Automazione intelligente: cos’è e come migliora la produttività aziendale

L’evoluzione della funzione finance

L’automazione intelligente è destinata a cambiare per sempre il modo di operare delle aziende. Nelle organizzazioni di tutto il mondo sono sempre più diffusi i “software robot”, soluzioni in grado di svolgere processi ripetitivi al posto delle persone. Questa trasformazione digitale riguarda tutte le funzioni aziendali, a cominciare proprio da quella finanziaria. Tra gli obiettivi principali, c’è quello di elevare il ruolo dei reparti amministrativi a supporto delle decisioni aziendali attraverso:

• riduzione dei costi
• miglioramento dell’efficienza dei processi
• condivisione di informazioni a valore aggiunto per il business

L’accelerazione verso la digitalizzazione ha messo in evidenza il ruolo strategico dei reparti amministrativi a sostegno delle decisioni aziendali.
Oggi le organizzazioni si affidano ai dati finanziari per pianificare il futuro. E grazie alle nuove tecnologie a disposizione, i dipartimenti finanziari saranno sempre più in grado di fornire strategie per aumentare la produttività, risparmiando tempo e favorendo il ritorno sugli investimenti.

Anche i CFO dedicano sempre meno tempo ai compiti più tradizionali e si focalizzano, invece, su attività di leadership strategica. Ma come avviene esattamente questa transizione?

Meno elaborazione manuale nei processi chiave dell’azienda

In questo nuovo scenario, come fanno i leader amministrativi a passare dai compiti amministrativi all’elaborazione di nuove strategie per l’azienda? Complice la pandemia, molte organizzazioni hanno dovuto fare i conti con nuovi scenari e la necessità di adottare soluzioni mai considerate prima.

In realtà, già da molto tempo i CFO cercavano delle soluzioni per ridurre i tempi di alcuni processi quali chiusure e rendicontazioni. Ma, per trasformare davvero la funzione finanziaria con l’aiuto dell’automazione e delle tecnologie digitali, è necessario individuarne i compiti prioritari che assicurano maggiore ritorno.

In ottica di automazione, sono almeno due gli obiettivi che un team finanziario dovrebbe porsi:

• Automatizzare i compiti più laboriosi e ripetitivi, o che richiedono un intervento manuale. In questo modo, i reparti amministrativi potranno dedicarsi alla consulenza strategica per l’azienda.
• Identificare i processi da ottimizzare attraverso le tecnologie digitali per una pianificazione più intelligente, previsioni predittive e una generazione rapida di insight più significativi.

Le aziende guardano sempre di più ai dipartimenti finanziari come dei centri di raccolta dati a supporto delle strategie di business. Ma per arrivare a questo obiettivo, quali strumenti bisogna utilizzare?  Un buon punto di partenza è l’implementazione di strategie di automazione intelligente per razionalizzare i processi, aumentare l’efficienza e ridurre l’esecuzione di compiti ripetitivi da parte dei dipendenti.
Cerchiamo di capire di cosa si tratta.

Il futuro delle aziende è nell’automazione intelligente

L’automazione intelligente consiste nell’uso di tecnologie che semplificano i processi aziendali e migliorano l’efficienza del business. Gioca un ruolo cruciale all’interno di un’organizzazione perché in grado di:

• Fornire informazioni rilevanti
• Ridurre i costi
• Incrementare la velocità e l’accuratezza
• Evitare rallentamenti nei processi aziendali

Alla base, c’è la combinazione di due elementi:

Tecnologie RPA (Robotic Process Automation)

Si tratta di tutte le tecnologie coinvolte nell’automazione dei processi lavorativi. Alla loro base, c’è l’utilizzo di “software robot” che emulano le attività di una risorsa umana ed eseguono in maniera automatica attività ripetitive, come quelle tipiche dei processi amministrativi.

Intelligenza artificiale (IA)

È un ramo dell’informatica che si occupa della progettazione di hardware e software dotati di caratteristiche tipicamente umane, come le capacità di comprensione e ragionamento. L’intelligenza artificiale fa già parte del nostro quotidiano; basti pensare alle piattaforme che ci consigliano film o brani musicali in linea con i nostri gusti, o quelle che ci suggeriscono la scrittura di una parola o di un’intera frase.

