Come mantenere le spese aziendali sotto controllo

Mantenere il controllo sulle spese aziendali è fondamentale per sapere dove e in che modo vengono impiegati i fondi a disposizione dei dipendenti e come queste spese abbiano un impatto sulla produttività e sulla crescita del business.

Eppure, tracciare le spese non è affatto facile se si considera che spesso le piccole organizzazioni (quali le start-up o le aziende a conduzione familiare) non hanno le risorse necessarie per supervisionare le proprie finanze, mentre, nel caso di medie e grandi imprese, i reparti amministrativi si ritrovano spesso a fare i conti con una rendicontazione manuale volta a tracciare e verificare un volume imponente di transazioni.

Fortunatamente, ci sono nuovi metodi automatizzati che aiutano a gestire le spese aziendali in maniera più efficiente, per far risparmiare tempo ai team che si occupano di contabilità e aiutare i dipendenti a tenere traccia delle proprie spese in modo più semplice.

Tieni d’occhio le spese

Molte aziende hanno difficoltà a raccogliere informazioni accurate sui dati relativi agli acquisti effettuati dai propri dipendenti, specialmente nei casi in cui ci sono più persone che utilizzano la stessa carta di credito aziendale.

Ma a meno che il reparto amministrativo non sia già perfettamente a conoscenza delle spese che i vari team intendono effettuare, sarà molto difficile individuare quali misure adottare per risparmiare denaro e rendere l’azienda più produttiva.

Delineare i modelli e conoscere le tendenze di spesa è fondamentale. Ecco perché non si tratta solo di inserire i dati in fogli di calcolo: è importante essere in grado di estrapolare dettagli e trasformarli in azioni attuabili.

Crea un programma di gestione dei costi

L’obiettivo è ridurre le spese generali associate alla gestione delle spese dei vari dipartimenti.

Questo approccio promuove anche un ambiente in cui i dipendenti si sentono liberi di offrire suggerimenti sulla riduzione dei costi mentre contribuiscono a rendere la propria attività più proficua. Puoi confrontare questo approccio più responsabile con gli ambienti di lavoro in cui i membri del team trattano le spese aziendali come una risorsa infinita.

Questo significa che devi instillare nel tuo team la necessità di diventare più efficiente nella gestione dei costi. Ciò richiede un importante cambiamento di mentalità, con il personale che pensa più attentamente a come e per quali spese utilizzare la propria carta aziendale.

Evita misure istintive di riduzione dei costi

Cerca di misurare le decisioni sui costi rispetto alle strategie a lungo termine della tua azienda.

È essenziale assicurarsi di non spendere più del dovuto, ma risparmiare piccole quantità di denaro velocemente non è una soluzione a lungo termine. Un tuo dipendente potrebbe considerare un affare acquistare uno smartphone o un laptop aziendale ad un prezzo scontato, ma non sono necessarie troppe transazioni di questo genere per creare un significativo problema di flusso di cassa.

Utilizza una piattaforma di gestione delle spese

Con una piattaforma di gestione delle spese, puoi tenere sotto controllo ogni fase del processo di spesa, dall’acquisto alla rendicontazione mensile.

La piattaforma all-in-one di Soldo è composta da carte di pagamento, un’app mobile per i dipendenti e una web console per gli amministratori dei fondi aziendali. Insieme, questi tre elementi consentono il controllo della spesa in tempo reale, per aiutarti a gestire le finanze della tua azienda in maniera più oculata e attuare nuove strategie di crescita.

Ciò significa che puoi gestire il processo di spesa senza impegnare troppo tempo o sovraccaricare il reparto amministrativo, spesso alle prese con metodi di raccolta delle ricevute e compilazione delle note spese obsoleti e manuali.

Le carte di pagamento consentono a dipendenti e team di effettuare pagamenti con il denaro dell’azienda, in negozio e online, per spese di trasferta, pubblicità online o acquisti occasionali. Le carte Soldo sono disponibili in versione fisica o virtuale e funzionano come una qualunque carta di debito per effettuare acquisti. A differenza delle carte tradizionali, tuttavia, è possibile impostare regole e limiti personalizzabili, in modo da tenere sotto controllo le spese.

La web console ti permette di definire le regole specifiche per ogni carta, oltre a trovare informazioni in tempo reale sulle transazioni effettuate dagli assegnatari di ciascuna carta. Puoi inoltre esportare i dati per ottenere informazioni dettagliate e creare modelli di spesa più efficienti.

L’app mobile rende l’intero processo più semplice e veloce per i dipendenti che sono dunque in grado di tenere traccia di quanto hanno speso e per quale acquisto e fornire maggiori informazioni sulle transazioni effettuate aggiungendo una foto della ricevuta o scontrino fiscale.

Il nostro sistema integrato si occuperà del resto, rendendo le informazioni comodamente disponibili agli amministratori dell’azienda e del reparto contabilità attraverso la web console Soldo.