Vendite in calo, inflazione in aumento: come gestire le spese del settore retail

Nonostante la riduzione del potere d’acquisto e della ricchezza pro-capite dovuta all’incremento dei prezzi abbia un impatto negativo sui consumi (un rallentamento testimoniato anche dall’indice delle vendite al dettaglio che innesca la frenata del PIL dello -0,1% nell’ultimo quarto dello scorso anno) , è proprio sul fronte dei consumi che Confcommercio prevede una crescita per il 2023.

Secondo i dati Istat, il valore delle vendite al dettaglio è attualmente in crescita, rispetto al novembre 2022, per tutte le forme di vendita: la grande distribuzione (+7,0%) le imprese operanti su piccole superfici (+1,8%), le vendite al di fuori dei negozi (+1,2%) e il commercio elettronico (+4,7%), ma l’aumento delle bollette e del costo della vita in generale sono ovviamente fonte di grande preoccupazione per i consumatori. Ci troviamo oggi nella situazione in cui il carovita cambia inevitabilmente le abitudini di acquisto e gli italiani finiscono per spendere sempre meno in beni non essenziali.

Tutt’altro che buone notizie per i commercianti: l’impennata dei costi ha delle ripercussioni sull’intera catena di approvvigionamento, il che si ripercuote sensibilmente anche sulle vendite.

Le tendenze di spesa nel settore retail

Vendite in calo, inflazione in aumento. Questa è l’attuale fotografia del Paese.

Partendo da questo dato, il nostro team di esperti ha intervistato 250 dipendenti impiegati nel settore delle vendite per capire come gestiscono le spese dell’azienda e dei vari punti vendita e, di conseguenza, quali sono le loro priorità in tema di gestione spese.

Dal sondaggio è emerso che la frequenza di spesa si mantiene elevata in tutti i reparti delle aziende retail, compresi IT, ufficio legale e gestione dei punti vendita. Tra i dipendenti, il 49% effettua acquisti legati all’adempimento della propria attività quotidianamente o con cadenza settimanale.

Il 38% delle persone intervistate dedica almeno mezza giornata al mese all’elaborazione dei pagamenti: nonostante le spese siano frequenti, ampiamente diffuse e dispendiose in termini di tempo, la maggior parte dei gestori di negozi si affida ancora a processi manuali totalmente inefficienti per gestirle.

Se da un lato poco meno della metà degli intervistati dichiari di affidarsi alle carte di credito aziendali (che però non consentono ai manager di stabilire limiti di spesa), il 33% degli intervistati chiede ai propri dipendenti di anticipare le spese di tasca propria e presentare successivamente la richiesta di rimborso, allegare ulteriori documenti cartacei, ricevute e scontrini e, potenzialmente, accrescere la frustrazione dei dipendenti coinvolti.

Ne risulta dunque che questi metodi siano più comuni rispetto all’utilizzo di piattaforme di gestione delle spese, attualmente adottate da meno di un terzo degli intervistati: anche nelle organizzazioni con più di 1000 dipendenti, dove l’amministrazione delle spese gioca un ruolo fondamentale, solo il 34% si affida a processi automatizzati.

I processi amministrativi manuali hanno un notevole impatto sui costi aziendali; il loro limite è quello di offrire scarsa visibilità sulle spese, il che espone maggiormente al rischio di superamento del budget. Da una ricerca commissionata da Soldo è emerso che le aziende italiane perdono circa 30 miliardi di euro all’anno a causa di controlli inadeguati e obsoleti sulle spese aziendali. In aggiunta, almeno l’8% di IVA non viene rimborsata a causa di errori di elaborazione delle ricevute.

È chiaro che, sommati tra di loro, tutti questi costi finiscano per avere un forte impatto sulla spesa aziendale complessiva. Per i retailer è quindi fondamentale avere il controllo delle spese interdipartimentali e individuare quelle su cui è possibile risparmiare.

