La parola all’agenzia delle entrate sull’acquisto dei carburanti

Un’attesa circolare chiarisce alcuni dubbi

L’Agenzia delle Entrate ha emesso in data 30 aprile sia un provvedimento sulla fatturazione elettronica, che contiene alcuni riferimenti ai carburanti, che una circolare dedicata in modo specifico all’acquisto dei carburanti a partire dal 1° luglio 2018.

Vediamo dunque cosa ci viene detto dal Direttore dell’Agenzia su un tema di sicuro interesse per tutti i titolari di partita IVA che dal prossimo mese di luglio dovranno organizzarsi per effettuare gli acquisti di carburante senza perdere il diritto alla detraibilità dell’IVA ed alla deducibilità dei costi (beninteso in base alle percentuali ammesse per tipo ed uso di veicolo).

Gli argomenti di maggior rilievo trattati nella circolare n. 8/E sono in sintesi i seguenti:

• acquisti di benzina, gasolio e altri prodotti
• indicazione della targa del veicolo in fattura
• fatturazione differita e scontrino self-service
• registrazione acquisti da fattura riepilogativa
• operatori finanziari e carte di pagamento
• catena di pagamenti con strumenti tracciabili

Commentiamo punto per punto le indicazioni fornite dall’Amministrazione Finanziaria.

Fattura elettronica solo per benzina e gasolio

Un primo chiarimento arriva a dirimere la questione sollevata dai più attenti commentatori in relazione alla mancanza di una specifica indicazione di legge sulla tipologia dei carburanti per i quali si rende obbligatoria la fattura elettronica del 1° luglio 2018.

La novità normativa, ci dice l’Agenzia delle Entrate, riguarda solo le cessioni di benzina e di gasolio per autotrazione (per la precisione, viene detto “benzina e gasolio destinati a essere utilizzati come carburanti per motori per uso autotrazione”).

Nelle specifiche tecniche della fattura elettronica in formato xml troviamo indirettamente conferma di quanto sopra, con l’introduzione dell’obbligo per i cedenti di indicare nelle righe della fattura un codice articolo composto dal prefisso CARB e da uno dei quattro valori seguenti, presi dalla tabella dei prodotti energetici TA13 dell’Agenzia delle Dogane:

• codice 27101245 per vendita di Benzina senza piombo ottani => 95 e < 98;
• codice 27101249 per vendita di Benzina senza piombo ottani => 98;
• codice 27101943 per vendita di Olii da gas aventi tenore, in peso, di zolfo inferiore o uguale a 0,001%;
• codice 27102011 per vendita di Olio da gas denaturato tenore in peso di zolfo nell’olio da gas =< 0,001%).

La fattura elettronica per i carburanti dovrà quindi essere emessa solo se viene acquistata benzina o gasolio per rifornire un motore di un autoveicolo. Se la benzina o il gasolio sono usati per altri tipi di motori, come ad esempio per rifornire un gruppo elettrogeno, un impianto di riscaldamento, degli utensili da giardinaggio o altri attrezzi vari, non deve essere emessa fattura elettronica sino alla data del 1° gennaio 2019 (quando l’obbligo sarà generalizzato per tutti).

La circolare dell’Agenzia precisa inoltre che le cessioni di benzina e gasolio per autotrazione hanno un potere attrattivo, per quanto riguarda l’obbligo di fattura elettronica, nei confronti di eventuali altri prodotti acquistati contestualmente e fatturati cumulativamente. Quindi se oltre al rifornimento vengono acquistati anche degli accessori auto, degli olii lubrificanti o il servizio di lavaggio auto, la fattura emessa dal distributore (se unica) dovrà essere in formato elettronico ed inviata tramite SdI.

La targa dell’auto trova posto ma rimane un’opzione

Come era logico prevedere, in assenza di una specifica norma di legge nemmeno l’Agenzia delle Entrate è riuscita ad introdurre una regola di buon senso e sicuramente utile a tutti come l’obbligo di indicazione in fattura della targa del veicolo. Infatti l’Agenzia si è dovuta limitare ad indicare la facoltà di inserire la targa nel file fattura xml utilizzando il campo “MezzoTrasporto”.

