La Legge di Bilancio 2025 e l’obbligo di pagamenti tracciabili per la detraibilità delle spese
La Legge di Bilancio 2025 rappresenta un punto di svolta per le imprese italiane. Adattarsi rapidamente alle nuove normative adottando pagamenti tracciabili è essenziale per evitare sanzioni, garantire la deducibilità delle spese e cogliere i vantaggi della digitalizzazione.
Tra le principali modifiche si evidenziano interventi sulle imposte societarie, incentivi per la transizione digitale ed energetica, misure volte a semplificare gli adempimenti fiscali e promuovere la sostenibilità ambientale, e nuove norme relative alle detrazioni fiscali sulle transazioni finanziarie in base allo strumento di pagamento.
In questo post affronteremo una delle aree di maggiore impatto che riguarda la gestione delle spese aziendali in quanto spese detraibili, comprensive delle spese di trasferta e delle spese di rappresentanza.
Dal 2025 il diritto alla detrazione sarà soggetto a requisiti più stringenti di tracciabilità elettronica, ovvero ogni acquisto dovrà essere effettuato con metodi tracciabili come la carta di debito, carta di credito, carta prepagata, assegni bancari e assegni circolari. L’obiettivo dichiarato è migliorare la trasparenza fiscale e ridurre l’uso del contante nelle operazioni aziendali attraverso l’uso esclusivo di pagamenti tracciabili, in linea con l’impegno del governo nel contrastare l’evasione fiscale.
La nuova legge sui pagamenti tracciabili, in breve
Le aziende saranno tenute a documentare in modo dettagliato e tracciabile tutte le seguenti spese di T&E, ovvero tutte le spese di trasferta e spese di rappresentanza legate a vitto, alloggio, servizi di trasporto (incluso il trasporto pubblico e locale con taxi e NCC) dei viaggi di lavoro.
Cosa si intende per metodi di pagamento tracciabili?
Per poter usufruire della deducibilità fiscale, le spese dovranno essere effettuate esclusivamente tramite strumenti di pagamento tracciabili ed elettronici, come carte di credito aziendali, carte di credito personali, carte di debito personali e aziendali, bonifici bancari o altri metodi digitali che prevedano l’uso di moneta elettronica.
Quali sono i metodi di pagamento non tracciabili?
I contanti. L’utilizzo dei contanti sarà completamente escluso dai benefici fiscali, imponendo un cambiamento radicale nelle pratiche aziendali, a favore di strumenti di pagamento tracciabili, che sono i sistemi di pagamento elencati nel parafrafo precedente.
Ecco come Soldo può aiutarti a rispettare le nuove misure sulle transazioni finanziarie
Elenchiamo qui solo alcuni dei casi d’uso in cui Soldo, con la sua piattaforma di gestione delle spese con carte preprogrammabili, può sostituire l’uso del contante e della carta di credito tradizionale appoggiata sui conti correnti aziendali e/o personali.
La soluzione offre strumenti tracciabili progettati per avere la sicurezza di un pagamento tracciato e la classificazione di ogni documento di spesa utile a ottenere le agevolazioni fiscali.
Utilizzando il nostro calcolatore puoi calcolare l’impatto di Soldo sulla tua azienda. Ma vediamo la normativa.
Non solo pagamenti tracciabili: principali cambiamenti introdotti dalla Legge di Bilancio 2025
Di seguito una panoramica delle modifiche più rilevanti che le aziende dovranno affrontare:
- Introduzione della tracciabilità digitale delle spese: per ottenere la deducibilità fiscale, tutte le spese aziendali dovranno essere effettuate utilizzando esclusivamente strumenti di pagamento elettronici e tecnologie simili, come previsto dall’articolo 23 del Dlgs 241/1997. Questo obbligo richiederà alle imprese di adottare soluzioni tecnologiche per tracciare e registrare accuratamente ogni pagamento effettuato.
- Aggiornamento delle procedure aziendali interne: le aziende saranno chiamate a rivedere le proprie policy interne per garantire che tutte le spese siano effettuate, approvate e registrate in conformità alle nuove normative che impongono i pagamenti tracciabili, anche effettuati con sistemi di pagamento diversi, purché elettronici. Questo processo comporterà una revisione completa dei flussi operativi legati alla gestione delle note spese e ai meccanismi di rimborso.
- Impatto sulle piccole e medie imprese (PMI): le PMI, spesso meno digitalizzate rispetto alle grandi imprese, potrebbero incontrare maggiori difficoltà nell’adattarsi a questi cambiamenti. Diventerà essenziale investire in strumenti tecnologici accessibili e flessibili per conformarsi alle nuove regole senza compromettere l’efficienza operativa pena la perdita della detrazione.
