Come semplificare la gestione degli abbonamenti (Prima parte)

La digitalizzazione dei sistemi operativi e l’automazione della produttività aziendale che ha caratterizzato gli ultimi anni hanno portato alla creazione di nuove e sempre più innovative soluzioni tecnologiche a disposizione delle aziende.

Tra queste, gli abbonamenti Saas (Software as a Service) permettono agli utenti di utilizzare app basate su cloud per un numero crescente di funzioni, come i sistemi CRM, contabilità, marketing e, in generale, qualunque servizio a supporto delle attività produttive dell’azienda. A differenza di altri software aziendali tradizionali, i prodotti Saas si basano su un sistema di abbonamento il cui costo viene addebitato, su base mensile o annuale, al reparto aziendale che lo utilizza.

Tra i vantaggi dell’utilizzo di abbonamenti Saas, c’è senza dubbio la loro natura basata su cloud computing che permette di utilizzare sempre la versione più recente del software e, a differenza del desktop, non richiede aggiornamenti costosi e dispendiosi in termini di tempo. Inoltre, si tratta di sistemi sicuri e flessibili, oltre che scalabili in base all’utilizzo o al numero di utenti, in linea con la traiettoria di crescita aziendale. Il passaggio allo smart working, inoltre, ha dato un importante contributo alla sottoscrizione a più abbonamenti a software che rendono più semplice e flessibile la gestione delle operazioni lavorative da remoto.

Tuttavia, se da un lato l’utilizzo di prodotti SaaS apporta numerosi vantaggi, può causare anche problemi ai CFO e ai team finanziari, a causa di una potenziale mancanza di controllo, della duplicazione delle licenze e della scarsa visibilità sulla spesa per ciascun abbonamento. Queste problematiche possono essere risolte in modo efficace soltanto se le aziende mettono in atto sistemi di gestione degli abbonamenti abbinati a piattaforme automatizzate.

Mancanza di controllo

Gli abbonamenti aziendali tendono ad essere effettuati tramite l’utilizzo di carte aziendali, il che rende difficile per i reparti amministrativi approvare le richieste prima che il nuovo abbonamento venga effettuato.

I servizi in abbonamento tendono a essere pagati in anticipo e su base di rinnovo. Ciò può comportare enormi sprechi di spesa in quanto, nonostante un abbonamento non venga utilizzato, il costo mensile viene comunque addebitato sulla carta aziendale associata.

È il caso degli abbonamenti senza utente assegnatario, ovvero una sottoscrizione attiva ad un servizio che però non è associata al proprietario della fatturazione. Nel corso del tempo questo può tradursi in una spesa significativa che avrebbe potuto essere investita in modo più efficace all’interno del business.

Oltre che problematiche economiche, questa mancanza può portare anche un rischio per la sicurezza. Se gli account senza utente assegnatario rimangono attivi e i dipendenti hanno ancora accesso, c’è il rischio che i dati aziendali sensibili vengano sottratti, un problema non certo irrilevante nel caso in cui questi dipendenti entrassero a far parte di compagnie concorrenti sul mercato.

Duplicazione delle licenze

Un’altra problematica è quella legata alla duplicazione delle licenze in abbonamento. Ciò può verificarsi a causa del fatto che i dipendenti possono sottoscrivere nuove licenze prima di controllare se un abbonamento ad un servizio è già disponibile e attivo.

Similmente, diversi team possono sottoscrivere abbonamenti per più di un fornitore della stessa categoria. Ad esempio, un team operativo potrebbe aver sottoscritto un nuovo abbonamento ad uno strumento di gestione del flusso di lavoro, senza però disdire quello precedentemente utilizzato dall’azienda. Tendenzialmente, il numero di abbonamenti duplicati crescono man mano che le aziende scalano di dimensione.

Scarsa visibilità sulla spesa

La gestione degli abbonamenti Saas effettuata tramite carte aziendali si traduce anche in una scarsa visibilità sulla spesa complessiva, in quanto i reparti finanziari hanno accesso ai dati relativi alle spese quando le transazioni sono già avvenute, in linea con gli estratti conto delle carte aziendali e le fatture di supporto consegnate a fine mese.

Questa mancanza di dati in tempo reale significa che non è possibile collaborare con i diversi reparti aziendali e consigliare come ottimizzare la spesa per l’abbonamento, il che influisce anche sulla capacità di creare previsioni a lungo termine e flussi di cassa più accurati.

Nelle piccole e medie imprese inoltre, la visibilità sulle spese è inoltre compromessa dall’utilizzo di un’unica carta aziendale condivisa dall’intera organizzazione. Ciò limita la capacità dei CFO di tenere traccia delle prestazioni dei diversi reparti rispetto ai propri budget.

Come semplificare la gestione degli abbonamenti

Gestire le spese legate agli abbonamenti a software Saas, nonché servizi di web hosting o pubblicità online, diventa più semplice grazie all’implementazione di piattaforme di gestione delle spese aziendali come Soldo.

Grazie ad un sistema automatizzato, Soldo mette a disposizione della tua azienda una piattaforma integrata che aiuta dipendenti e reparti amministrativi a tracciare gli acquisti legati agli abbonamenti attraverso:

• carte di pagamento Mastercard®, fisiche e virtuali
• una dashboard intuitiva, per gestire le carte e monitorare le spese in tempo reale da un’unica piattaforma scalabile
• un’app mobile, per facilitare la tracciabilità delle spese per ciascun dipendente
• integrazioni contabili, per importare report e dati di spese dettagliati nel tuo software gestionale

Nella seconda parte di questo post, approfondiremo il modo in cui Soldo offre ai team finanziari pieno controllo e visibilità sulle spese legate agli abbonamenti, consentendo ai dipendenti di effettuare acquisti a servizi SaaS per svolgere il proprio ruolo e consentire alle aziende di scalare e raggiungere i propri obiettivi di crescita in modo più efficiente.