Purtroppo non poteva essere diversamente, in quanto i dati minimi obbligatori da indicare in fattura sono quelli di sempre previsti dagli articoli 21 e 21-bis del decreto IVA, e tra questi non figura certo né la targa né alcun altro elemento identificativo dell’autoveicolo. Questi elementi di identificazione dell’autoveicolo erano infatti richiesti dalla norma sulla scheda carburanti, ora abrogata.

L’Agenzia delle Entrate prova ad indicare dove tecnicamente può essere inserito in fattura il campo relativo alla targa, ma possiamo immaginare che non sempre il distributore vorrà o potrà procedere con l’inserimento di questa informazione. Non essendo obbligatoria, non avremo nessun diritto di pretendere che per ragioni di ordine amministrativo il distributore compili la fattura come vogliamo.

Nella circolare in commento troviamo un blando riferimento ad “opportune finalità” per cui sarebbe utile indicare la targa in fattura, quali l’ausilio alla tracciabilità della spesa e la riconducibilità della stessa ad un determinato autoveicolo ai fini della deducibilità dei costi.

Dice bene l’Agenzia e non si può che essere d’accordo sul fatto che sarebbe preferibile avere un chiaro e documentato collegamento tra la fattura e l’autovettura. Ma l’appunto non deve essere rivolto al soggetto passivo, che non ha alcun potere di intervenire con comportamenti virtuosi in un processo che non governa. E’ evidente che ci sarà un problema amministrativo di riconducibilità della spesa alla specifica autovettura, ma non è un suggerimento di best practice che convincerà i distributori ad includere in fattura l’informazione sul veicolo.

Fattura elettronica a fine mese dal distributore abituale

Nella circolare dell’Agenzia viene ammessa la possibilità per i distributori di carburante di emettere fattura differita entro il 15° giorno del mese successivo per tutti i rifornimenti accompagnati da una sorta di DDT, ovvero da un documento da cui risultino la data del rifornimento, le generalità del cedente, del cessionario, della natura, della qualità e quantità dei carburanti ceduti.

Per le molte aziende che utilizzano abitualmente uno stesso impianto di carburante può essere una buona soluzione concordare con il distributore l’emissione di una sola fattura elettronica a fine mese. Tuttavia il distributore dovrà organizzarsi in modo tale da gestire l’anagrafica del cliente ed emettere in duplice copia il documento di consegna del carburante ad ogni rifornimento.

La fattura differita dovrà inoltre contenere l’indicazione di tutti i documenti di consegna del mese precedente, come previsto nello schema xml che richiede l’inserimento del numero DDT, della data DDT e dei riferimenti alla linea o alle linee di fatturazione di ciascun DDT.

Facciamo notare che, in caso di rifornimenti da parte di un stessa azienda di più autoveicoli presso lo stesso distributore, con l’emissione della fattura differita non sarà comunque possibile utilizzare l’informazione sulle targhe in quanto il campo “MezzoTrasporto” è un elemento unico non presente su ogni riga della fattura.

La fattura differita, ci viene detto dall’Agenzia delle Entrate, può anche essere emessa nel caso dei rifornimenti da distributore automatico ad impianto chiuso o in modalità self-service. Il caso sembra onestamente poco più che teorico, in quanto al momento non ci risulta che gli impianti self-service possano emettere scontrino che hanno anche valore di documento di consegna.

La prassi di riferimento a cui si rimanda è quella della circolare n. 205/E del 1998 che, al punto 2, escludeva la disciplina della scheda carburante in “tutte le ipotesi di impossibilità di certificazione degli acquisti di carburante per mancanza del personale addetto alla distribuzione”. Nei casi di self-service la circolare citata affermava che “continua ad applicarsi la disciplina della fatturazione a richiesta del  cliente. Nel caso di mancanza di personale che possa rilasciare il documento, possono essere utilizzati a tal fine, i buoni consegna emessi dalle attrezzature automatiche, da inviare ai gestori per l’adempimento in questione”.