Alcune questioni ancora aperte
Ad oggi alcune tematiche delle nuove disposizioni risultano ancora incerte, di conseguenza riportiamo ipotesi, domande e dubbi con le soluzioni più plausibili. Vediamone subito tre:
- L’Agenzia delle Entrate terrà conto di quanto indicato sulla fattura o sul documento commerciale emesso dal fornitore riguardo al metodo di pagamento utilizzato? Annotazione in fattura che, tra l’altro, non è obbligatoria.
- Sarà necessario che il dipendente alleghi, insieme alla richiesta di rimborso spese, la ricevuta dei pagamenti elettronici effettuati con POS, il pagamento con ricevuta bancomat o addirittura il proprio estratto conto personale con relativa comunicazione dei dati personali?
- Considerando che la spesa sostenuta dal dipendente verrà dedotta dal datore di lavoro, come l’azienda potrà dimostrare all’Agenzia delle Entrate che il dipendente ha seguito correttamente le procedure con le relative registrazioni di pagamento?
I software dedicati alla gestione delle spese aziendali dei dipendenti dovranno probabilmente prevedere una categorizzazione specifica per le spese effettuate tramite strumenti di pagamento tracciabili. Questa suddivisione sarà fondamentale per garantire la deducibilità dei relativi costi.
Inoltre, sarà necessario introdurre policy idonee per gestire le situazioni in cui il dipendente non sia stato in grado di utilizzare metodi di pagamento tracciati.
I report generati per la contabilizzazione e la valutazione fiscale dei costi dovranno distinguere in modo chiaro tra spese deducibili e non deducibili.
Questi report potranno servire alle aziende per trasmettere le informazioni indispensabili in fase di predisposizione della dichiarazione dei Redditi, poiché i sistemi utilizzati consentono di raccogliere i documenti giustificativi delle spese e di gestire i rimborsi direttamente in busta paga.
Un’opportunità per migliorare la trasparenza e l’efficienza
Questa normativa non è solo una sfida, ma anche un’opportunità per modernizzare i processi aziendali. La tracciabilità delle spese aziendali non solo garantisce una maggiore compliance fiscale, ma offre anche vantaggi operativi come la riduzione degli errori, l’ottimizzazione del tempo e una maggiore trasparenza nelle operazioni finanziarie.
Adottare soluzioni digitali integrate che automatizzano la gestione dei flussi di spesa, come i sistemi di pagamento elettronici connessi a software di monitoraggio, rappresenta un passo strategico per le imprese.
Prepararsi al cambiamento: il ruolo delle soluzioni digitali
In un contesto normativo sempre più complesso, le soluzioni digitali sono fondamentali per rispettare le nuove regole relative ai pagamenti tracciabili delle singole spese senza compromettere l’efficienza aziendale. Strumenti come le carte aziendali e i sistemi di gestione integrata delle note spese consentono di automatizzare il processo, monitorare le transazioni in tempo reale e generare report conformi alle nuove esigenze fiscali.
Per esempio, app di pagamento e piattaforme come Soldo offrono carte di pagamento e software integrati che semplificano la gestione delle spese aziendali. Ogni transazione viene tracciata automaticamente, e arricchita con informazioni quali le voci di spesa, l’importo delle spese, la categoria merceologica e molto altro, riducendo al minimo gli interventi manuali e garantendo la conformità alle normative. Inoltre, trasformano l’approvazione e la rendicontazione delle spese detraibili in processi più rapidi ed efficienti, migliorando l’esperienza sia per le aziende che per i dipendenti.
Intervenire tempestivamente per guadagnare vantaggio competitivo
La Legge di Bilancio 2025 segna un momento cruciale: dal 1° gennaio 2025, onde evitare disagi alle imprese, è previsto un periodo di transizione prima dell’entrata in vigore definitiva della normativa, ma è auspicabile adeguarsi tempestivamente alle regole per evitare sanzioni, assicurare la detraibilità dei costi e sfruttare le opportunità offerte dalla trasformazione digitale.
Inizia oggi stesso a pianificare e implementare soluzioni digitali che ti permettano di gestire le spese in modo conforme, efficiente e trasparente. Le aziende che si muoveranno per tempo non solo rispetteranno la normativa, ma guadagneranno un vantaggio competitivo in un mercato sempre più orientato alla trasparenza e alla digitalizzazione.
