Perché promuovere la responsabilità finanziaria tra i dipendenti aiuta a trasformare le aziende

Nell’attuale quadro economico globale, le aziende si confrontano continuamente con la necessità di ridurre i costi e massimizzare l’efficienza. Un aspetto fondamentale di questo processo è l’adozione di una mentalità incentrata sul risparmio a tutti i livelli dell’organizzazione.

Certo, la leadership deve guidare con l’esempio, ma quale impatto potrebbe avere ogni singolo dipendente se si sentisse investito della responsabilità di contribuire al risparmio dell’azienda giocando un ruolo attivo in questo processo?

La gestione delle spese: un compito (e un vantaggio) per tutti

Incoraggiare i dipendenti a prendere decisioni responsabili in materia di spese aziendali può portare a significativi risparmi. E non solo: adottare strumenti che consentano di avere un’idea chiara di ciò che si sta spendendo e che contribuiscano a ridurre il tempo dedicato alle attività di calcolo e tracciabilità delle spese è fondamentale.

Secondo un recente studio condotto da Forrester Consulting su un campione di quattro aziende europee che hanno adottato le carte Soldo negli ultimi tre anni, il risparmio di tempo impiegato in attività amministrative relative alla compilazione delle note spese e rendicontazione equivale anche a un risparmio in termini economici:

• per i responsabili finanziari e amministrativi, Soldo riduce del 62% il tempo dedicato alla gestione delle note spese, che si traduce in risparmi pari a oltre 98.000 euro in tre anni.
• per i dipendenti, Soldo riduce di oltre il 50% il tempo dedicato alla compilazione delle note spese, che si traduce in risparmi pari a oltre 73.000 euro in tre anni.
• per i reparti operativi, Soldo permette di risparmiare fino a 50 ore all’anno in tempo dedicato all’emissione di carte e gestione delle stesse per dipendenti e collaboratori esterni, che si traduce in risparmi pari a 1.300 euro in tre anni.

L’importanza della responsabilizzazione dei dipendenti

Il coinvolgimento dei dipendenti nella gestione finanziaria è un passo cruciale per creare una cultura di responsabilità e risparmio. Come per le spese personali, monitorare le spese generate tra viaggi di lavoro, acquisto di materiali e servizi o sottoscrizione ad abbonamenti, può avere un impatto positivo sul modo in cui vengono gestiti i fondi aziendali.

Rendendoli coscienti e autonomi nelle spese effettuate nel corso delle loro attività lavorative, si promuove una mentalità più oculata e rispettosa delle risorse a disposizione.

Se un dipendente riconosce l’impatto che apporta al business, maggiori sono le probabilità che si senta legato all’azienda e che quindi si impegni a contribuire al suo successo.

Gli strumenti giusti per il controllo delle spese

Per fare ciò, è necessario dotare i dipendenti delle soluzioni più adatte a monitorare e gestire gli acquisti. Secondo i risultati della ricerca Forrester, le aziende che tendono ad utilizzare carte di credito e debito tradizionali emesse dalle banche si trovano spesso ad affrontare problemi legati al limite di credito prestabilito, al numero di carte che è possibile ricevere (con il risultato che solo pochi dipendenti possono utilizzarle) o alla richiesta di anticipare le spese con il proprio denaro per richiedere poi un rimborso all’azienda.

È evidente come una gestione delle spese manuale, effettuata su estratti conto bancari, e la poca visibilità legata agli anticipi delle spese e all’uso del contante, non possono favorire una cultura basata sulla responsabilità finanziaria.

È qui che entra in gioco l’innovazione tecnologica e la digitalizzazione, grazie a soluzioni di gestione delle spese come quelle offerte da Soldo, progettate per offrire un controllo senza precedenti su ogni aspetto della spesa aziendale.

Con Soldo, ogni dipendente ha accesso a un conto aziendale gestito in modo sicuro e trasparente e regolato da limiti di spesa predefiniti. Il reparto amministrativo può verificare in tempo reale le spese effettuate dai dipendenti, il che non solo permette di avere un controllo immediato sulle transazioni, ma anche di capire come e dove è possibile operare dei risparmi.

Grazie alla generazione di report in tempo reale è possibile ottenere dati su tutte le transazioni e trend di spesa dettagliati, per semplificare i flussi di lavoro e aiutare il reparto amministrativo ad allocare i diversi budget in maniera più accurata.

Creare una cultura del risparmio

L’obiettivo finale del coinvolgimento attivo dei dipendenti nella gestione delle spese è la creazione di una cultura del risparmio all’interno dell’azienda. Quando i dipendenti comprendono l’impatto delle proprie decisioni in tema di business spending e toccano con mano come il loro comportamento sia in grado di contribuire alla salute finanziaria dell’azienda, sono più motivati a fare scelte oculate.

Inoltre, una maggiore trasparenza finanziaria favorisce un ambiente di lavoro più equo. Se i dipendenti sono consapevoli che tutti, dal CEO ai collaboratori junior, sono responsabili e attenti alla gestione dei fondi aziendali, si sentiranno di conseguenza più coinvolti e responsabilizzati.

Responsabilizzare i dipendenti nella gestione dei fondi aziendali non solo aiuta a risparmiare, ma può anche contribuire a creare un ambiente di lavoro più positivo e produttivo. Con strumenti innovativi e una mentalità basata sul risparmio, tutti sono in grado di contribuire al successo finanziario dell’azienda.