Ma l’Agenzia delle Entrate precisa ora che i “buoni consegna” emessi dai self-service possono essere utilizzati per la fatturazione differita solo “ove contenenti le informazioni necessarie”. In pratica, per dare seguito a queste indicazioni occorre avere la possibilità di indicare i dati del cessionario (ragione sociale e partita IVA) al momento del rifornimento affinché lo scontrino rilasciato dal self-service possa diventare a tutti gli effetti documento di consegna valido per la fatturazione differita.

Registrazione cumulativa con fattura riepilogativa

La circolare in commento ricorda altresì che ai fini delle registrazioni delle fatture elettroniche nulla cambia in merito alla possibilità di utilizzare la facoltà concessa dall’art. 6, comma 1 del DPR 695/1996 di annotazione di tutte le operazioni del mese singolarmente inferiori ai 300 euro in un unico documento riepilogativo ai fini IVA.

Le caratteristiche della fattura riepilogativa IVA sono da tempo note e comprendono l’indicazione in un unico documento dell’elenco dei numeri (di protocollo, ndr) delle fatture a cui si riferisce, l’ammontare complessivo imponibile delle operazioni e l’ammontare dell’imposta, distinti secondo l’aliquota applicata.

Rimane da capire se le singole fatture elettroniche da allegare al documento riepilogativo debbano essere stampate ovvero se sarà possibile conservarle in formato digitale (e con quali riferimenti incrociati mettere in relazione il file fattura con il documento riepilogativo).

Sono validi tutti i mezzi di pagamento tracciabili

Per quanto riguarda i mezzi di pagamento tracciabili che possono essere utilizzati ai fini della detraibilità IVA (e della deducibilità dei costi), la circolare n. 8 del 30 aprile 2018 fornisce un chiarimento non così scontato rispetto a quanto la stessa Agenzia delle Entrate ha recentemente affermato con provvedimento n. 73203 del 4 aprile 2018. Vediamo di cosa si tratta.

La legge di bilancio ha detto che i pagamenti dei carburanti devono essere effettuati con mezzi di pagamento tracciabili ed ha indicato in particolare le carte di credito, debito e prepagate emesse da operatori soggetti all’obbligo di comunicazione all’anagrafe tributaria (banche, poste, ecc.). Ma ha anche aggiunto la validità di ogni “altro mezzo ritenuto parimenti idoneo” dall’Agenzia delle Entrate.

Il Direttore dell’Agenzia con il provvedimento citato del 3 aprile 2018 ha indicato tra gli altri mezzi di pagamento idonei quelli elettronici previsti dal CAD (art. 5 della legge n. 82/2005) secondo le linee guida AGID emanate con determinazione n. 8/2014, richiamando a titolo esemplificativo le “carte di debito, di credito, prepagate ovvero di altri strumenti di pagamento elettronico disponibili, che consentano anche l’addebito in conto corrente”.

Ora, nella circolare n. 8E/2018, l’Agenzia delle Entrate specifica che quest’ultima locuzione non è assolutamente ripetitiva di quella contenuta nella legge di bilancio ma al contrario deve intendersi come apertura alla piena validità delle carte di credito, di debito e prepagate emesse da operatori finanziari non soggetti all’obbligo di comunicazione all’anagrafica tributaria.

Il chiarimento è sicuramente utile anche per chi, come lo scrivente, non sarebbe riuscito a fornire una tale interpretazione dalla semplice lettura delle norme riportate.

Sono validi i pagamenti tracciabili dei dipendenti

Con l’apertura sostanziale a qualsiasi forma di pagamento elettronico, l’Agenzia delle Entrate fa un successivo passaggio ipotizzando ed ammettendo come valido il caso di più pagamenti che formano una catena ininterrotta di corresponsioni tracciabili.

