Digitalizzazione dei processi amministrativi: i vantaggi per il settore manifatturiero

Dal tessile all’elettronica, dalla metallurgia alla farmaceutica, l’industria manifatturiera è uno dei settori italiani più competitivi sul mercato internazionale.

Un settore che nel 2023 ha ereditato però le numerose difficoltà causate prima dalla pandemia e successivamente dalla perdita del potere di acquisto, dovuta all’inflazione e all’aumento del costo della vita. Di conseguenza, si stima che i problemi di approvvigionamento di materie prime, che da diversi trimestri frenano l’attività produttiva, quest’anno interesseranno circa il 30% del settore manifatturiero.

Nonostante ciò, le opportunità per la ripartenza sono tante e in molti casi non se ne comprendono a fondo le potenzialità. Tra queste, la trasformazione digitale dei processi produttivi e amministrativi è senza dubbio la strada da seguire, non soltanto per superare la recessione economica, ma per prosperare nella seconda metà dell’anno.

Come digitalizzare la gestione delle spese?

La trasformazione digitale nel settore manifatturiero segna il punto di rottura con un passato ormai superato, fatto di pratiche di lavoro obsolete e mancanza di software e tecnologie avanzate che non permettono all’azienda di evolversi e stare al passo con le nuove esigenze del mercato.

Ma se la tua azienda si avvale già di sistemi e tecnologie all’avanguardia per la creazione e l’assemblaggio dei prodotti, perché lasciare che la gestione e l’amministrazione delle spese sia ancora manuale?

1.     Rendi automatiche le funzioni amministrative

Consolidare i dati di spesa è molto dispendioso in termini di risorse e di tempo quando i dipendenti sono costretti a collezionare scontrini e i reparti amministrativi devono riconciliare le spese a fine mese.

Una soluzione di gestione automatizzata delle spese aziendali come Soldo permette di eliminare una serie di attività manuali legate a sistemi di gestione obsoleti e soggetti a errori, come la compilazione delle note spese da parte del dipendente e la verifica manuale di ciascuna transazione da parte del personale amministrativo.

Una volta effettuato un acquisto (che si tratti di materiali per la manutenzione di un macchinario o delle spese legate a una trasferta) al dipendente basterà fotografare la ricevuta e caricarla sulla app, per registrare tutti i dati relativi alla spesa effettuata e inviarli in tempo reale al reparto amministrativo per una verifica immediata.

Il risultato? Maggiore visibilità, nessun sforamento del budget e un controllo completo sulle uscite dell’azienda.

2.     Anticipare le spese aziendali non è più necessario

Un recente studio Soldo, condotto in collaborazione con Ipsos, ha evidenziato che oltre due terzi dei lavoratori utilizzano la propria liquidità per anticipare le spese dell’azienda. E, per via dell’attesa del rimborso che in alcuni casi può durare anche più di un mese, il 61% degli intervistati afferma di provare scontento nell’anticipare denaro.

La digitalizzazione passa anche da qui: Il 56% ritiene che il rimborso spese dovrebbe essere sostituito da un sistema di carte aziendali, che eliminerebbe scartoffie, lunghe attese e, soprattutto, il ricorso alla liquidità personale per coprire le spese aziendali.

Soldo fornisce carte di pagamento, personalizzabili con budget e regole specifiche per ogni esigenza di spesa, che garantiscono l’accesso sicuro e immediato ai fondi aziendali allocati, così da non dover aspettare il rimborso a fine mese. Maggiore flessibilità per i dipendenti e nessuna brutta sorpresa a chiusura del mese per i reparti finanziari aziendali.

3.     Semplifica la gestione delle spese di trasferta

Il personale viaggia spesso per installare nuovi macchinari o per effettuare manutenzione e controlli, oltre che per fiere e convegni: trasferte e viaggi di rappresentanza sono una parte integrante del lavoro dei dipendenti di moltissime aziende operanti nel settore manifatturiero, a tal punto che il travel management rappresenta un’importante voce di costo per molte imprese di questo settore. Ma tenere traccia di ogni singola transazione non è sempre facile e gestire i costi relativi al rimborso chilometrico, il noleggio di un’auto, i biglietti aerei o una camera d’albergo si trasforma spesso in un processo lento e complicato.

Con Soldo ogni transazione effettuata presso qualunque punto vendita o terminale contactless viene registrata in tempo reale, eliminando così la necessità di compilare lunghe note spesa e collezionare decine di scontrini.

4.     Elimina l’utilizzo del contante

Acquisto di materiali, abbigliamento da lavoro, cancelleria o pranzi: molte aziende utilizzano ancora i contanti per le piccole spese occasionali.

Una soluzione apparentemente adatta per coprire le spese di basso importo, ma l’utilizzo del contante è rischioso e richiede più tempo per essere gestito. A tutto questo si aggiunge la difficoltà di controllare manualmente ogni singolo acquisto e il rischio che le ricevute vadano perdute.

Le carte di pagamento Soldo sono una soluzione più flessibile per la gestione del fondo cassa, che permette di spendere il denaro aziendale a disposizione di ciascuna carta, eliminando così la necessità di utilizzare monete e banconote, difficili da tracciare.

Ogni spesa è effettuata secondo la policy di spesa aziendale e i dati relativi alla transazione sono registrati all’interno della piattaforma: un modo più semplice ed efficiente per mantenere il controllo sulle spese.

5.     Migliora l’acquisizione e l’utilizzo dei dati

Dati: una preziosa fonte di informazioni per migliorare la strategia aziendale. Che si tratti di implementare un software CRM o di un sistema di monitoraggio delle spese dei dipendenti, la raccolta di dati accurati è fondamentale per la crescita del business.

• Quali sono le categorie in cui si spende di più?
• Quali team hanno bisogno di budget flessibili che si adattino meglio alle loro esigenze di spesa?
• Ci sono acquisti duplicati o non necessari?

Un sistema di monitoraggio dei dati di spesa ti permette di rispondere a queste domande, dandoti accesso alle informazioni sulle transazioni in tempo reale, creando report dettagliati e personalizzati che ti permettono di creare previsioni più accurate e una visione più chiara delle finanze aziendali.

Vuoi saperne di più?

Scopri di più sulle funzionalità di Soldo, la piattaforma integrata che aiuta le imprese manifatturiere italiane a tenere sotto controllo le finanze aziendali in modo efficiente e automatizzato. Per maggiori informazioni contatta il nostro team inviando un’e-mail a [email protected] o via chat.