Mentre l’automazione fa risparmiare tempo nelle attività di routine, l’intelligenza artificiale fornisce un metodo per migliorare i processi. L’utilizzo di queste tecnologie è finalizzato all’efficienza: fanno risparmiare tempo e permettono di investirlo in attività più preziose e strategiche.  

Questo rappresenta un’enorme opportunità per i dipartimenti finanziari, perché riduce il carico di lavoro manuale, consentendo ai professionisti finanziari di sviluppare nuove responsabilità.

“Per le start-up e scale-up è un grande valore aggiunto potersi affidare a un partner capace di adattarsi al loro progressivo sviluppo e di aiutarle a ridurre al minimo le attività di rendicontazione.”
Marco Celani, CEO di Italianway

I vantaggi dell’automazione per i reparti amministrativi

Liberi da attività ripetitive e noiose, i professionisti della contabilità saranno sempre più impegnati nell’interpretazione dei dati piuttosto che nella loro registrazione. Tutto questo non solo a vantaggio del loro morale, ma anche dell’efficienza aziendale.

Miglioramento delle attività di pianificazione e analisi

Ormai è chiaro che il ruolo giocato dai reparti amministrativi è sempre più cruciale nella definizione della strategia aziendale: il loro futuro è quello di fornire dati in tempo reale che supportino le decisioni aziendali. Da una cultura di pianificazione e analisi basata sui fogli di calcolo, si passerà ad una più collaborativa ed automatizzata.

Riconciliazioni più semplici

Una delle attività in cui i reparti amministrativi investono più tempo è quello della riconciliazione dei dati provenienti da diversi sistemi. Se questo avviene manualmente, i rischi di errore aumentano considerevolmente. Senza contare gli errori di duplicazione o inserimento dati.

Chiusure contabili più veloci

La fine del mese coincide tipicamente con un periodo di intenso lavoro per i reparti amministrativi. L’automazione permette di rimuovere le inefficienze operative; un esempio è il rilevamento delle anomalie effettuato dal machine learning, che identifica le transazioni anomale e le corregge automaticamente, o le include tra quelle da verificare prima di registrare le voci contabili.

Generazione di insight più significativi

Uno dei principali motivi per cui si dovrebbe implementare l’automazione nei reparti amministrativi, è quella di fornire un migliore supporto alle decisioni aziendali. Gli insight consentono di acquisire dati puntuali, creando un circolo costante di decisione e correzione.

L’adozione di tecnologie digitali farà progressivamente sparire le operazioni manuali di raccolta dati, consolidamento, verifica e formattazione. Questi compiti portano via molto tempo, lasciando poco spazio di analisi ai reparti amministrativi. Ma automatizzando i processi manuali, le persone potranno concentrarsi su quelle attività che apportano davvero un valore aggiunto all’azienda. Quindi, più tempo per:

• Pianificazione
• Valutazione del rischio
• Performance
• Analisi predittive

Affidati a Soldo per portare l’automazione nella tua azienda

I reparti amministrativi si stanno allontanando sempre di più dai processi manuali e dai fogli di calcolo. Ma in quale direzione si stanno muovendo? Semplice. In quella che prevede l’utilizzo di piattaforme integrate.

I dati aziendali sono spesso frammentati a causa delle diverse applicazioni impiegate nei vari dipartimenti; questo comporta non solo scarsa visibilità, ma anche una gestione inesatta delle informazioni, a discapito del raggiungimento degli obiettivi aziendali.

In questo senso, una piattaforma di gestione delle spese può darti maggiore visibilità sulle finanze dell’azienda e aiutarti a prendere decisioni più ponderate.
Soldo ti consente proprio di automatizzare una delle attività più dispendiose in termini di tempo e risorse: le spese aziendali sostenute dai dipendenti.

“Soldo è uno strumento finanziario che offre controllo sugli altri team. L’app è molto intuitiva, ed è molto facile capire come funziona; quindi, non ho dubbi che continueremo ad utilizzare Soldo per migliorare la scalabilità della nostra azienda, soprattutto per quanto riguarda il team di finance centrale.”
Marco Valerio Izzo, Direttore Finanziario di Buzzoole

Inoltre, permette a te e ai tuoi dipendenti di avere una visibilità completa ed in tempo reale su spese e pagamenti; questo significa che, in ogni momento, puoi analizzare i dati a disposizione per ridurre i costi o rendere più accurate le previsioni di spesa.