E’ il caso del rifornimento di un’autovettura aziendale effettuato dal dipendente con proprie carte di credito, debito o prepagate. La fattura elettronica emessa dal distributore deve evidentemente essere intestata all’azienda, ma viene a cadere quanto in precedenza affermato dalla circolare 42E del 2012 che in tema di acquisti di carburanti con carte di credito imponeva l’uso di strumenti aziendali.

Ovviamente, affinché si possa provare la “catena ininterrotta di corresponsioni tracciabili” l’azienda dovrà sempre rimborsare il pagamento al dipendente con mezzi di pagamento ritenuti validi. E’ il caso del dipendente che indica in nota spese l’importo pre-pagato del carburante e dell’azienda che effettua il pagamento della nota spese tramite bonifico bancario, anche da busta paga.

Allo stesso modo è ritenuto valido il pagamento effettuato con carte prepagate aziendali dal cui estratto conto si evinca l’esborso nei confronti del distributore e la cui provvista sia ricostituita periodicamente dall’azienda con bonifici effettuati da un proprio conto corrente.

Come organizzarsi per operare al meglio

Gli acquisti di carburante con fattura elettronica e mezzi di pagamento tracciabili rappresentano un ottimo banco di prova per l’organizzazione amministrativa dell’azienda digitale. Una gestione dei processi ben strutturata può portare evidenti vantaggi in termini di efficienza (minore tempo speso) e di efficacia (assenza di errori) nelle attività contabili e fiscali, con conseguenti risparmi in termini di costi diretti ed indiretti.

Ma allo stesso tempo gli acquisti dei carburanti hanno delle particolarità tali, rispetto alle procedure di acquisto aziendali centralizzate e strutturate, che metteranno da subito in evidenza anche i limiti di una normativa non del tutto matura e certamente non progettata in ottica di ottimizzazione di quei processi aziendali che da più parti ci viene chiesto di ripensare.

Tali particolarità consistono prevalentemente nel fatto che gli acquisti di carburante sono effettuati direttamente dai dipendenti, al di fuori di qualsiasi processo ordine-bolla-fattura, presso fornitori in linea di massima occasionali nei cui confronti non c’è alcun potere contrattuale. Ciò significa che il dipendente non può influenzare il comportamento del distributore e richiedere di inserire dati non previsti obbligatoriamente dalla normativa, quali un suo identificativo o la targa dell’autoveicolo.

Dalle indicazioni emerse con la circolare n. 8/E del 30 aprile 2018 è possibile comunque trarre dei suggerimenti per organizzare al meglio la procedure aziendali di acquisto dei carburanti. In primo luogo le aziende devono fare in modo che tutte le fatture elettroniche ricevute che contengono un codice articolo di tipo CARB vengano filtrate e segregate in attesa di allocazione all’autoveicolo a cui si riferiscono. Per ricondurre l’acquisto all’autoveicolo, in assenza della targa facoltativa in fattura, e nello stesso tempo per verificare che il pagamento sia stato eseguito con forme tracciabili, è bene dotare ogni autovettura aziendale di una carta prepagata aziendale dedicata. In questo modo sarà agevole abbinare le transazioni di ciascuna carta con la relativa fattura emessa nella stessa data dallo stesso fornitore. Infine, si potranno raggruppare in un unico elenco riepilogativo tutte le transazioni e le fatture del mese per registrare ai fini IVA una sola fattura riepilogativa (ricordando che a libro giornale devono comunque essere indicate le singole operazioni per data e con il nome del fornitore).

Adottando idonei strumenti di pagamento e di ricezione delle fatture elettroniche, oltre che precise procedure organizzative interne, sarà certo possibile trasformare una potenziale complicazione in un ordinato processo amministrativo gestibile attraverso l’analisi di dati strutturati piuttosto che dalla elaborazione manuale di documenti oramai difficilmente leggibili ed interpretabili dagli operatori.