Automazione finanziaria: 4 errori che devi assolutamente evitare

Implementare l’automazione dei processi finanziari è un po’ come guidare una Ferrari. Con un motore molto potente si possono fare grandi cose, ma è necessaria una certa dimestichezza. La forza innovatrice della tecnologia porta con sé grandi possibilità, a patto di avere un’adeguata conoscenza del mezzo che si sta utilizzando.

L’automazione dei processi amministrativi non solo permette di risparmiare tempo, denaro e fatica, ma consente alle aziende di prendere decisioni strategiche sulla base di dati aggiornati in tempo reale, anziché previsioni incerte.

Continua a leggere per scoprire quali sono gli errori più comuni in materia di automazione finanziaria e come risolverli. Allaccia la cintura di sicurezza, si comincia.

Non fermarti alle apparenze

Non è tutto oro quel che luccica.

La scelta del fornitore a cui affidarsi è strategica per le aziende. Ma bisogna sempre tenere a mente che ci troviamo in un mercato altamente competitivo, con un’offerta particolarmente vasta e questo può essere destabilizzante.

Il rischio è quello di scegliere un prodotto dotato di molte caratteristiche accessorie, ma che manca delle funzionalità essenziali di cui si ha bisogno.
E questo non solo vanifica gli sforzi dedicati all’implementazione dell’automazione all’interno della tua organizzazione, ma si traduce anche in uno spreco di tempo e risorse.

Essere chiari sugli obiettivi che si intende raggiungere è fondamentale. È importante porsi alcune domande: perché voglio utilizzare l’automazione finanziaria? Cosa spero di ottenere?

Come afferma Marco Celani, CEO di Italianway:

«Per le startup e le scaleup è fondamentale affidarsi ad un partner capace di adattarsi al loro progressivo sviluppo e di aiutarle a ridurre la minimo le attività di rendicontazione.»

Potrebbe sembrare ovvio, ma è giusto ricordarlo una volta di più: l’automazione finanziaria elimina tutte le attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo. Il suo punto di forza sta nella capacità eliminare le attività ripetitive e di basso valore, così che i responsabili amministrativi possano concentrare le proprie energie su ciò che conta davvero.

Per fare una scelta davvero consapevole, devi porti degli obiettivi chiari e specifici. Alcuni potrebbero essere:

• Semplificare i processi di gestione delle spese
• Contrastare le frodi
• Garantire più autonomia e responsabilità individuali in materia di spesa
• Ridurre i costi per eliminare gli sprechi
• Calcolare i budget e fare previsioni più accurate
• Monitorare efficacemente lo stato di salute aziendale

Cerca di rendere questi obiettivi realmente misurabili e limitati nel tempo. Per esempio, uno dei tuoi propositi potrebbe essere quello di ridurre l’incidenza delle frodi del 40% nell’arco di 12 mesi. Queste metriche non solo ti aiutano a capire se stai avendo successo, ma ti permettono di monitorare ogni tuo progresso.

Non mettere i tuoi collaboratori di fronte al fatto compiuto

Hai impostato i tuoi obiettivi, stabilito le metriche per misurare il tuo successo e scelto un fornitore. Hai però la certezza che la tecnologia che hai scelto soddisfi davvero le esigenze del tuo staff? Ma soprattutto, i tuoi collaboratori sono al corrente delle decisioni prese?
Sono tutte domande a cui, in un primo momento, potresti non dare importanza, ma che in realtà sono fondamentali. Spesso, infatti, i progetti di questo tipo falliscono proprio in fase di adozione e cioè quando inizi ad implementare il tuo strumento di automazione finanziaria e il personale lo utilizza per la prima volta.

Ci sono due motivi per cui questo accade. Prima di tutto, la tecnologia di automazione finanziaria che hai scelto potrebbe entrare in conflitto con altri processi o procedure adottati in precedenza. Oppure, molto più semplicemente, la nuova tecnologia potrebbe non essere facile da usare. E anziché semplificare la vita ai tuoi collaboratori, finisce per complicarla, costringendoli a trovare continuamente delle soluzioni alternative.

