Come controllare i costi senza rallentare la crescita aziendale

Definizione delle regole e dei limiti di spesa sulle carte Soldo

Una buona gestione dei costi è utile indipendentemente dal tipo di attività ed è particolarmente utile per le aziende in rapida crescita.

Uno dei maggiori svantaggi legati all’utilizzo di carte di debito o credito tradizionali per le spese aziendali è il loro numero limitato, che non consente di condividerle all’interno dell’organizzazione.

Un altro è il processo di modifica dei limiti su tali carte, lento e inflessibile, che comporta ore sprecate al telefono con le banche ogni volta che è necessario apportare modifiche.

Inoltre, chiedere ai dipendenti di pagare le spese di tasca propria e presentare richieste di rimborso significa avere ancora meno controllo sulla spesa.

Soldo offre carte prepagate che contengono solo la quantità di denaro che viene caricata; l’azienda può disporre di tutte le carte, fisiche o virtuali, necessarie.

Oltre ai pagamenti, puoi fare molto di più per controllare la spesa con le carte Soldo:

• Limiti di spesa: imposta limiti mensili, settimanali o giornalieri sui pagamenti con carta e modificarli istantaneamente quando necessario.
• Categorie merceologiche prestabilite: specifica dove i dipendenti possono o non possono spendere i soldi dell’azienda, per impedire che vengano utilizzati per spese personali.
• Controllo geografico: blocca le regioni in cui la tua azienda non è presente per evitare spese all’estero e consenti l’utilizzo quando ti espandi in nuovi mercati o quando i dipendenti viaggiano per lavoro.
• Supervisione individuale: gestisci i saldi dei dipendenti individualmente e previeni attivamente le spese illecite, ricaricando le carte solo quando è necessario.
• Prelievi di contante: impedisci ad alcuni dipendenti di effettuare prelievi di contanti con le carte Soldo o fissa dei limiti di prelievo in qualsiasi momento.
• Pagamenti virtuali monouso: a seguito della richiesta del dipendente a un amministratore, crea carte virtuali per pagamenti una tantum, caricate con l’esatto importo di denaro per ogni pagamento.

La nostra piattaforma ti offre la flessibilità di impostare i limiti alla spesa aziendale e ti garantisce la supervisione del flusso di cassa in ogni momento, con strumenti intelligenti e di facile utilizzo.
Tutto questo con il tuo team finanziario, che può controllare come e dove vengono spesi i soldi e allo stesso tempo offre ai dipendenti la possibilità di spendere in autonomia.
Ma stabilire limiti e regole di spesa è più efficace quando hai davanti a te un quadro completo, il che ci porta al passaggio successivo.

Tenere traccia regolarmente delle informazioni sulla spesa

Quando non monitori attivamente la spesa su base regolare e aspetti piuttosto la fine del mese per riordinare le spese, stai ritardando o decidendo sulla base di informazioni sbagliate.

Da quanto abbiamo appreso dopo aver intervistato oltre 250 fondatori e investitori per il nostro playbook sulle spese, circa uno su cinque menziona la mancanza di informazioni finanziarie quando prende decisioni sulle spese.

Essendo una piattaforma completa che copre tutte le fasi del processo di spesa, dal pagamento alla riconciliazione, Soldo offre agli amministratori piena visibilità sulle spese aziendali attraverso una console web.

La console è il luogo in cui puoi creare e gestire nuove carte, distribuire fondi, applicare controlli e fare molto altro, ma è anche il luogo in cui puoi controllare spesso la spesa.

Quando accedi al tuo account Soldo, ti viene presentata una dashboard in cui hai a disposizione una visione chiara delle tendenze delle spese del personale nella tua azienda.

Puoi seguire le tendenze delle spese della tua azienda a colpo d’occhio e vedere chi sta spendendo di più e dove vengono spesi quei soldi.

Queste informazioni sono mostrate nei grafici seguenti:

• Spesa totale dell’azienda: uno sguardo generale su quanto denaro è stato speso in tutta l’azienda in un determinato periodo.
• Categorie merceologiche: un grafico a torta che mostra dove è stato speso il denaro, diviso per commerciante.
• Spesa totale per utente: una rappresentazione di quanto hanno speso le persone in azienda che spendono di più.

Oltre ai grafici, la dashboard semplifica anche il monitoraggio del flusso di cassa mostrandoti il saldo disponibile in sospeso su tutti i tuoi portafogli Soldo: uno strumento che approfondiremo nella prossima sezione. Mantenersi costantemente informati sulla liquidità significa per i responsabili avere il massimo controllo sulla situazione finanziaria.

Gestire i fondi in tutta l’azienda

Sostenere la crescita, sviluppando il team e assumendo nuovi talenti, creando più reparti o persino nuovi uffici e diversificando la spesa per adattarla alla crescita, richiede spendere i soldi dell’azienda.

Avere uno stretto controllo sui fondi aziendali e sapere come gestirli è fondamentale, ma diventa ancora più difficile se il team finanziario e altri dipendenti nell’amministrazione sono sommersi dalle scartoffie per tenere conto di tutte le tue spese. Questo compito può essere svolto in modo più facile utilizzando il sistema di portafoglio di Soldo, che ti aiuta a organizzare i fondi in tutta la tua azienda.

