Come scegliere una piattaforma automatizzata per la gestione delle spese aziendali

Che si tratti di porre fine a note spese fuori controllo o creare previsioni di budget più accurate, una piattaforma di gestione spese può darti maggiore visibilità e controllo sulle finanze della tua azienda e aiutarti a prendere decisioni più oculate per il futuro.

Ma con così tante piattaforme di gestione spese sul mercato, e che promettono di aiutarti a portare le tue finanze a livelli mai immaginati prima, come si fa a scegliere quella che si adatta meglio alle esigenze della tua azienda? Scopri tutto ciò che rende eccezionale una piattaforma di gestione spese e gli aspetti da considerare prima della registrazione.

Cos’è una piattaforma di gestione delle spese?

Una piattaforma di gestione delle spese aziendali tiene traccia delle transazioni effettuate all’interno della tua organizzazione, per aiutarti a gestire le tue finanze in modo più efficiente.

Come la maggior parte delle aziende che ancora non hanno implementato soluzioni automatizzate, probabilmente anche tu gestisci le spese utilizzando un mix di quanto segue:

1. Nota spese: un documento da compilare quando i dipendenti effettuano acquisti aziendali, anticipando le spese di tasca propria, per ottenere un rimborso spese. È però un processo dispendioso in termini di tempo: una singola nota spese in genere richiede un lavoro di circa 60 minuti.
2. Carte di credito aziendali: a seconda delle dimensioni della tua attività, puoi assegnare una carta di credito a singoli dipendenti o una condivisa dai componenti di un intero team. Avrai notato però che spesso risulta difficile responsabilizzare il personale utilizzando carte di credito che hanno un plafond di default mensile. Inoltre, le carte di credito sono ad alto rischio di frode perché i codici della carta possono essere facilmente clonati.
3. Contante: banconote e monete di cui il personale può servirsi per effettuare acquisti aziendali. Limitare i pagamenti in contante e preferire un sistema di carte prepagate è la soluzione ideale per tenere sotto controllo le spese ed evitare acquisti non autorizzati.

Quali sono le caratteristiche di una soluzione digitale di gestione delle spese?

Una buona piattaforma di gestione delle spese deve sempre:

• Registrare tutte le transazioni dell’azienda;
• Mostrarti dove, da chi e per cosa vengono impiegati i fondi aziendali;
• Aiutarti a mantenere il controllo e la visibilità sulle uscite;
• Ridurre il tempo speso per l’immissione di dati, le riconciliazioni mensili e altre mansioni amministrative.

Ma come scegliere la migliore piattaforma di gestione delle spese aziendali?

Prima di scegliere la piattaforma che fa per te, ecco sei aspetti da considerare:

1.     Quali sono le credenziali della piattaforma di gestione spese?

I sistemi finanziari contengono dati estremamente sensibili. Quindi, prima di collegarli ad una piattaforma di terze parti, assicurati che la piattaforma sia considerata attendibile.

Per farlo è necessario verificare che la piattaforma sia regolamentata, seguendo standard, processi e procedure di sicurezza rigorose. La piattaforma Soldo è regolamentata dalla Banca Centrale D’Irlanda e conforme allo standard PCI.

Non si tratta di un conto corrente bancario ma è le sue funzionalità sono complementari all’offerta bancaria per le aziende, in quanto fornisce servizi finanziari avanzati ed innovativi. Per fare questo, la piattaforma è regolata come istituto di moneta elettronica per poter custodire i fondi dei clienti in maniera sicura e per effettuare servizi di pagamento in conformità con la regolamentazione vigente.​

2.     Quanto è facile da configurare?

Uno dei motivi principali per investire in una piattaforma di gestione spese è quello di semplificarti la vita, mantenendo controllo e visibilità su ogni transazione.

Con Soldo puoi iniziare ad utilizzare le sue funzionalità immediatamente, richiedendo la tipologia di carte di pagamento di cui hai bisogno:

• Carte fisiche: carte di plastica Mastercard che supportano transazioni Chip & Pin e Contactless per pagamenti in negozio, che si tratti di carte utenti o aziendali;
• Carte virtuali: vengono emesse istantaneamente e dotate di numero identificativo, data di scadenza e CVV per essere utilizzate per i pagamenti online;
• Carte carburante: dedicate all’acquisto di benzina, gasolio, GPL, metano e la ricarica per auto elettriche e valide presso qualunque distributore che accetti carte del circuito Mastercard.