In secondo luogo, c’è da tenere a mente che la trasformazione digitale ha un notevole impatto sulle persone. Da una parte potrebbe entusiasmare l’idea di non dover più ricorrere ai fogli di calcolo o occuparsi di riconciliare manualmente le spese; dall’altra, però, alcune persone potrebbero sentirsi minacciate quando si interviene per automatizzare determinate attività. Sono molti quelli che temono di perdere il proprio posto di lavoro a causa della rivoluzione tecnologica. Ed è esattamente questo il motivo per cui è importante coinvolgere fin da subito il proprio staff nel processo decisionale.

Dai spazio alle opinioni dei tuoi collaboratori, ascolta il loro punto di vista, raccogli le preoccupazioni e suggerimenti; tutto questo li farà sentire partecipi e coinvolti nel processo decisionale.

Vedrai che il successo non tarderà ad arrivare se anche i tuoi dipendenti sono entusiasti e credono che l’automazione finanziaria semplificherà la loro vita lavorativa.

Non automatizzare troppo, né troppo presto

Molte aziende hanno imparato a loro spese che, all’inizio, alcuni problemi sono inevitabili quando si ha a che fare con una nuova tecnologia. Anche per il software più intuitivo che esista, c’è sempre da considerare una curva di apprendimento. Questo significa semplicemente che ci vuole tempo per abituarsi ai nuovi processi, specialmente in quei luoghi di lavoro dove alcune abitudini sono fortemente radicate. Va bene pensare in grande, ma è meglio cominciare in piccolo.

Supponiamo che tu voglia automatizzare l’intero processo di gestione delle spese. Implementare immediatamente una nuova tecnologia all’interno di tutta l’organizzazione potrebbe rivelarsi particolarmente rischioso. Meglio muoversi a piccoli passi: comincia, per esempio, dal tuo team di vendita, così darai al tuo reparto amministrativo il tempo di adeguarsi e la possibilità di tenere tutto sotto controllo in caso di problemi.

Dopotutto, la tecnologia è solo uno strumento. E per sfruttare al massimo i suoi benefici, devi definire in maniera chiara la tua politica aziendale e i processi alla base della tua organizzazione. Iniziare in piccolo ti permette di delineare chiaramente questi passaggi e modificarli nel corso del tempo.
Inoltre, assicurati che l’automazione funzioni bene su attività di basso livello prima di spostarti a quello successivo.

Ricorda che la tecnologia non può colmare eventuali lacune presenti nella politica aziendale o nei processi e, allo stesso modo, non può risolvere nemmeno i problemi di qualità dei dati. Tutto questo per dire che l’automazione di alcune attività, come quelle di immissione dei dati o riconciliazione, potrebbe sembrarti meno entusiasmante dell’automazione applicata al forecast aziendale; ma non dimenticare che quest’ultima attività non funziona senza le altre. Detto in parole semplici, devi avere delle basi solide per costruire un’azienda di successo.

Non pensare che l’automazione sia definitiva

Una volta Bill Gates disse:

«La prima regola di ogni tecnologia usata negli affari, è che l’automazione applicata a un’operazione efficiente ne ingrandirà l’efficienza. La seconda è che l’automazione applicata a un’operazione inefficiente ne ingrandirà l’inefficienza.»

Per questo motivo, muoversi a piccoli passi è fondamentale.

Potrai massimizzare i vantaggi dell’automazione finanziaria solo se definisci i tuoi obiettivi in maniera chiara. Allo stesso modo, devi accertarti che tutto il tuo staff sia favorevole al nuovo approccio tecnologico e, soltanto allora, potrai cominciare ad implementare l’automazione, un passo alla volta.

L’automazione dei processi finanziari è un viaggio, non una destinazione.
Le priorità della tua azienda andranno progressivamente cambiando, questo è inevitabile in qualunque percorso di crescita. Ma una buona strategia di implementazione dell’automazione finanziaria tiene conto di queste mutevoli esigenze e ti offre la possibilità di concentrarti su ciò che conta davvero: creare nuove opportunità per il tuo reparto amministrativo che apporteranno valore all’azienda.