È ancora possibile anticipare le spese aziendali in un periodo di recessione economica?

Quanto pesa l’anticipo delle spese aziendali sulle finanze personali dei dipendenti? L’abbiamo chiesto ad un campione di 400 professionisti, provenienti da piccole e grandi aziende, in un recente studio realizzato da Soldo in collaborazione con Ipsos.

Sullo sfondo dell’attuale aumento del costo della vita e l’impennata dei prezzi che ha colpito diversi settori, il nostro report sulla crisi dei costi d’impresa analizza in profondità il modo in cui l’anticipo delle spese aziendali e la compilazione di una nota spese per ricevere un rimborso a fine mese abbia un impatto sensibile non soltanto sulle finanze, ma anche sul benessere dei dipendenti.

Spese anticipate: di che si tratta?

Col termine spese anticipate si intendono tutte quelle spese che un dipendente effettua per conto dell’azienda nell’adempimento del proprio lavoro. Generalmente, il denaro anticipato viene rimborsato dall’azienda, previa presentazione di una nota spese che documenti ciascuna transazione, con relative ricevute e scontrini allegati a prova degli acquisti effettuati.

In questa categoria di spese rientrano i costi relativi a:

• trasferte di lavoro (voli aerei, biglietti del treno, alberghi, carburante, pranzi e cene o qualunque altro tipo di spesa effettuata durante un viaggio di lavoro);
• acquisto di beni e materiali necessari (attrezzature, abbigliamento speciale);
• costi non preventivati (riparazioni in negozio, pagamento di una multa o sanzione stradale).

È chiaro, dunque, che anticipare le spese per conto dell’azienda sia una pratica ancora diffusa, ma non per questo una pratica sostenibile.

Cosa non funziona in questo processo?

Nonostante le previsioni riducano le proiezioni per l’inflazione sia per il 2023 che per il 2024, siamo ancora in un periodo caratterizzato da caro bollette e un sensibile aumento del costo della vita. E se di per sé questo aspetto impatta negativamente le finanze personali di molti lavoratori italiani, l’anticipo delle spese si trasforma in una richiesta spesso difficile da soddisfare.

Certo, alcune aziende forniscono un rimborso immediato a fine mese (presumendo che non ci siano ritardi nei processi e che tutte le ricevute siano presentate in maniera puntuale e corretta), ma dalle risposte dei nostri intervistati emerge un quadro piuttosto negativo.

Inoltre, anche in caso di rimborso puntuale, il lavoro amministrativo è ancora manuale e la compilazione delle note spesa, la registrazione e la verifica di ciascuna transazione viene ancora effettuata in maniera manuale e, dunque, soggetta a errori.

Quindi, se da un lato molti dipendenti sono preoccupati dall’impatto che l’anticipo delle spese continua ad avere sulle finanze personali, dall’altro sono rassegnati nell’accettare che questo sia l’unico processo possibile e sono portati a pensare che il reparto amministrativo non faccia abbastanza per migliorare la situazione rimborsi.

Al contrario, i finance team aziendali:

• Passano giorni a inseguire ricevute e giustificativi di spesa, rallentando il processo dei rimborsi;
• Sono oberati di lavoro manuale che lascia meno tempo per attività a più alto valore, come le analisi di spesa più accurate;
• Hanno una visione e un controllo limitati delle uscite aziendali e delle categorie nelle quali si concentrano maggiormente i costi;
• Sono insoddisfatti del proprio lavoro, troppo ripetitivo e poco utile alla crescita del business.

I processi di rimborso spese sono dunque deleteri sia per i reparti amministrativi che per i dipendenti e trovare una soluzione adatta a entrambi è ormai cruciale.

C’è un’alternativa ai rimborsi spesa?

Abbiamo chiesto a 400 dipendenti cosa farebbero se potessero liberarsi completamente dal processo di anticipo dei costi e rimborso spese.

Con Soldo, questa possibilità diventa realtà perché guardiamo al problema delle spese da diverse prospettive: quella dei dipendenti, stanchi di pagare di tasca propria per spese legate all’azienda, e quella dei reparti amministrativi, che necessitano di maggiore controllo e visibilità per semplificare i processi legati alle spese aziendali.

Ecco perché la nostra piattaforma di gestione spese si integra a carte di pagamento Mastercard® da assegnare al personale che necessita di effettuare acquisti per conto dell’azienda.

• Una carta Soldo fornisce ai dipendenti accesso immediato ai fondi aziendali allocati per un determinato progetto o tipologia di spesa, eliminando la necessità di utilizzare il proprio denaro;
• Tutte le carte sono collegate alla nostra piattaforma di gestione spese, che aiuta i reparti amministrativi a tenere traccia delle spese, dall’approvazione alla creazione di report di spesa accurati;
• L’intero sistema finanziario aziendale è sotto controllo, grazie alla possibilità di impostare budget e limiti di spesa personalizzati;
• Ai dipendenti basta fotografare lo scontrino o la ricevuta, caricare la foto sulla app mobile in dotazione e aggiungere note se necessario. I dettagli della transazione (compresi di dettagli sull’IVA) vengono dunque inviati automaticamente al reparto amministrativo per una verifica in tempo reale.

Digitalizza le spese, dimentica gli anticipi e i rimborsi a fine mese e riduci le ore dedicate alla rendicontazione: flessibilità e massimo controllo, tutto in un’unica piattaforma.