Come gestire le spese di una impresa di costruzioni

Dalla progettazione e costruzione fino alla manutenzione, il settore dell’edilizia e delle costruzioni si avvale della digitalizzazione in ogni fase del suo processo operativo. Ma di quali vantaggi potrebbero usufruire le ditte edili semplicemente implementando metodi altrettanto innovativi nella gestione delle spese aziendali?

Coordinare ciascuna commessa assegnata alla ditta e gestire un budget diverso per ciascuna di esse non è certo uno scenario privo di problematiche, senza contare che spesso i dipendenti sono chiamati ad effettuare acquisti utilizzando contante o carte di credito personali, collezionare ricevute e scontrini e completare una nota spese a fine mese per richiedere un rimborso: scopri come Soldo può aiutarti a gestire le finanze aziendali, prevedendo diversi scenari per cercare le soluzioni che assicurino la redditività e la crescita dell’impresa edile.

Pagare di tasca propria mette sotto pressione i tuoi dipendenti

Problema

A seconda del settore in cui l’azienda è specializzata, i tuoi dipendenti potrebbero trovarsi a risistemare la pavimentazione di una strada, allestire un bar o ristrutturare un appartamento nel centro della città; in ciascuno di questi casi, potrebbero aver bisogno di fermarsi a fare rifornimento lungo la strada o acquistare materiali o attrezzi da lavoro, anticipando denaro di tasca propria e conservando gli scontrini per compilare un modulo di nota spese alla fine del mese, che dovrà successivamente essere verificato dal reparto amministrativo aziendale prima che il denaro possa essere rimborsato.

Col costo della vita sempre più alto, alcuni lavoratori non possono permettersi di anticipare le spese per conto dell’azienda e attendere i rimborsi a fine mese.

Soluzione

Con Soldo, puoi assegnare a ciascun dipendente una carta aziendale prepagata, collegata ad un sistema centralizzato di gestione delle spese aziendali. Grazie a ricariche automatiche e all’assegnazione di budget personalizzati per ogni carta, puoi assicurarti che ognuno di loro abbia accesso ai fondi aziendali di cui ha bisogno per portare a termine il lavoro di ciascun cantiere, tenendo traccia di ogni singola transazione nel momento stesso in cui viene effettuata.

Con Soldo non è più necessario utilizzare una carta personale per gli acquisti aziendali.

Inseguire le ricevute è una perdita di tempo per tutti

Problema

Collezionando ricevute per un intero mese si rischia spesso di ritrovarsi a svuotare tasche e perlustrare ogni scomparto del proprio portafoglio alla ricerca dello scontrino perduto. Di conseguenza il tuo reparto amministrativo sarà costretto a perdere del tempo prezioso in attesa di ricevere tutti i giustificativi di spesa.

Riconciliare manualmente una manciata di ricevute ogni quattro settimane è un grattacapo di cui dipendenti e contabili preferirebbero fare a meno.

Soluzione

Oltre alle carte di pagamento, Soldo fornisce un’app mobile per smartphone con cui tracciare ogni singola spesa, così non c’è più bisogno di intascare la ricevuta e conservarla per un mese intero: basta scattare una foto dello scontrino, collegarla all’acquisto effettuato e aggiungere una nota sul cliente o sul progetto a cui si riferisce.

Grazie a questi processi di dematerializzazione dei documenti, la riconciliazione di fine mese richiede la metà del tempo e nessuno in azienda deve preoccuparsi di inseguire pezzi di carta e verificare la validità delle spese.

La riconciliazione di fine mese è un processo macchinoso e soggetto a errori

Problema

Hai gestito un’impresa edile di successo per anni, ma la contabilità è ancora un lavoro di routine che ti fa perdere tempo prezioso che potrebbe essere investito in attività più utili e strategiche.

Soluzione

Sei passato a un software di contabilità basato su cloud alcuni anni fa: adesso ti basta collegare Soldo alle piattaforme contabili che usi quotidianamente per automatizzare i flussi di lavoro:

• Collega Soldo a Xero per snellire la riconciliazione delle spese e ridurre gli errori legati all’inserimento manuale dei dati;
• Effettua il collegamento a QuickBooks per velocizzare il lavoro di contabilità;
• Invia i dati sulle transazioni a NetSuite per avere una visione chiara della tua attività da un unico posto.

In cosa consiste dunque l’intero processo, dall’acquisto alla riconciliazione?

1. Il dipendente utilizza la sua carta Soldo presso un distributore di benzina;
2. Usa l’app per contrassegnare la transazione come carburante, scattare una foto della ricevuta e aggiungere una nota sul nome del cliente da cui si stava recando;
3. Soldo trasmette automaticamente tale transazione, ricevuta e nota a Xero.

Metti in pratica queste soluzioni

Rifornimento di carburante, acquisto di attrezzatura e abbigliamento da lavoro sono solo alcune delle spese che un dipendente di un’azienda di costruzioni si trova ad affrontare, spesso anticipando i costi di tasca propria.

Soldo aiuta le aziende a trovare il giusto equilibrio tra costi in entrata e in uscita e a dare la libertà ai tuoi dipendenti di spendere i fondi aziendali per effettuare tutti gli acquisti legati all’esercizio della propria professione, garantendo allo stesso tempo la massima visibilità.

Scegli il piano più adatto alle esigenze della tua ditta e iscriviti subito per iniziare a risparmiare tempo sulla riconciliazione, dimenticare la caccia alle ricevute e semplificare le spese per tutto il team aziendale.