Ma non è scalabile per grandi aziende. Per i team finanziari, tracciare più casse in vari reparti o sedi può essere caotico e comportare gravi errori, e complica il già  difficile compito di garantire che ogni transazione rispetti le politiche di spesa. 

La riconciliazione è reattiva, poiché il monitoraggio delle spese non avviene in tempo reale. Ciò significa che i team guardano sempre indietro, invece di prendere decisioni sul futuro. 

La gestione delle spese risulta inefficiente.

Lo stato attuale della gestione delle spese decentralizzate con processi manuali è lento, disordinato e inefficiente. Quindi, come trasformare un approccio reattivo alla riconciliazione in qualcosa che renda la tua azienda più agile, organizzata ed efficiente? 

Introduzione alla programmazione proattiva per la gestione delle spese 

La programmazione proattiva permette di controllare le spese prima che si verifichino, assicurandosi che ogni decisione di spesa sia allineata agli obiettivi e alle politiche aziendali. 

Questo approccio può rendere la tua gestione agile, per cogliere nuove opportunità, ordinata, per trovare informazioni utili, ed efficiente, per crescere senza rallentamenti. 

Ci sono tre fasi fondamentali: 

• Pre-spesa: stabilire le regole che guideranno le decisioni di spesa prima che vengano effettuate. 

• Spesa: semplificare le transazioni semplici per i dipendenti e per il controllo dei team finanziari. 

• Post-spesa: automatizzare la riconciliazione e ottenere informazioni immediate per migliorare costantemente la gestione delle spese. 

Queste fasi lavorano insieme per garantire pieno controllo e visibilità, eliminando il lavoro Manuale che rallenta i processi.     

Ora che abbiamo chiarito il framework, è il momento di capire come metterlo in pratica. Esploriamo alcuni passaggi pratici su come programmare proattivamente le spese e trasformare questi concetti in realtà per la tua azienda.   

Come mettere in pratica la programmazione proattiva  

Ecco alcuni importanti consigli per passare da una gestione reattiva a un sistema più agile ed efficiente. 

Pre-spesa: Imposta regole e controlli chiari 

Assicurati che le decisioni di spesa siano controllate sin dall’inizio. 

1. Definisci limiti di spesa per categorie specifiche (es. viaggi, forniture per ufficio, spese di marketing). 

2. Stabilisci un sistema di approvazione basato su ruoli o reparti (piccoli acquisti approvati dal manager, spese maggiori dal team finanziario). 

3. Automatizza queste regole per semplificare le approvazioni. 

4. Assicurati di comunicare chiaramente le politiche, così i dipendenti sapranno come rispettarle.  

Spesa: Abilita la spesa libera ma controllata 

Trova l’equilibrio perfetto tra la semplicità per i dipendenti e il controllo per i team finanziari. 

1. Usa carte aziendali con limiti predefiniti. Ad esempio, assegna a un CMO 5.000 euro di limite e a un assistente 50 euro. In questo modo, i dipendenti possono spendere liberamente senza necessità di approvazioni continue. 

2. Utilizza carte virtuali per acquisti specifici, come abbonamenti online o spese occasionali. Queste carte possono essere monitorate e annullate in qualsiasi momento. 

3. Investi in sistemi di tracciamento in tempo reale, ottenendo visibilità immediata sulle spese e intervenendo se necessario. 

Post-spesa: Ottieni informazioni immediate 

Il grande vantaggio della programmazione proattiva è la riconciliazione automatica in un’unica piattaforma, poiché risparmiarai tempo e avrai informazioni in tempo reale sulle tue finanze. 

1. Usa app che consentano ai dipendenti di caricare ricevute in tempo reale, abbinando automaticamente le transazioni alle ricevute digitali. Cercare le ricevute a fine mese non sarà più un problema per nessuno.  

2. Centralizza tutte le informazioni in un software di gestione delle spese, permettendo ai team finanziari di identificare tendenze o discrepanze con pochi clic. Potranno anche generare report sui modelli di spesa, flussi di cassa e aderenza ai budget. 

Non si tratta solo di analizzare spese passate: usa le informazioni ottenute dall’analisi post-spesa per integrarle nella pianificazione pre-spesa per affinare le politiche future. 

Adottando un approccio di programmazione proattiva nella gestione delle spese, vai oltre le soluzioni a breve termine della spesa reattiva. Stai liberando risorse per la crescita, riducendo gli sprechi e supportando l’innovazione. 

Che tu voglia limitare le spese non necessarie, semplificare il tuo processo di approvvigionamento, comprendere meglio le spese aziendali o prendere decisioni basate sui dati, un approccio proattivo garantisce il controllo e la visibilità necessari per far avanzare la tua azienda con fiducia. 

I benefici della gestione delle spese aziendali sono pronti per essere sfruttati. Facciamone il miglior uso possibile.