I 5 elementi chiave per una policy di spesa efficiente

Perché è importante adottare una buona policy di spesa?

Tenere sotto controllo la gestione dei fondi aziendali è una parte essenziale del sistema finanziario di qualunque azienda, dalle start-up alle medie e grandi imprese. È per questo che adottare una buona policy di spesa è il modo migliore per permettere ai reparti amministrativi di gestire e rendicontare le spese senza complicazioni.

Esattamente come i regolamenti all’interno di una policy aziendale, anche quelli delineati nella policy di spesa aziendale sono fondamentali per stabilire linee guida chiare e definite sulle tipologie di spesa autorizzate (e non), ma soprattutto garantisce che il personale sia ritenuto responsabile del modo in cui utilizza i fondi aziendali.

In questo post, ti guideremo attraverso i cinque elementi chiave di una policy di spesa efficiente e come renderla dinamica e adattabile alle esigenze del tuo business.

Cos’è una policy di spesa?

Una policy di spesa è un insieme di norme che regolano il modo in cui i dipendenti utilizzano il denaro dell’azienda e aiuta a stabilire:

• il genere di acquisti che il tuo personale è autorizzato ad effettuare per lo svolgimento della propria attività;
• le modalità di rimborso spese nel caso in cui il personale anticipi denaro di tasca propria;
• cosa fare in caso di problemi o reclami legati ai rimborsi o alle autorizzazioni di spesa.

Il più grande vantaggio di una buona policy di spesa è che non lascia spazio ai dubbi. Il tuo staff conoscerà in anticipo le tue regole di spesa e, allo stesso modo, se un manager o un membro del reparto amministrativo non fosse sicuro di poter approvare una particolare transazione, potrà semplicemente consultare il documento di policy.

Una buona politica di spesa ha anche altri due vantaggi chiave:

• rafforza il tuo rapporto con il personale, garantendo l’accesso ai fondi per acquistare beni o servizi per conto dell’azienda;
• rende più facile monitorare e tenere le spese sotto controllo, oltre che a sfavorire qualunque tipo di illecito o frode ai danni dell’azienda.

Quindi, quali sono le caratteristiche che rendono una policy di spesa davvero efficiente?

1. Una buona policy di spesa è chiara

Il vantaggio principale di avere una policy di spesa è dissipare ogni dubbio. In altre parole, chiunque faccia parte del personale che si occupa di attuare e far rispettare le regole all’interno della policy sa perfettamente quali spese sono autorizzate e in quali modalità è possibile effettuarle.

Ciò considerato, la tua policy di spesa deve includere:

Rimborsi chiari

I dipendenti possono richiedere il rimborso di qualsiasi spesa effettuata per lo svolgimento dell’esercizio lavorativo.

Se il furgone per le consegne è a corto di benzina e il fattorino fa il pieno di tasca propria, ad esempio, si tratta di una spesa fatta esclusivamente per portare a termine il compimento del proprio lavoro e va dunque rimborsata.

In altri casi invece, molte aziende offrono ai propri dipendenti abbonamenti in palestra, assicurazione sanitaria e altri vantaggi che non sono strettamente legati all’attività lavorativa ma che vengono comunque inseriti nella lista di spese coperte dall’azienda.

La chiave è essere chiari.

Imposta diverse categorie di spesa, ad esempio viaggi, conferenze, eventi e forniture per l’ufficio, e stila un elenco dettagliato delle spese che puoi rimborsare in ciascuna categoria.

È necessario anche specificare le circostanze in cui una particolare spesa è consentita. Se rimborsi il carburante solo quando il tuo personale si reca ad almeno 15km di distanza dall’ufficio, ad esempio, è importante citarlo chiaramente nei documenti di policy.

Informazioni sull’attuale sistema di tassazione dei rimborsi

L’art. 51 del D.P.R. n. 917/1986 (TUIR), disciplina il sistema di tassazione delle trasferte, configurando tre diverse modalità di rimborso: il rimborso forfettario, il rimborso analitico (o a piè di lista) e il rimborso misto.

Rimborso forfettario

Il rimborso forfettario corrisponde ad un ammontare generico stabilito dall’azienda in accordo con il proprio dipendente e viene considerato come parte del suo compenso ed è per questo soggetto a IVA e deducibile in maniera parziale dalle spese (al 75% se l’importo non supera il 2% dei compensi annui).

L’indennità massima giornaliera del rimborso forfettario è pari a 46,48€, per le trasferte in territorio nazionale, e a 77,47€ per quelle effettuate all’estero; superati questi valori, i rimborsi vengono tassati, mentre la deducibilità delle spese per l’azienda è illimitata.

Rimborso analitico o a piè di lista

A differenza di quello forfettario, il rimborso analitico richiede che il dipendente raccolga tutta la documentazione (scontrini fiscali, ricevute, fatture) riguardante le spese effettuate durante l’esercizio della propria professione, in modo tale che l’impresa possa detrarre l’IVA.

Per quanto riguarda la deducibilità aziendale, è necessario effettuare una distinzione:

• le spese relative a viaggi, trasporti, vitto e alloggi sono rimborsate dall’azienda a piè di lista e non concorrono a formare il reddito imponibile del dipendente;
• ulteriori spese documentate analiticamente che non rientrano in queste categorie (parcheggi, spese telefoniche) non vengono tassate fino ad un importo massimo di 15,49€ al giorno per le trasferte extracomunali in Italia e 25,83€ al giorno per le trasferte all’estero.

Rimborso misto

Il rimborso misto o generico prevede che le spese inerenti all’attività svolta siano rimborsate in parte secondo il metodo forfettario e in parte secondo quello analitico.

