La flessibilità: il superpotere dei responsabili dell’Ufficio Acquisti 

Nulla è immutabile, ma guardandomi intorno, non posso fare a meno di notare che tutti noi dobbiamo cambiare e adattarci a nuove circostanze aziendali più velocemente e più spesso di prima.  

Per alcuni di noi, questa ondata inarrestabile di cambiamenti ha significato acquisire nuove competenze, mentre per altri ha significato sviluppare nuovi superpoteri a supporto dell’azienda. 

Il reparto Marketing è sempre stato vicino all’Ufficio Acquisti. Non potremmo fare il nostro lavoro senza di loro, e abbiamo un rapporto in qualche modo simbiotico. Ci rivolgiamo a loro con infinite richieste dell’ultimo minuto, con elenchi di nuovi fornitori con cui avere a che fare e nuovi servizi da reperire, e devono trovare il modo di supportarci e far fronte al carico amministrativo che ne deriva.   

Il Procurement è una funzione per la quale il cambiamento è una costante e la flessibilità può essere considerata a tutti gli effetti un superpotere.  

Chi si occupa di acquisti e ha sviluppato questa nuova memoria muscolare non solo sopravvive: prospera. Ecco perché. 

L’evoluzione del procurement 

Ho iniziato la mia carriera nel settore dei beni di largo consumo (Fast Moving Consumer Goods) negli anni ’90 e all’epoca il lavoro dell’Ufficio Acquisti consisteva nel ridurre i costi, negoziare i contratti e garantire l’efficienza della supply chain. Queste competenze sono ancora importanti, ma non sono più sufficienti.  

Il mondo è cambiato.  

La globalizzazione, le scoperte tecnologiche e supply chain sempre più complesse hanno portato nuove sfide che richiedono un diverso tipo di potere: la flessibilità. 

Le recenti crisi globali, dalle pandemie ai conflitti, hanno sottolineato l’importanza di questo superpotere.  

Questi eventi improvvisi possono avere un forte impatto sulle supply chain, puntando i riflettori su questi colleghi che devono adattarsi rapidamente, anticipare le sfide e mantenere la continuità operativa. 

Perché la flessibilità è un superpotere per l’Ufficio Acquisti  

Una rapida ricerca su Google dà una definizione di flessibilità.  È la capacità di piegarsi senza spezzarsi, di evolvere di fronte al cambiamento e di trasformare gli ostacoli in nuove opportunità. Nel Procurement, questo superpotere consiste nel stare al passo con i tempi, gestire i rischi e cogliere nuove possibilità.  

1. Superare le interruzioni nella supply chain: Quando si verifica un disastro, che si tratti di una calamità naturale, di una crisi politica o di un improvviso cambiamento del mercato, gli Uffici Acquisti che hanno flessibilità sanno trovare rapidamente nuovi fornitori, adeguare la logistica e mantenere attiva la supply chain. Questa intraprendenza può fare la differenza tra il successo e il fallimento. 

2. Sfruttare l’innovazione tecnologica: La tecnologia ha il potenziale per trasformare i processi di approvvigionamento. L’intelligenza artificiale e il machine learning, le nuove forme di pagamento o persino i nuovi strumenti come le piattaforme di gestione delle spese – ad esempio la nostra – consentono un approvvigionamento più efficiente. Ma per sfruttare appieno la potenza di queste innovazioni, i professionisti del Procurement hanno bisogno del superpotere della flessibilità per integrare questi strumenti nelle loro operazioni e strategie quotidiane. 

3. Sostenere la sostenibilità e le scelte etiche:  Con le crescenti richieste verso un approvvigionamento etico e sostenibile, gli Uffici Acquisti devono adattare le loro pratiche per soddisfare i nuovi standard. Ciò può comportare la ricerca di nuovi fornitori, la rinegoziazione dei contratti o l’implementazione di nuovi parametri di riferimento per garantire che prodotti e servizi siano in linea con gli obiettivi etici e ambientali. 

4. Navigare tra i pericoli di un mondo complesso: Il rischio è ovunque e sta cambiando forma. Che si tratti di minacce informatiche, incognite climatiche o volatilità economica, gli Uffici Acquisti di oggi devono adattare continuamente le loro strategie di gestione del rischio. Il superpotere della flessibilità li aiuta ad anticipare i pericoli e a rispondere in modo proattivo, piuttosto che reattivo. 

Come coltivare il superpotere della flessibilità 

Come ogni superpotere, anche la flessibilità può essere coltivata e migliorata: questo è qualcosa di cui personalmente parlo continuamente con il mio team. Ecco alcuni miei consigli, che penso possano essere facilmente applicati ai team di Procurement per aiutarli ad affinare questa competenza critica. 