Come funziona:

• Il tuo Portafoglio principale riceve denaro dal tuo conto bancario e possono quindi alimentare altri portafogli.
• Puoi utilizzare i Portafogli aziendali per finanziare progetti, team, reparti o tipi di spesa (ad es. abbonamenti software).
• Alcuni dipendenti possono disporre di Portafogli utente associati alle loro carte Soldo: puoi quindi assegnare dei fondi solo a persone specifiche.
• Soldo offre anche carte aziendali, che consentono a diversi utenti di condividere le spese con un’unica carta, ad esempio una carta dedicata alla cancelleria, associando tali carte a un Portafoglio riservato per proteggere i fondi.

I portafogli e le carte aziendali ti offrono la flessibilità di ordinare i fondi in modo sensato per la gerarchia e i team della tua azienda ma, cosa ancora più importante quando si cerca di rimanere al passo con i costi, rendono molto più semplice il monitoraggio della spesa.

Saprai esattamente dove stanno andando i tuoi soldi e avrai più controllo sul budget, tutto in tempo reale.

Il risultato? Potrai far crescere il tuo business e ridurre drasticamente le sorprese a fine mese che potrebbero ostacolare i tuoi progressi.

Creazione di ruoli e autorizzazioni

I membri del tuo team hanno mansioni e responsabilità diverse e ciò può essere utile quando si cerca di gestire i costi in modo più accurato.

Ora che hai visto cosa puoi fare con il nostro sistema di portafogli in termini di mappatura della tua attività su Soldo in modo che budget e struttura aziendale siano allineati, puoi anche riflettere i ruoli dei dipendenti nel tuo account Soldo.

Soldo ti consente di assegnare ruoli diversi (ad es. dipendente, manager, contabile, amministratore, ecc.) e abbinare i permessi per assegnare loro diversi livelli di accesso a fondi e dati.

Con i seguenti strumenti sarai in grado di organizzare ulteriormente la spesa, oltre a seguirla da vicino, in modo da avere maggiori possibilità di controllare i costi:

• Ruoli: assegna ruoli a diversi dipendenti in base alle loro mansioni e responsabilità, da chi spende di più a manager e amministratori del conto Soldo.
• Autorizzazioni: assegna autorizzazioni diverse a ciascun ruolo per definire quali utenti hanno accesso a determinate funzionalità.
• Ambito: assegna visibilità ai manager su un particolare insieme di risorse (portafogli, carte aziendali, ecc.), in modo che più persone possano tenere d’occhio per te la situazione.

Un utente può essere assegnato a tutte e tre le categorie disponibili (amministratore, manager, dipendente) e può decidere quale utilizzare nella propria app Soldo. Gli utenti selezionati possono alternare l’accesso all’intero account come amministratore o visualizzare le proprie risorse, ad esempio altri dipendenti.

In questo modo, Soldo può abbinare i ruoli reali della tua azienda alle loro effettive responsabilità, promuovendo una maggiore responsabilità sulle spese in tutta l’azienda.

Vedere e controllare la spesa in tempo reale

Abbiamo menzionato come la crescita possa influenzare la capacità dell’azienda di controllare i costi, ma questo è dovuto soprattutto dalla necessità di monitorare altro.

Durante un periodo di rapida crescita, navigherai in un mare di nuovi costi pubblicitari e di marketing, spese di viaggio, abbonamenti mensili ai software e qualsiasi altra cosa di cui potrai avere bisogno improvvisamente e urgentemente.

Inoltre, a questo punto, avere una visione chiara di tutto ciò per cui stai investendo i soldi dell’azienda è fondamentale: ci saranno più amministratori, con conseguenti ritardi che possono far perdere al team finanziario il controllo delle spese.

È qui che la visibilità in tempo reale offerta da Soldo può fare la differenza nel percorso di crescita.

Invece di perdere giorni a mettere insieme le spese e i relativi dati a livello aziendale, il team può utilizzare Soldo per vedere tutti i pagamenti non appena vengono effettuati e ottenere informazioni istantanee sulle singole transazioni e sulla spesa complessiva.

Gli amministratori hanno accesso a una visione più chiara della spesa ma, soprattutto, Soldo colma il divario tra i tuoi vecchi sistemi finanziari e le abitudini di spesa reali. Puoi integrare i dati delle spese con i sistemi e gli strumenti di analisi aziendale, per tenere traccia della spesa in modo dettagliato.

Inoltre, come ciliegina sulla torta, il team finanziario avrà un vantaggio ulteriore nel controllo del denaro aziendale, grazie alle notifiche e agli avvisi di Soldo:

• Puoi impostare notifiche e-mail in caso il saldo di un portafoglio o di una carta scenda al di sotto di un determinato importo.
• Per assicurarti che i dipendenti abbiano sempre fondi a loro disposizione, puoi impostare molto facilmente i trasferimenti automatici sulle loro carte.
• Soldo può avvisarti ogni volta che qualcuno non riesce a caricare una ricevuta o altre informazioni sulla transazione.

Il vantaggio è per tutti: sostieni i tuoi dipendenti sapendo sempre quando hanno bisogno di più fondi e dando loro ciò di cui hanno bisogno per svolgere il loro lavoro e osserva la spesa mentre avviene, risparmiando tempo e preoccupazioni a livello di amministrazione.

Soprattutto, però, la visibilità in tempo reale ti dà la possibilità di controllare i costi sul posto, di prendere decisioni di budget più intelligenti in futuro e di avere un quadro chiaro del flusso di cassa.

Puoi concentrarti sulla crescita senza preoccuparti delle spese.