3.     La piattaforma di gestione spese è semplice da utilizzare da remoto?

Negli ultimi due anni, oltre 5 milioni di lavoratori hanno adottato lo smart working come risposta alle esigenze dettate dalla pandemia, un numero che non sembra calare sulle proiezioni dei prossimi anni. È per questa ragione che investire in una piattaforma di gestione spese che puoi utilizzare facilmente anche quando il personale non è fisicamente presente in ufficio è un grosso vantaggio.

Le funzionalità da remoto da tenere d’occhio includono:

• Carte virtuali: risiedono nel cloud, quindi puoi assegnarle a un membro del team e ricaricarle all’istante.
• Dashboard intuitiva: ti permette di accedere e visualizzare i dati delle transazioni, impostare i budget e gestire la spesa a livello aziendale da qualsiasi dispositivo.
• App mobile: i membri del team ricevono una notifica non appena effettuano un acquisto, in modo che possano caricare la ricevuta. La app permette inoltre di controllare il saldo sulla loro carta, disabilitare la carta in caso di smarrimento e ordina una carta sostitutiva con un clic.

4.     Quanto controllo puoi avere?

Inutile dire che le migliori piattaforme di gestione spese renderanno il controllo dei costi il più semplice e agevole possibile. Soldo, ad esempio, ti permette di:

• Impostare ricariche automatiche, in una data specifica o quando il saldo scende al di sotto di un limite prescelto
• Impostare limiti di spesa mensili, settimanali o giornalieri
• Limitare ciò che puoi o non puoi acquistare con una singola carta per categoria o area geografica, inclusa l’autorizzazione di prelievi di contanti e transazioni online

Uno dei vantaggi più importanti è che ricevi aggiornamenti in tempo reale in modo da poter vedere esattamente cosa viene speso in quel preciso istante. E puoi organizzare i dati per categoria di spesa per dipendente, per carta o per un’altra categoria a tua scelta.

5.     La piattaforma si integra con il tuo sistema di contabilità?

Una volta raccolti, dovrai importare i tuoi dati di spesa all’interno del tuo sistema di contabilità.
Una buona piattaforma di gestione spese dovrebbe consentirti di esportare i tuoi dati come .csv o in un altro formato. Soldo inoltre permette la sincronizzazione dei pagamenti con i seguenti software gestionali:

• Xero snellisce la riconciliazione delle spese e riduce gli errori legati all’inserimento manuale dei dati;
• QuickBooks velocizza il lavoro di contabilità;
• NetSuite ti permette di inviare i dati di ciascuna transazione per avere una visione chiara della tua attività da un unico posto.

È anche una buona idea verificare se queste piattaforme dispongono di un’API, l’interfaccia di programmazione dell’applicazione, anche se potresti non aver bisogno di integrazioni avanzate o personalizzate in questo momento.

6.     Quanto è facile far crescere la propria azienda?

La tua azienda potrebbe non essere ancora pronta ad un’espansione su larga scala, ma più la tua attività cresce, più importante sarà tenere sotto controllo le tue spese, quindi è utile sapere che il tuo software può crescere con te per far fronte a nuovi scenari.

Vale anche la pena verificare se la piattaforma di gestione della spesa scelta possiede una propria infrastruttura, perché le piattaforme che non devono fare affidamento su terze parti sono più flessibili, più reattive e possono innovare le proprie funzionalità più rapidamente perché non sono vincolate da limitazioni al di fuori del loro controllo.

I vantaggi della piattaforma Soldo

Soldo semplifica la gestione delle spese attraverso un sistema automatizzato di carte aziendali per i dipendenti, app mobile per i pagamenti e web console di controllo delle spese.

Inoltre, la piattaforma di gestione delle spese di Soldo ti permette di:

• organizzare i fondi aziendali all’interno di wallet ai quali possono attingere le carte per mantenere più facilmente il controllo della spesa e del flusso di cassa e allocare fondi per individui, progetti e team specifici;
• definire regole, limiti, budget e avvisi di pagamento per delegare l’esecuzione delle sole spese che possono essere effettuate;
• gestire le spese occasionali con carte virtuali temporanee, impostando un numero limitato di transazioni compreso tra 1 e 10;
• tracciare le spese per abbonamenti e inserzioni online, individua facilmente eventuali abbonamenti duplicati e pagando solo per ciò che utilizzi davvero;
• aggiungere le tue carte utente a Apple Pay e Google Pay per pagare online, nelle app o in negozio in modo facile e sicuro.

Scegli una piattaforma affidabile e semplice che renda facile tenere traccia e controllare ciò che il personale sta acquistando e sarai sulla buona strada per spendere il successo nella gestione.