La chiave di volta per la gestione delle spese aziendali

I software aziendali e le piattaforme di gestione delle spese aiutano i retail manager a risparmiare tempo e fatica nell’esecuzione del loro lavoro, rispondendo perfettamente alle criticità del settore e alle sfide che quotidianamente presenta, in particolare in un periodo storico segnato da un’inflazione galoppante e la crescita vertiginosa dei costi di beni e risorse umane. Il controllo in tempo reale è di enorme aiuto per identificare le aree di potenziale risparmio.

Una delle sfide principali per i retail manager è la configurazione dei flussi di lavoro e delle policy di spesa. Per i reparti amministrativi non è affatto semplice tenere traccia di tutte le spese sostenute nelle diverse sedi in cui si svolge l’attività, specialmente quando il personale utilizza per lo più denaro contante.

In che modo Soldo semplifica la gestione delle spese aziendali?

Elimina il fondo cassa

Con un sistema automatizzato come Soldo non è più necessario ricorrere al tradizionale fondo cassa, perché ogni spesa può essere sostenuta attraverso comode carte di pagamento fisiche o virtuali: è possibile emettere carte per ogni punto vendita, così i reparti amministrativi possono controllare più facilmente ogni centesimo che viene speso, fornendo una soluzione per i retailer che hanno bisogno di identificare le aree di potenziale risparmio.

Una visibilità completa sulle spese è il primo passo per evitare pratiche di acquisto antieconomiche, come la duplicazione degli abbonamenti, e sfruttare al massimo eventuali sconti per ordini in blocco o spedizioni.

Imposta budget e limiti di spesa

Con Soldo non corri più il rischio di superare i limiti di spesa grazie alla possibilità di impostare regole specifiche per ogni carta e assegnare a ogni punto vendita un budget predefinito in base alle proprie esigenze di spesa. Puoi inoltre scegliere di pre-approvare ogni acquisto, in particolare quelli di importo elevato, evitando di interrogare i dipendenti con domande inutili e gestire rimborsi dell’ultimo minuto.

Visualizza i dati di spesa in tempo reale

L’elevato turnover del personale e il lavoro a turni, tipici del retail, complicano ulteriormente la gestione delle spese: quando un dipendente si dimette, i team amministrativi si trovano a dover rintracciare informazioni mancanti o ricevute smarrite. Con un sistema di gestione automatizzata delle spese, tutte le informazioni legate a ogni singola transazione vengono registrate nel momento stesso in cui un acquisto viene effettuato, evitando al personale di collazionare scontrini per un intero mese e al reparto amministrativo di ritrovarsi a versare più IVA del previsto in caso di mancata raccolta delle ricevute.

Risparmia tempo sulla riconciliazione delle spese

I team amministrativi sono costretti a svolgere un lavoro manuale di scarso valore. Con un sistema automatizzato, invece, è possibile riconciliare le spese in pochi minuti, e non giorni, semplificando enormemente la contabilità di fine mese. Questo significa che i reparti amministrativi possono concentrarsi su attività più importanti come l’analisi dei dati e il forecast, essenziali ai fini della crescita aziendale, mentre i gestori dei punti vendita sono liberi da attività amministrative dispendiose in termini di tempo, che gli permettono di focalizzarsi sull’esperienza del cliente.

L’automazione è la soluzione contro l’aumento dei prezzi e il calo delle vendite

I retailer si trovano oggi a fare i conti con la contrazione dei consumi e il rapido aumento dell’inflazione. Questa situazione è destinata a ripercuotersi sui profitti, perciò diventa fondamentale eliminare qualsiasi spesa inutile e sfruttare al meglio i fondi a disposizione.

I sistemi automatizzati di gestione delle spese sono essenziali per raggiungere questo obiettivo: non solo consentono ai reparti amministrativi di avere un quadro completo delle uscite, ma anche di identificare le aree di risparmio e tenere sotto controllo ogni centesimo che viene speso.