Perché investire nell’automazione delle funzioni aziendali?

Il clima di innovazione ed evoluzione digitale degli ultimi anni ha rivoluzionato il modus operandi di piccole e grandi aziende e ha portato alla massima integrazione delle nuove tecnologie all’interno dei processi e del workflow di intere funzioni aziendali.

Per molte aziende diventa dunque cruciale semplificare i processi amministrativi per supportare con successo il proprio modello di business e organizzare al meglio le strutture finanziarie, attraverso l’adozione di soluzioni automatizzate mirate a risparmiare tempo e prendere decisioni strategiche all’interno di uno scenario economico mai così imprevedibile come quello di oggi.

Parlare di automazione finanziaria e dell’importanza che ricopre significa anche valutare l’enorme quantità di opzioni tra cui poter scegliere in fase decisionale. Ma in che modo investire nei giusti sistemi di automazione può aiutare la tua azienda a raggiungere gli obiettivi di crescita prefissati e sostenere al meglio le future esigenze commerciali?

Individua le aree chiave

Il segreto per il successo nell’adozione di soluzioni automatizzate sta nell’avere una strategia chiara e la comprensione dei vantaggi che queste soluzioni possono apportare. Per fare ciò, le aziende devono valutare i propri processi attuali e identificare le aree che potrebbero trarre beneficio dall’automazione.

1.  Pianificazione degli investimenti

Budget e forecast aziendale sono fondamentali strumenti di programmazione strategica degli investimenti perché consentono di operare con fondi già a disposizione, gestire eventuali imprevisti e finanziare la crescita aziendale. Il loro limite però è quello di basarsi principalmente su dati legati ad operazioni finanziarie effettuate negli anni precedenti, senza tenere conto dello scenario economico attuale o delle nuove esigenze di spesa dell’azienda.

Rivedere regolarmente i budget e le previsioni è fondamentale, ma per farlo è necessario avere a disposizione dati aggiornati e accurati. Ed è qui che l’automazione finanziaria entra in gioco: avere accesso a dati finanziari disponibili in tempo reale significa poter stanziare le risorse a disposizione in base alle effettive esigenze, invece che fare affidamento su semplici previsioni. Con una piattaforma automatizzata di gestione spese come quella Soldo puoi creare in tempo reale report chiari e personalizzabili su tutti i tuoi pagamenti e esportare i dati in Excel o altri formati.

Questo ti permette ti individuare immediatamente eventuali eccedenze o carenze, visualizzare le attività di ogni singolo utente e stanziare le risorse in modo più accurato. Ad esempio, se il budget dedicato allo sviluppo del prodotto è stato in gran parte già speso, mentre quello stanziato per il reparto marketing supera le effettive necessità di spesa, allora sarà possibile riallocare i fondi ed investire risorse dove ce n’è effettivamente bisogno.

2.  Contabilità

Investire nell’adozione di un software di contabilità è un ottimo modo per avere un maggiore controllo sulle informazioni finanziarie e semplificare i flussi di lavoro amministrativi della tua azienda.

I processi manuali di verifica di ciascuna transazione sono lenti e soggetti ad errore umano e potrebbero causare ritardi nei rimborsi spesa o nel riconoscimento di un bonus o indennità fiscale.

Verificare, categorizzare e archiviare le spese, nonché monitorare la gestione dei dati finanziari, sono solo alcuni dei processi in cui un reparto amministrativo aziendale può avvalersi di soluzioni automatizzate per risparmiare tempo e ottenere maggiore visibilità in tempo reale.

Grazie all’integrazione di Soldo con le piattaforme contabili e sistemi ERP che usi quotidianamente, tali processi sono affidati a sistemi digitalizzati che applicano regole di verifica e categorizzazione automatica che aiutano a tenere sotto controllo la gestione delle spese aziendali. In questo modo puoi:

• semplificare la riconciliazione ed eliminare l’esportazione manuale dei dati con l’integrazione QuickBooks;
• inviare i dati sulle transazioni con NetSuite;
• scaricare i dati in formato CSV e sincronizzare le transazioni e i dati di spesa con la tua piattaforma di contabilità.

3.  Gestione delle spese dipendenti

La gestione delle spese dei dipendenti è in genere un onere significativo. I reparti amministrativi ricevono spesso note spese incomplete, con transazioni classificate in modo errato o giustificativi mancanti che rendono la validazione delle spese molto più lunga e complessa.

Adottare una piattaforma di gestione automatizzata della spese composta da carte di pagamento collegate a una app mobile semplifica l’intero processo legato alla raccolta e categorizzazione delle ricevute e scontrini fiscali.

Con Soldo puoi assegnare carte nominative ai singoli utenti o creare carte aziendali per dipartimenti o progetti, eliminando la necessità di condividere le carte fra più persone. Una volta effettuata una transazione, il dipendente dovrà semplicemente fotografare le ricevute e aggiungere IVA e gli altri dati di spesa all’interno della app. In questo modo i reparti amministrativi riceveranno in tempo reale tutte le informazioni per riconciliare facilmente le spese e ridurre il tempo dedicato alla contabilità.

Automatizza i processi della tua azienda

L’applicazione di una cultura di miglioramento continuo attraverso l’automazione può portare a enormi guadagni in termini di produttività, semplificando le operazioni amministrative, facilitando la collaborazione tra i team e fornendo un accesso sicuro alle informazioni da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento.

L’automazione finanziaria nella gestione delle spese aziendali è l’onda del futuro. Grazie alla sua capacità di ridurre significativamente i processi manuali, migliorare l’accuratezza e snellire le operazioni finanziarie, sta rapidamente diventando una parte essenziale del successo di qualsiasi azienda.

Solo sfruttando le innumerevoli soluzioni automatizzate a disposizione, le aziende possono trasformare i propri processi di gestione delle spese rimanendo competitive all’interno di un panorama digitale in continua evoluzione.