Il business ai tempi del coronavirus: affrontare le nuove sfide con Soldo

Il mondo sta cambiando e cambia di conseguenza l’ecosistema del business. In questo articolo, ti offriamo una panoramica su come le aziende stanno utilizzando Soldo per gestire l’emergenza del Covid-19.

La delicatezza del momento è chiara a prescindere dal fatto che il coronavirus sia stato classificato come una pandemia. Immaginiamo che tu sia ben informato a riguardo e che non ti occorrano ulteriori premesse; vogliamo qui offrirti alcuni spunti su come sfruttare Soldo per limitare l’impatto del Covid-19 sul tuo business.

Gestire le spese quotidiane

Le spese di viaggio e di rappresentanza dei dipendenti non costituiscono un tema in questo momento in cui sono consentiti solo spostamenti per comprovate esigenze sanitarie, lavorative o famigliari.

Al di là di questa categoria di costi, esistono voci di spesa che restano attive anche in momenti di isolamento e lavoro agile. Tra queste:

• Abbonamenti a software (servizi per conferenze online, sistemi di cloud)
• Acquisto di strumenti per supportare il lavoro da remoto (monitor, stampanti, laptop)
• Corrieri e servizi postali

Esistono inoltre alcuni costi operativi che le aziende sostengono con frequenza quotidiana:

• Acquisti online (Amazon e generi alimentari)
• Campagne pubblicitarie online (inserzioni Facebook e LinkedIn)
• Gestione delle strutture
• Carburante e spostamenti
• Organizzazione di eventi

Gli ultimi due casi rappresentano allo stato attuale voci di spesa verosimilmente marginali; I restanti costi si applicano invece anche a periodi di lavoro da remoto. In questo quadro, Soldo offre al tuo team la possibilità di accedere in modo autonomo e controllato ai fondi necessari per svolgere mansioni regolari in modo controllato ed efficiente.

Molti dei nostri clienti utilizzano Soldo da anni per gestire le spese aziendali – Saman ne è un esempio. Ma in questo momento, assistiamo a un numero crescente di aziende che si rivolgono a noi per semplificare la gestione delle voci di spesa sopra citate, a fronte del nuovo contesto dello smart working.

Contenere le spese con una soluzione smart

La OCSE ritiene che l’impatto del coronavirus sull’economia globale sia destinato a propagarsi per anni – non mesi. È una proiezione che ci costringe a riflettere; le aziende stanno ridefinendo i propri piani di crescita e budget in funzione di un potenziale, drastico cambiamento delle prospettive finanziarie.

In questo momento storico è complesso controllare (o persino prevedere) le entrate di un’attività; esiste tuttavia un modo semplice per fare una differenza sostanziale nella capacità di reazione al cambiamento. Soldo è una soluzione pensata per garantire un controllo completo sui costi aziendali.

Definizione di budget per team e dipartimenti

La possibilità di creare centri di spesa associati a un unico portafogli è una feature del piano Soldo Premium, che consente alle aziende di assegnare carte prepagate non nominali a dipartimenti, gruppi o progetti.

Per fare un esempio, se il team delle risorse umane si trova ad amministrare i costi del lavoro da remoto, è possibile dotare i suoi membri di una serie di carte virtuali associate a un singolo wallet, impostando un saldo condiviso e un budget settimanale.

Una funzione particolarmente utile per i team che lavorano da remoto, che offre allo stesso tempo un controllo più dinamico sulle spese in questo momento così complesso.

Gestione istantanea delle risorse

Ora come non mai, è cruciale saper rispondere con tempestività alle esigenze del proprio team e del mercato. Soldo consente alle aziende di riallocare dinamicamente le risorse tra dipartimenti e singoli utenti delle carte, per garantire una gestione dei costi più intelligente, agile e controllata.

Sono sufficienti pochi clic per muovere denaro dove è opportuno e beneficiare di un’amministrazione scalabile e capillare delle finanze.

Limitazione dei rischi di frode ed eccessi di spesa

È plausibile che in molti casi si profili comunque la necessità di abilitare pagamenti con le carte da parte di singoli individui.

In circostanze in cui la distanza rappresenta una potenziale barriera per il monitoraggio di questi pagamenti, Soldo permette di prevenire inconvenienti ed eccessi di spesa attraverso l’impostazione di regole e budget personalizzati per le carte a disposizione.

Consente inoltre di restringerne o bloccarne l’utilizzo rispetto a determinate categorie di acquisto  – per prevenire, ad esempio, il gioco d’azzardo.

Alcuni dei nostri clienti creano persino carte virtuali per usi singoli. È una soluzione pratica per consentire ai team di accedere ai fondi di cui necessitano, minimizzando i rischi legati alla mancanza di prossimità.

Mantenere visibilità sulle spese da remoto

Tenere traccia delle uscite aziendali in un momento in cui lo smart working sta raggiungendo una portata senza precedenti è essenziale. I costi variabili tendono ad avere un peso maggiore del consueto e la distanza ostacola i processi di verifica.

Soldo offre una panoramica completa e in tempo reale delle spese.

Puoi abilitare le notifiche, per assicurarti di registrare ogni movimento, o scegliere di entrare nel portale solo quando lo ritieni necessario. In qualsiasi caso, accedi a un centro di controllo univoco e analitico della tua posizione finanziaria (un vantaggio che le carte aziendali non possono garantire).

Potenziare la sicurezza evitando di condividere le carte

Di fronte al cambiamento, tendiamo a improvvisare. In contesti lavorativi, questa inclinazione si traduce, nel migliore dei casi, in un incremento della produttività e creatività dei flussi di lavoro.

Nel peggiore, invece, espone le aziende a rischi che non sono preparate ad affrontare. E il danno potenziale si aggrava, quando ci sono in gioco risorse finanziarie.

Ci è capitato di imbatterci in casi di dipendenti abituati a condividere i dettagli delle carte su WhatsApp e Facebook, solo per consentire di effettuare acquisti anche a persone non abilitate. Si tratta di un metodo chiaramente poco sicuro e affidabile per costruire business.

Soldo è la soluzione più semplice per prevenire questo genere di pratiche. Dotare i propri collaboratori di carte individuali e personalizzate significa rimuovere i rischi associati alla loro condivisione.

Centralizzare i report con una piattaforma cloud

Il processo di riconciliazione risulta ancora laborioso e principalmente cartaceo per molte piccole e medie imprese italiane. Ma le scartoffie mal si conciliano con il lavoro da remoto. Non ci sorprende quindi osservare come molti clienti sfruttino maggiormente le funzionalità integrate di gestione delle spese di Soldo nell’ambito delle misure di isolamento legate al Covid-19.

L’implementazione di Soldo per la gestione delle spese accelera e semplifica il lavoro amministrativo. Incrementa la visibilità da parte dei leader e ottimizza i tempi improduttivi dedicati alla gestione dei pagamenti, in modo che tutti i membri del team possano concentrarsi sulle sfide che li attendono.

Siamo pronti a fornire tutto il supporto di cui tu e il tuo team potreste avere bisogno. Se desideri approfondire i punti citati, o ricevere assistenza, manda una mail a: [email protected]. Ci impegniamo a fornirti riscontro quanto prima. Sii prudente.