In che modo le piattaforme di gestione delle spese aiutano a rispettare il budget

In tempi come questi, mantenere il controllo sul budget assume un’importanza ancora più critica del solito. I team finanziari sono chiamati ad un compito impegnativo: stimolare la crescita aziendale senza però mettere a rischio le risorse finanziarie disponibili.

È proprio qui che entra in gioco una piattaforma di gestione delle spese che ti aiuti a trovare il giusto equilibrio tra risparmio e investimento delle risorse.

1. Controllo della spesa

Le piattaforme di gestione delle spese sono costruite attorno a carte di pagamento aziendali da fornire ai singoli dipendenti o a interi dipartimenti per rispettare il budget assegnato in base alle loro esigenze di spesa.

Ciò garantisce che le carte:

• non siano abilitate ad effettuare transazioni al di sopra dei livelli concordati all’interno dei budget;
• seguano regole per limitare la spesa per categorie non idonee, come il gioco d’azzardo o l’intrattenimento;
• non possano essere utilizzate per effettuare acquisti in altre valute, a meno che non ce ne sia la necessità.

Nel caso di acquisti occasionali o di emergenza, i line manager possono essere autorizzati a sbloccare alcuni fondi dai loro bilanci complessivi.

2. Visibilità in tempo reale

La visibilità in tempo reale è una caratteristica chiave delle piattaforme di gestione delle spese. I dati relativi a ciascuna transazione sono disponibili nel momento in cui l’acquisto viene effettuato e le spese vengono categorizzate automaticamente: ad esempio, tutte le spese destinate all’acquisto di biglietti aerei, del treno o della metro possono essere incluse nella categoria ‘spese di trasferta’.

Questo ti fornisce informazioni senza precedenti su come vengono spesi i fondi nella tua organizzazione e ti consente di perfezionare i budget per riflettere le pratiche che funzionano e ciò che invece andrebbe migliorato.

Uno di questi casi potrebbe essere la riduzione del budget per alcune categorie di spesa o per alcuni dipendenti a favore di quelli che invece si ritrovano spesso a dover anticipare alcune spese aziendali di tasca propria.

3. Reportistica automatizzata

La reportistica automatizzata rappresenta un’importante risorsa per le aziende che desiderano mantenere un controllo granulare e tempestivo sulle risorse a disposizione. Grazie a strumenti avanzati di gestione delle spese, è possibile semplificare il monitoraggio del budget e generare report automatici per tracciare chi, dove e quando ha effettuato una spesa.

La generazione di report consente di accedere rapidamente ai dati di spesa necessari per prendere decisioni informate. Con un solo clic, è possibile visualizzare in dettaglio:

• i dati di ciascuna transazione
• le categorie di spesa
• informazioni sui fornitori

Questa capacità di accesso immediato ai dati finanziari permette di individuare più rapidamente eventuali deviazioni dal budget e di adottare tutte le misure correttive necessarie.

Inoltre, i report generati possono essere utilizzati come strumento di comunicazione con gli investitori. Presentando loro report chiari e accurati, si fornisce una prova tangibile che l’azienda opera nel pieno rispetto del budget stabilito, il che aumenta la fiducia degli investitori e contribuisce a consolidare le relazioni commerciali.

4. Controllo centralizzato

L’utilizzo di un’unica piattaforma di gestione per tutte le spese aziendali offre numerosi vantaggi, inclusa la possibilità di avere un controllo centralizzato su tutte le transazioni. Questo permette di semplificare l’amministrazione della spesa aziendale preventivata in modo efficiente, eliminando le limitazioni imposte dai plafond delle carte di credito tradizionali.

Inoltre, la piattaforma consente di emettere rapidamente carte aggiuntive per i nuovi assunti o per progetti specifici, evitando così le complesse procedure burocratiche.

Un altro grande vantaggio è la capacità di individuare e interrompere gli acquisti di abbonamenti che potrebbero essere stati inizialmente sottoscritti solo in prova o che non vengono più utilizzati, ma rimangono attivi e continuano a generare costi non necessari. Questo permette alle aziende di ottimizzare le spese, eliminando i servizi non utilizzati o duplicati e garantendo un controllo più rigoroso sui budget.

5. Ottimizzazione dei costi

L’ottimizzazione dei costi è fondamentale per garantire una gestione finanziaria efficiente e il successo dell’azienda. Grazie a funzionalità avanzate, è possibile migliorare il budgeting e massimizzare i risultati. Questo può avvenire attraverso diversi approcci che consentono di identificare sprechi di spesa e individuare opportunità di risparmio.

Innanzitutto, l’analisi dei dati finanziari può rivelare aree in cui si stanno verificando costi non necessari e, attraverso la valutazione accurata dei costi e delle transazioni, è possibile individuare e ridurre le spese superflue o non necessarie. Questo processo di revisione critica può portare a miglioramenti significativi nella gestione finanziaria dell’azienda.

Inoltre, un altro modo per ottimizzare i costi è cercare fornitori alternativi più economici o negoziare i prezzi con i fornitori già esistenti. Riesaminare regolarmente i contratti e le opzioni disponibili può portare a vantaggi economici significativi. La concorrenza sul mercato può offrire soluzioni più convenienti e negoziare i prezzi può garantire condizioni migliori con i fornitori attuali.

6. Integrazioni con i fornitori di contabilità cloud

La maggior parte delle piattaforme di gestione delle spese si integra direttamente con i principali fornitori di software di contabilità cloud, tra cui ZTravel, Xero, QuickBooks, Sage e NetSuite.

È possibile monitorare le prestazioni relative al budget e identificare le variazioni caricando la previsione nel software di contabilità. Sincronizza il tuo strumento di gestione delle spese per importare i dati transazionali più recenti.

Semplifica le previsioni e i budget futuri

Oltre ad aiutarti a rispettare i budget esistenti, le piattaforme di gestione delle spese possono anche aiutarti a preparare i budget futuri.

Esamina l’output dettagliato della spesa aziendale e utilizza queste informazioni per una definizione del budget più accurata e lungimirante, piuttosto che fare affidamento solo sugli sforzi di partnership commerciale.

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