1. Impegnarsi nella formazione continua: Incoraggiare l’apprendimento continuo per stare al passo con le ultime tendenze, tecnologie e sviluppi globali. Un team ben informato è un team flessibile. Tuttavia, siamo tutti a corto di tempo, quindi la chiave qui è concentrarsi sull’apprendimento in piccole dosi, piuttosto che ambire a grandi conoscenze e affogare nei dettagli. Personalmente amo i podcast come canale per imparare: posso consumarli in movimento e, poiché sono molto spesso basati sull’esperienza, li trovo più riconoscibili.  A chi si trovi a corto di ispirazione, consiglio di iniziare con il podcast di Soldo in lingua inglese, The CFO Playbook.      

2. Adottare una mentalità a favore del progresso: Abbraccia il cambiamento come un’opportunità di crescita, mettendo in discussione il modo in cui abitualmente vengono fatte le cose. Alcuni possono anche riferirsi a questo come a un “growth mindset”; in ogni caso si tratta di guardare le cose da un’angolazione diversa ed essere disposti a correre rischi calcolati, imparando dai fallimenti ed essendo aperti a nuovi modi di fare le cose. Questa mentalità è il carburante che alimenta la flessibilità.

3. Affrontare la resistenza al cambiamento: Non accontentarsi mai solo perché “si è sempre fatto così”. Siamo esseri umani e quindi siamo abituati ad adattarci persino alla scomodità. Eppure, in un mondo in cui il cambiamento è inevitabile, mettere in discussione lo status quo e provare a migliorarlo non solo ti permetterà di emergere nel gruppo e porterà insperate opportunità di carriera, ma sarà anche una spinta per il tuo entusiasmo e la tua motivazione.

4. Investire in tecnologia all’avanguardia: Usa la tecnologia come abilitatore: investi in strumenti che migliorano la visibilità, riducono il carico amministrativo, semplificano il processo decisionale e migliorano l’efficienza dei processi.  La tecnologia amplifica il superpotere della flessibilità e consente agli Uffici Acquisti di rispondere ai cambiamenti in modo rapido ed efficace. 

5. Partecipare nella pianificazione degli scenari: Questo è il punto più faticoso, ma non è detto che implementarlo debba per forza essere difficile. Personalmente uso le riunioni di team per incoraggiare questo tipo di pensiero. Riunire i team nella stessa stanza rende la pianificazione di potenziali problemi qualcosa di davvero potenzialmente divertente. Anticipando vari scenari e sviluppando piani d’azione, si impara a rispondere con agilità quando emergono sfide del mondo reale. 

Azioni semplici e risultati immediati 

È tutto bellissimo, ma “come faccio a trovare il tempo per fare tutto questo se fatico a star dietro alle attività di routine?”, starai pensando.  

Bene, inizia affrontando il lavoro amministrativo in modo da avere il tempo da dedicare al pensiero strategico. Ne ho già parlato, ma non accettare ciò che è scomodo solo perché “si è è sempre fatto così”. Se ci sono attività ripetitive e banali che richiedono molto tempo ai tuoi team, posso quasi garantire che ci sarà una soluzione tecnologica corrispondente per aiutarti. Noi di Soldo siamo specializzati proprio in questo, e i nostri clienti sono la testimonianza di quanto tempo si possa risparmiare con strumenti davvero semplici. 

Inizia in piccolo e implementa strumenti che possono essere adottati con il minimo attrito: i risultati immediati ti sproneranno.

Conclusione

In un mondo in cui il cambiamento è inevitabile, la flessibilità è il vero superpotere del Procurement. È la forza che consente di affrontare gli imprevisti, abbracciare l’innovazione e puntare al successo di fronte all’incertezza.  

Chiunque padroneggi il superpotere della flessibilità, sarà in prima linea a dare forma al futuro del Procurement. 

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Scritto da Isabelle Duarté

Isabelle Duarté è CMO in Soldo.  

Dirige la strategia per promuovere l’awareness e la demand generation dell’azienda. 

Con un background multilingue e multiculturale, Isabelle ha oltre vent’anni di esperienza nella creazione e nell’esecuzione di strategie di marketing per aziende software globali come Okta, Symantec, BlueCoat e VMware. 

Isabelle parla correntemente cinque lingue e la sua ossessione per la tecnologia si incrocia con il suo amore per le macchine fotografiche Leica e la morbidezza dei suoi amati Airedale Terrier.