Se si utilizza il metodo di rimborso analitico delle spese, è possibile che l’azienda paghi un’ulteriore indennità forfettaria esente da tassazione nel limite di 30,99€ al giorno per le trasferte in Italia e 51,65€ per quelle all’estero. La tipologia di rimborso analitico è pari a 2/3 di quello previsto dal rimborso forfettario.

2. Una buona policy di spesa è equa

Niente distrugge la fiducia più velocemente che dare l’impressione che alcuni dipendenti ricevano un trattamento di favore rispetto ad altri. Il favoritismo rende inoltre i dipendenti meno interessati nel salvaguardare le finanze aziendali, il che incide sulla produttività e il morale dei lavoratori.

Naturalmente, questo non significa che stagisti e lavoratori occasionali debbano avere lo stesso livello di accesso e privilegi di un dipendente a tempo pieno o di un manager; le regole della tua politica di spesa dovrebbero essere applicate in modo coerente e sulla base della gerarchia aziendale.

Un altro aspetto, certamente più complicato, è trovare un equilibrio tra ciò che l’azienda è in grado di rimborsare e ciò che è ragionevolmente adeguato.

Se da un lato i dipendenti di una media impresa in viaggio di lavoro non possono aspettarsi di alloggiare in alberghi di lusso, certo non può accadere che debbano trovarsi a condividere una stanza, trovare una sistemazione in una zona poco raccomandabile della città o che paghino l’intero conto per le loro spese di viaggio di tasca propria, soprattutto se la trasferta è una parte importante del proprio lavoro.

I bilanci, i limiti di spesa e le indennità devono essere realistici e definiti chiaramente all’interno della policy di gestione delle spese.

3. Una buona policy di spesa è facile da comprendere

Sembra ovvio, ma redigere una policy di spesa trasparente e di facile comprensione è fondamentale per incoraggiare i dipendenti a conformarsi alle sue regole.

Ci sono tre aspetti da considerare per rendere la tua policy di spesa il più lineare possibile:

1. Vai dritto al sodo

Crea una policy diretta e concisa: non è necessario che il tuo personale passi ore a leggere regole e limitazioni solo per scoprire se un pranzo di lavoro è rimborsabile.

2. Crea una versione facile da consultare

Aggiungi una pagina di contenuti ipertestuale, in modo che il tuo personale possa accedere rapidamente alla informazioni di cui ha bisogno. E usa elenchi numerati o puntati per agevolarne la lettura.

3. Rendila accessibile

Tutti i membri del personale dovrebbero avere almeno una conoscenza operativa di base della tua policy di spesa. E chiunque dovrebbe essere in grado di dare un’occhiata alle sue regole senza dover spulciare tra le tante cartelle salvate sul server aziendale o, peggio, cercare informazioni in schedari cartacei sotterrati sotto una pila di documenti in ufficio.

4. Una buona policy di spesa viene regolarmente rivista e aggiornata

A questo punto, la tua policy di spesa chiara, equa e di facile comprensione è in atto. Ma sarà valida per sempre?

Se la tua policy di spesa non riflette la pratica corrente della tua attività e non fa riferimento a decreti legislativi e agevolazioni aggiornate, è come non averla affatto. Non ha senso avere limiti di spesa per i floppy disk e nessun riferimento allo smart working.

Se la tua policy è obsoleta, i tuoi limiti di spesa potrebbero anche non essere più realistici. I dati Istat lo confermano: all’inizio del 2022 avresti speso circa 350€ per acquistare qualcosa che sarebbe costato 300€ nello stesso periodo del 2010.

Per questo motivo, dovresti trattare la tua policy di spesa come un documento vivo e dinamico, non come un documento unico valido per tutti gli anni a venire.

Rivedi regolarmente la tua policy, in media ogni due anni, per assicurarti che sia sempre attuale.

5. L’automazione è parte di una buona policy di spesa

L’automazione della gestione delle spese e dei processi di rimborso e note spese aiuta a ridurre il tempo dedicato alla documentazione dei giustificativi di spesa ed elimina la necessità di consultare continuamente la policy di spesa, in modo che il processo di rimborso sia più semplice e richieda meno tempo per tutti.

Soldo ti permette di impostare regole di spesa e budget predefiniti per ciascuna categoria di spesa, per avere una visione chiara dei fondi dedicati a ciascuna attività. Grazie ad una dashboard centralizzata collegata a carte di pagamento da assegnare ai tuoi dipendenti, è possibile:

• visualizzare ciascuna transazione e i trend di spesa aziendali;
• controllare il flusso di cassa, osservando il saldo disponibile e quello in sospeso su tutti i wallet del conto;
• creare regole per limitare i pagamenti e controllare l’utilizzo delle carte in base a tipi di transazioni, aree geografiche o categorie di spesa;
• organizzare i fondi di team e progetti in più wallet per fornire accesso ai budget preventivati;
• ricevere notifiche in tempo reale per esaminare, approvare o rifiutare un acquisto.

Poiché ogni carta Soldo, fisica o virtuale, ha accesso ai fondi aziendali, non ci sono rimborsi da elaborare e nessun dipendente è costretto ad effettuare pagamenti di tasca propria, utilizzando contante o carta di credito.

Aspettative più chiare

Con una policy di spesa chiara, equa e di facile comprensione, il personale non può accidentalmente accumulare esose fatture per scoprire che tali spese non sono in realtà coperte dall’azienda.

Allo stesso modo, il personale della contabilità non dovrà impiegare tempo prezioso per verificare le transazioni e richiedere chiarimenti su fatture e ricevute fornite dai dipendenti.

Automatizzare le spese aziendali ti consente di gestire le spese dei dipendenti in modo flessibile, dalla richiesta alla riconciliazione: scopri subito la differenza che Soldo può fare per il tuo lavoro.